ファイルを使って効率よく名刺整理 - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!
名刺管理で見なおす働き方改革

ファイルを使って効率よく名刺整理

投稿日:2016年08月12日  最終更新日: 2017年09月21日
目次ファイルを使うとコンパクトにまとまる取り出し・入れ替えも簡単 ファイルを使うとコンパクトにまとまる 名刺を大量にもらってくると、その名刺にどのくらいの価値があるのかがわからなくなってしまいますよね。せっかく価値の高い…

ファイルを使うとコンパクトにまとまる

file-folders-923523_640 名刺を大量にもらってくると、その名刺にどのくらいの価値があるのかがわからなくなってしまいますよね。せっかく価値の高い名刺をもらったのに、営業の電話をかけていないなどの取りこぼしをしていませんか。営業成績が上がらないと悩んでいるなら、まずは名刺整理の仕方を工夫してみましょう。 ファイルを使えば、効率よく名刺整理ができます。というのも、スキャンなどの電子化をするよりも、必要とされるスキルが少ないからです。社員の中には電子機器があまり得意でない人もいるはずです。だからと名刺をもらわないわけにもいきません。こうした人でも抵抗なく使えるのがファイルなのです。 もちろん、名刺管理アプリを使うなどして名刺データを電子化すれば、データ検索ができたり、営業成績との結びつきをチェックしたりできるメリットがあります。しかし、アプリを新たに導入するとなると、金銭的コストがかからなかったとしても、社員がアプリを活用できるように教育するのにコストがかかってしまいます。大規模な名刺管理を行っているのなら導入しても良いですが、社員数が少ないといったケースではアナログなファイル管理をしても良いでしょう。 ファイルの使い方であれば、当然ながら会社で教育せずとも誰しもわかっています。これに、価値の高い名刺データを特定の色のファイルに入れるなどのちょっとしたルールを付けくわえてください。こうすることで、会社独自の名刺管理の方法が確立できますよ。ただ単にファイルに名刺を入れ続けるのではなく、どうすればよりよい営業成績につなげられるのかを常に意識しておきましょう。

取り出し・入れ替えも簡単

close-159133_640 ファイルに入れた名刺は、速やかに取り出したり、入れ替えたりすることができます。同じ人物であっても肩書や連絡先が変わった場合には、最新の情報が記載された名刺を、古くなった名刺と交換する必要があります。ファイルを使って名刺管理を行い、スピーディーに取り出し・入れ替えが行えるようにしましょう。 どこにどのような名刺があるのかを把握しておくことは、個人情報管理の観点からも大切です。名刺には大量の個人情報が記載されています。そのため、価値が低いと判断した名刺であっても、保存するからには記載されている情報が流出しないように適切に管理する必要があります。 各社員が個人個人でもらった名刺を管理していると、どうしても忙しいタイミングなどに名刺管理がいい加減になりがちです。貴重な情報源が失われてしまうことも問題ですが、それ以上に、他の書類に紛れ込むなどして個人情報が流出することが懸念されます。特に、個人情報を悪用する犯罪が増えていることなどもあり、会社の信頼を失わないためにも、名刺管理をしっかり行って、情報流出を防ぎましょう。 名刺管理に使えるファイルとしては、無印良品のものやアスクルのものなどがあります。いずれもそれほどコストをかけずに購入できる商品が提供されているので、まずはどれが使いやすいのか、実際に会社で使ってみながら考えていきましょう。 名刺管理アプリなどを導入する場合と異なり、アナログなファイルによる名刺管理では、途中でファイルの種類を変えることも可能です。アプリなどを使ってデータを電子化してしまうと、いったん採用したアプリを使い続けないとデータが失われてしまうことが懸念されます。このように、ファイルによる名刺管理は時代遅れのように見えますが、柔軟性が高いというメリットも併せ持っているのです。なんでも電子化すればよいわけではない、ということをしっかりと意識した上で、ファイルを活用した名刺管理も検討してみてはいかがでしょうか。
この記事の情報は2017年09月21日のものです

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