名刺管理で見なおす働き方改革

ビジネスの効率を上げる!実用的な名刺整理法

投稿日:  最終更新日: 2017年09月21日
目次平均1173枚!?あなたは何枚の名刺をもらっていますか?名刺整理にひと手間を!名刺整理のすすめ50音順や業種・業界別に分類するのに向いている人は?時系列に分類するのに向いている人は?キーワードで分類することもこれから…

平均1173枚!?あなたは何枚の名刺をもらっていますか?

名刺 枚数

ビジネスパーソンにとって名刺交換は、初対面の挨拶の重要な儀式のひとつです。そのため、毎日たくさんの名刺をもらっている人も多いでしょう。

文具メーカーのキングジムが20~49歳の営業職の男性500名に行った調査によると、1カ月にもらった名刺の平均は13枚、社会人になってからもらった名刺の平均は、1173枚だそうです。年代別だと、20代が平均392枚に対して、40代になると約5倍の平均2074枚です!

年代を追うごとに、もらう名刺の数も増えていくということになりますね。

それではこれだけの名刺の管理は、どう行っているのでしょうか?

同じ調査によると、名刺整理をする頻度は、「1年に1回未満」と回答した人が24%と一番多く、ついで「半年に1回」「1カ月に1回」が同率の21%となっています。そして、名刺探しにかける時間は、平均3.6分で、1週間に平均3.5回は名刺を探すそうです。

これを一年間に換算すると、名刺探しにかける時間は10時間となります。10時間です!一年間に10時間も名刺を探しているなんて、驚きではないでしょうか。

名刺整理にひと手間を!

上記の調査から分かることは、もらう名刺は年々増えていくのに、名刺整理にはあまり時間を割いていない、そして、名刺探しに時間をかけているということです。あまりにも効率が悪いとは思いませんか?

ぜひ名刺整理にかける時間を少なくしていきましょう。もらってきた名刺にひと手間加えるだけで、年間10時間の時間が、別のことに使えるということになります。

名刺整理のすすめ

一般的な名刺整理法としては、50音順や業種・業界別に分類する方法や、もらった順番に時系列で並べていく方法などがあります。

50音順や業種・業界別に分類するのに向いている人は?

取引先が比較的固定している人には、50音順や業種・業界別に分類するほうがおすすめです。この場合、インデックスを入れて名刺ケースに入れたり、回転式の名刺ホルダーに入れる方が効率がいいです。あとからもらった名刺も途中に入れていくことができて、順番も入れ替えやすいためです。

時系列に分類するのに向いている人は?

プロジェクトごとにビジネスを進めいてって、最近会った人と特に連絡を取り合うことの多い人は、時系列で分類することをおすすめします。

これだと、ノート型の名刺ホルダーや名刺ファイルが向いています。直近で出会った人の名刺がどこにあるか、分かりやすいですね。

キーワードで分類することも

ほかにも、自分の分かりやすいキーワードで分類する方法もあります。直感で動くことの多い人に向いている方法です。これだと、やはり入れ替えの容易な名刺箱や回転式名刺ホルダーなどが向いています。

これからはやはりデータ化?

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最近は、スマホで簡単に名刺整理のできるアプリもたくさん開発されていて、会社単位で名刺をデータ化する動きも出てきています。これを考えると、名刺管理はデータ化の道を進んでいっているといえるでしょう。

しかし、アナログな名刺整理のほうが、見やすいという人も多いのではないでしょうか。

あなたも、今日のビジネスでもらった分の名刺から、仕事終わりに名刺整理のための少しの時間を割いてみませんか?

この記事の情報は2017年09月21日のものです

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