エクセルで顧客管理名簿を作る前にやるべきこととは? - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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エクセルで顧客管理名簿を作る前にやるべきこととは?

投稿日:2015年12月01日

はじめに

エクセル顧客名簿管理
社内で営業各個人が所有している名刺情報をデータ化し、共有するための名簿づくりのソフトに、エクセルを選択することも多いのではないでしょうか。

エクセルはなじみが深く、多機能で柔軟性の高いソフトです。使いようによっては、顧客を素早く検索したり、会社名や部署名などの任意の条件でデータを抽出して一覧にしたり、年賀状やDMの宛名ラベル作成のためにデータをエクスポートしたりと、様々な場面で有効に活用できます。

ここで考えなくてはいけないのは、名刺情報を名簿にする際、入力作業という点で部課内の誰かしらに負荷をかけるため、名簿づくりの目的やメリットが周知されていないと、社員のモチベーションを下げてしまう場合があるということです。また、入力作業には管理者とルールが必要で、これもきちんと検討されなければなりません。

名刺を名簿にするだけと簡単に考えずに、名簿づくりに取りかかる前に、やらなくてはならないことを確認しましょう。これをおろそかにすると、名簿作成が中断したり、中途半端な使えない名簿になってしまったりする可能性があります。

今回は、その「やるべきこと」について説明し、最後にエクセルで名簿を作りこむ上でのポイントを紹介します。

エクセルで顧客管理名簿を作成する前にやるべきこと

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名簿を作成する前に、まず3点について共通認識を得ましょう。

  • 1.問題を分析し、目的を明確にする
  • 2.どのようなメリットがあるのか全員に理解してもらう
  • 3.運用ルールを決める

上記を怠ると、名刺を名簿にするだけという単純な作業であっても滞ってしまい、最悪中断してしまうことがあります。

当然の事ながら、上記3点を作成し、徹底させるのはマネージャーの仕事です。となると、これは業務命令ですから、課員はもちろん言われたとおりにルールを守って指示された業務を行うでしょう。しかし、どんな仕事でもそうですが、嫌々やるのと、高いモチベーションでやるのとでは、結果が違ってくるものです。

1. 問題を分析し目的を明確にする

何のために名簿を作成するのか、目的を明確にしましょう。目的が明確であれば、プロセスの途上で、本来のルートを逸脱することもなくなります。まずは全員のベクトルを合わせることが大切です。このためには、今抱えている営業部隊の問題についてきちんと把握されていなければなりません。

例えば、下記のような問題点はありませんか。

  • 他の担当者の担当している会社や部署がはっきりしなかったため、無駄なアプローチをかけてしまった
  • 以前面識があった担当者を通せばすぐにアポが取れたのに、そのことを知らずに遠回りしてしまった
  • 見込み客に一斉のメールやDMを出すために、都度名簿を作成しているので効率が悪い

まずは名刺管理ができていないための問題点を抽出しましょう。これらの問題を名刺管理名簿により解決して、どのようなゴールを目指すのかを明確にします。

ゴールの設定としては、例えば「顧客名簿を作成することによって、これまで机の中に埋もれていた名刺情報を表に出し、顧客情報を皆で共有化することで、営業活動に有効活用する」「顧客名簿を作成することで、営業業務の効率化をはかり、生産性を高める」などが挙げられます。

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2. どのようなメリットがあるのか全員に理解してもらう

人は自分に利益があると、新しいルーチンワークでも受け入れやすくなります。例えば、「名簿があれば素早く必要な対象にメールを出したり、DMを発送したりできるので、作業効率が上がる」「顧客の過去の自社との他の担当者との接触履歴をすぐに検索できるので、アプローチしやすくなる」など、具体的に、メリットを伝えます。

3. 運用ルールを作成する

例えば名簿の入力は誰が行うのか。もし営業担当各人で行うとしたら、名刺を交換してからいつまでに行うのか、といったルールを作成します。管理責任者や、運用責任者は誰かを明確にする必要もあります。

エクセルで名簿を作る際のポイント

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1. 作業を同時に行えるようにしておく

入力を複数人で行う場合、名簿が読み取り専用になってしまっては作業効率が落ちます。そこでブックを共有すれば、いつでも、誰でも名簿にアクセスし、必要な情報を入力できます。

2. できるだけ入力を楽にする

営業担当者に入力をさせるとした時、彼らはただでさえ多忙なので、できるだけ、入力の負荷を小さくしてあげたいものです。そこで、入力規制によりプルダウンメニューを使い、入力の手間がかからないようにします。

3. 入力項目の精査

名簿を作成すると、どうしても項目を増やしたくなりますが、これは、できるだけ必要最低限にしましょう。DMの発送やメールの一斉送信に活用したいのであれば、会社名、部署名、担当者名の他に、郵便番号と住所、メアドがあればよいので、例えば電話番号やFAX番号は割愛してもよいでしょう。思い切った割り切りも継続のためには必要かもしれません。

逆に、名刺に記載がない情報でも、必ず入力したい項目が、名簿の活用方法や目的によってはあるでしょう。例えば、「会った日付」や「会った場所」、あるいは「性別」などです。これは、後で任意の顧客を検索する時に役立つことがあるからです。

エクセルで顧客管理名簿を作成する際は、こうしたポイントを押さえて作成してみてください。きっと作業効率や使い勝手の面で、違いが現れるはずです。

この記事の情報は2015年12月01日のものです

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