名刺管理で見なおす働き方改革

アイデアで勝負!名刺の整理と活用の4つのヒント

投稿日:  最終更新日: 2017年09月21日
目次名刺の整理と活用についてメモのできる名刺ファイル名刺の裏を活用する名刺をグループ分けして縮小コピーするポストイット型名刺 名刺の整理と活用について ビジネスにおいて、名刺は必要不可欠かつ大切なものです。氏名や部署・役…

名刺の整理と活用について

名刺管理

ビジネスにおいて、名刺は必要不可欠かつ大切なものです。氏名や部署・役職名、連絡先を伝えあうことで、その後の商談の基本情報となります。また、使い方によっては営業のセールスツールとして効果を発揮することも可能です。

大切な名刺ですが、紙のために枚数が増えると管理の問題も発生してきます。また、名刺は硬い小さな紙片であるという物理的特性から、取り扱いに不便なこともあります。

そこで、今回は名刺管理にまつわるアイデア商品や、名刺のセールスツールとしてのユニークな活用の方法についてご紹介します。

メモのできる名刺ファイル

Log book

名刺をもらってから時間が経過するにつれて、名刺を見ただけで、相手がどういう人だったか思い出すのは難しくなっていきます。そのため、後で名刺を見返した時に、名刺の主をはっきり思い出すことができるように、名刺にメモ書きすることもあるでしょう。

しかしながら名刺の余白は小さく、さらにスペースが足りないことも多いでしょう。また、せっかく頂いた名刺も汚くなってしまいます。

そこで紹介したいのが、リプラグの名刺ファイル「Log Book」です。ノート型の名刺ファイルで、名刺を挟んだその脇にメモ欄があり、相手の特徴や、場合によっては似顔絵などを描いておける余白が用意されています。

ちょっとした印象に残る情報があれば、それをキッカケにして、会った時の記憶を引き出しやすくなります。相手の特長や、趣味など記しておくと、後に再度面談するときに、これを話題にできれば、相手からも好印象を持ってもらえるかもしれません。

名刺の裏を活用する

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皆さんお持ちの名刺の裏には何が書かれていますか。表と同じ内容が英文で書かれていたり、会社の地図が記載されていたりしますよね。

名詞の場合、必要な情報は表面で十分なので、アイデア次第で自在に情報をのせることができます。活用しない手はありませんよね。

裏面に取り扱う商品やサービスの紹介、会社や個人の実績、経歴やプロフィールを記載するのもよいですが、ここでお薦めしたいのが、裏側に自由に記入できるように、メモ欄を作るというアイデアです。

後で思い出せるように、メモを書くということを前述いたしましたが、名刺の裏に罫線を引いて、メモとして使えるようにすると、渡す方も渡される方も便利に使えます。

まず渡す側の使い方としては、メモの欄を利用して、挨拶やメッセージを記入することができます。

渡される側は、メモ欄に会った日時や場所、必要と思われることを自由に記載できるので、備忘録として利用できます。

伝えたい情報を裏側にてんこ盛りにするのも悪くはありませんが、相手に便利に使ってもらうという気の利かせ方は、相手に良い印象を与えることでしょう。

名刺をグループ分けして縮小コピーする

名刺管理の方法は、名刺フォルダを使ったり、エクセルで管理したり、スマホのアプリで読み取ってデータで管理したりと、さまざまな方法があります。

顧客にタグを付けて、任意のグループに分けて一覧にする、という動作は名刺をデータで管理している場合は簡単にできます。

ですが、デジタル機器やアプリは少し苦手だ、でも名刺をグループごとに整理したい、という方にお薦めの方法があります。それは複数の名刺を、コピー機に並べて縮小コピーにとるという方法です。

例えば一つの会社で複数の担当者や関係者、管理者などがいる場合、コピー機A3の範囲に並べられるだけ並べて、A4サイズに縮小してコピーをとれば、一瞬で一覧表ができあがります。アナログなやり方かもしれませんが、効果は高いでしょう。

ポストイット型名刺

名刺it

パンフレットや資料を入れた封筒を客先に置いてくる場合、名刺をクリップやホチキスで留めるなど、渡す側からすると少し面倒です。また、渡される側も、クリップだと名刺が外れて知らないうちにどこかに行ってしまったり、ホチキスは外すのが面倒だったりと少々不便でした。

そこでご紹介したいのは、サンアートプリンティングの提供するのはポストイットの付箋機能をもった、貼れる名刺「名刺-it」です。

名刺の用紙は薄く作られており、50枚で一束になっています。形はポストイットのように端部が糊付けされていて、持ち運びもしやすくデザインされています。

デザインは自由にできるので、メモ欄を設けてコメントを添えられるようにすれば、担当者が不在の時などに資料に貼り付けてメッセージも伝達できます。発注はネットで行え、写真や会社のロゴなどカラーで印刷可能です。1冊作っておけば便利なのと、営業的にも効果がありそうです。

名刺アイデアを少し工夫するだけで、自分にとっても相手にとっても使いやすく、印象深いものが生まれます。今回のアイデアを参考に、ぜひ名刺をさらに活用してみませんか?

この記事の情報は2017年09月21日のものです

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