名刺情報をデータ化して管理したいと思っているものの、従来の名刺管理アプリではしっくり来るものが見つからない…そんな悩みを抱えていませんか？それなら一度OneNoteを試してみてはいかがでしょうか。OneNoteは、デジタル版ノートブックとして多くの人に利用されていますが、実は名刺管理に便利な様々な機能を有しています。今回はOneNoteが名刺管理に便利な理由と、類似サービス「Evernote」との比較についてご紹介します。
目次
名刺管理に使えるOneNoteとは？
OneNoteはマイクロソフト社が提供している、無料のデジタルノートブックです。ヘッダーの表示がExcelやWordに近いこともあり、これまでデジタルノートブックを使ったことがない人でも、比較的とっつきやすいサービスといえます。
OneNoteは大きく、ノートブックとインデックス、ページという3つで構成されています。ノートブックは一冊のノートとお考えいただくと、イメージしやすいかもしれません。OneNoteでは何冊ものノートをデジタルでまとめて管理・持ち運ぶことができます。
ここではOneNoteを使ってどんなことができるのか、便利な機能についてご紹介します。
WordやExcelと連携して使える
ビジネスシーンで利用することが多い、WordやExcelなどと連携して使用することができます。Excel内にあるグラフやWord内の情報を表示させることができるので、商談メモとしてExcelの情報を貼り付けたり、Wordを表示させたりといった使い方ができます。
インデックスをつけられる
紙のノートのように、インデックスを付けることができます。例えば月次会議の議事録を、日付ごとや取扱商材ごとでインデックスを分けて管理したりということも可能です。類似の内容を管理しやすく探しやすいので、データを探す時間を短縮することもできるでしょう。
手書きできる
マウスや専用のペンなどを使えば、手書き入力ができます。商談中は、文字を打つよりも手書きのほうが早いこともあります。また手書きでイラストを書くこともできるので、出先で思いついたアイデアを書き留めておく、ということも簡単にできます。
OneNoteが名刺管理におすすめな5つの理由
実はこうした機能は、名刺管理の際にも便利な機能となっています。ここからは名刺管理に特化し、そのおすすめ理由を機能とともにご紹介します。
1. OCRで文字情報を自動抽出できる
OneNoteでは取り込んだ画像から文字情報を抽出することができます。文字情報として管理できるため、名前や住所などで検索しやすくなるほか、住所などが必要になった時に、コピー＆ペーストで利用しやすいなどのメリットがあります。
2. メモを保存しておける
名刺の裏などに相手の印象や重要な情報などを書き込むことがありますが、OneNoteなら名刺に直接記載することなく、こうした情報を残しておくことができます。手書き機能もついているので、似顔絵などを書いて特徴を残しておく、なんてことも可能です。
3. 整理した名刺が探しやすい
インデックス機能を利用すれば、五十音順や取引先ごとなどで名刺情報を整理することができ、情報が探しやすくなります。
4. マルチデバイスで外出先でもチェックできる
OneNoteはパソコンやタブレット、スマートフォンからも確認することができます。例えばスマートフォンを使って、出先でメモと名刺画像だけを入れたノートを作り、帰社してからパソコンで情報を整理する、なんてことも可能です。
5. 情報を共有化できる
OneDriveを利用して、内容を社内で共有することができます。名刺情報をチームや部署などで共有しておけば、担当者が休みの際もフォローができるだけでなく、名刺情報を会社の資産として保有しておくことができます。
OneNoteとEvernoteはどちらがおすすめ？
名刺管理に便利な機能が揃うOneNoteですが、実は似たような機能を有するサービスがあります。それがEvernoteです。同じくデジタルノートブックとして、多くのビジネスマンが利用しています。では名刺管理の観点において、OneNoteとEvernoteとでは、どちらが使いやすいのでしょうか。
使いやすさはOneNote
前述の通り、OneNoteはExcelやWordなどとヘッダーが似ているため、初めての人でも使いやすいサービスとなっています。一方Evernoteは、使い方が全く異なるため、初めて使用する人にとっては戸惑うことが多いかもしれません。
名刺管理するために、ツールの使い方をイチから学ぶというのは、忙しいビジネスマンにとってはつらいもの。使い方をいちいち調べるのが面倒という人や、さくっと名刺管理したいという人には、OneNoteがおすすめできそうです。
整理のしやすさもOneNoteに軍配
OneNoteのインデックス機能は、見た目にもわかりやすく、また名刺を整理する際にも便利な機能といえます。Evernoteの場合、インデックスではなくタブをつけることができますが、タブとノートを一覧で見ることができないという難点があるため、実際のノートや名刺ファイル感覚で整理したいならOneNoteがおすすめです。
おわりに
OneNoteは名刺管理しやすい様々な機能が備わっています。もちろんノートブックサービスとしても使いやすいので、OneNoteを使って名刺フォルダとメモ帳を、デジタルで一括管理してみてはいかがでしょうか。