シンプルな名刺整理で名刺の価値を最大限に高める7つのステップ - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!
名刺管理で見なおす働き方改革

シンプルな名刺整理で名刺の価値を最大限に高める7つのステップ

投稿日:2016年09月23日  最終更新日: 2017年09月21日
目次ステップ1 名刺整理する理由とは?ステップ2 名刺に日付を入れようステップ3 名刺整理する時間を確保しようステップ4 シンプルな名刺整理とは ?ステップ5 名刺ボックスでの名刺整理法ステップ6 使った名刺を前に並べる…

ステップ1 名刺整理する理由とは?

seven

ビジネスパーソンなら、「あの名刺、どこにあったかな?」と探すことは、一度ならずあるでしょう。この時、きちんと名刺整理している人としていない人では、名刺を探す時間に格差が生まれます。

キングジム社が2010年に行った意識調査によると、「名刺を1枚探す時間」は平均「3.6分」で、1週間のうち名刺を探す回数は平均「3.5回」ということです。

単純計算すると、名刺を探すのに一週間に12.6分かけていて、これを一か月にすると、50.4分、一年にすると約10時間かかっていることになります。名刺を整理していないとこれだけの時間を無駄に使ってしまうということです。

無駄な時間を削減することは仕事の能率アップにつながります。名刺整理をする理由はここにあるのです。

参考サイト:「名刺に関する意識調査」レポート | ニュース | ファイルとテプラのキングジム

ステップ2 名刺に日付を入れよう

名刺には、名前や会社名、住所やアドレスなど様々な情報が詰まっています。

ただ、ひとつないものがあります。それは、名刺交換した日付です。

もらった名刺には、その日のうちに日付を入れておく習慣をつけましょう。そうすると並べ替えにも便利ですし、整理法を変えようと考えた時も変えやすくなります。

ステップ3 名刺整理する時間を確保しよう

名刺整理は面倒くさいと考えるビジネスパーソンも多いでしょう。しかし名刺を整理する時間は、ほんのわずかでいいのです。

そのわずかな時間を確保するだけで、その後の名刺探しにかける時間を大幅に削減できます。

仕事をする以上、名刺交換はつきものです。商談に行ったり会社訪問したりすると、必ず新しい名刺を数枚もらってくるはずです。まずはこの数枚を、その日のうちに整理する習慣をつけることから始めましょう。

ポイントはシンプルな名刺整理を心がけることです。

ステップ4 シンプルな名刺整理とは ?

名刺整理の方法は色々あります。今は便利なアプリもたくさんあるので、名刺アプリを使う方法もあります。

しかし、立ち上げるのが面倒、使い方が煩雑でよく分からない、などと思っている人にはアナログな名刺整理をおススメします。

究極にシンプルな名刺整理として、名刺ボックスでの整理が挙げられます。名刺フォルダーでは並べ替えが大変なので、面倒くさがり屋の人には不向きです。

その点、名刺ボックスでの整理は並べ替えも簡単、探すのも簡単で、簡単尽くしです。

では、名刺ボックスでの名刺整理はどのように進めていけばいいのでしょうか?

ステップ5 名刺ボックスでの名刺整理法

名刺ボックスにはまず、インデックスをつけましょう。

インデックスは、いらなくなった名刺に付箋をつけるだけでもOKです。付箋は五十音順に作ります。整理する名刺が少ない場合などは、今ある名刺の分だけのインデックスでも構いません。

また、整理する名刺が多い場合は、まず業種や業界ごとに分別してから五十音順で並べていく方法もあります。例えば取引先とそれ以外で分別することもできますし、IT関連・金融関係・行政関係などと分別していくこともできます。

ステップ6 使った名刺を前に並べる

名刺の中でも、よく使う名刺と使わない名刺はあります。これが自然と並んでいくには、使った名刺を1つのインデックスの中の一番前に入れていく方法です。

そうすると、必然的に使わない名刺は後ろに並びます。

よく使う名刺ほど前にきて使わない名刺は後ろに並んでいくので、探しやすくなります。

ステップ7 名刺の処分は定期的に

shredder-1014204_960_720

期間を決めて名刺を処分することも大切です。

いらない名刺はインデックスの後ろのほうに並んでいるので、1枚1枚選別することもありません。

後ろのほうに並んでいる名刺だけを選別すればよいのです。

そして名刺は個人情報なので、処分にはシュレッダーを必ず使いましょう。

この記事の情報は2017年09月21日のものです

この記事で使われている用語を知る

ダウンロード資料

名刺管理を通して働き方を変えるための資料をご用意しております。ぜひダウンロードしてご活用ください。

名刺管理アプリ・ソフト
の比較資料

名刺管理エクセル
テンプレート

名刺管理ノウハウ集

3分で分かるSansan

↑
気になる語句で検索してみましょう!