名刺管理を高速化するOCRのメリットとデメリット克服方法 - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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名刺管理を高速化するOCRのメリットとデメリット克服方法

投稿日:2017年01月20日

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名刺管理ソフトによく用いられる機能に、OCRというものがあります。OCRの技術を活用すれば、名刺や書類などの文字情報を読み込み、効率よく文字情報に変換することができます。そんなOCRを名刺管理に利用した場合のメリット、そしてデメリットと克服のための方法、利点や限界についてみていきましょう。

OCRとは?

OCRとは手書きや印刷された文字の情報をスキャナやカメラを使って読み取り、コンピュータ内のデジタル情報に変換するための技術を指します。日本語では光学文字認識とも訳されます。

単純にスキャナやカメラで取り込んだ画像は、文字情報ではなく画像情報として登録されています。そのため、画像情報から文字情報を認識することはできないので、例えば画像内の文字を検索しようとしても、文字情報がないので検索することはできません。

しかしOCRを利用すれば、画像内の文字を文字情報として認識できるので、名刺や資料の画像から特定の文字を検索するということが可能です。さらにこの技術を応用し、文字情報だけを取り出してデータ化することもできます。

そんなOCRは、多くの名刺管理ソフトやスキャナに導入されています。

OCRはこんなにすごい!名刺情報を取り込むメリット

では、名刺情報を読み込むことで、どんなメリットが得られるのでしょうか。

OCRを使わずに名刺情報をデータ化するためには、人が手入力するしかありません。しかしOCRを利用すれば、スキャンしたり撮影したりするだけで文字情報を自動で読み取り、データ化まで行ってくれます。入力する手間が省けるので効率的に名刺をデータ化できる他、大量の名刺を短い時間でデータ化することができるようになるのです。

名刺情報をデータ化することができれば、顧客リストの作成などにも利用できるなど、企業として営業活動に活用しやすくなります。また、戦略も練りやすくなるのでこれまで取りこぼしていた失注を掘り起こすことができたり、見込み客の獲得につなげることができたりするようになります。

OCRで迅速に名刺情報をデータ化できれば、こうした流れをよりいっそう早くすることも可能です。

OCRのデメリットと克服のための方法

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OCRのデメリット

一見、良いことづくめのように見えるOCRですが、大きなデメリットもあります。それは、人の目に比べて認識率が下がるということです。

現在のOCRの技術は過去のものと比べるか格段に識字率が向上していますが、100%ではありません。判別の難しい文字や単語、似ているものなどは誤認してしまうこともあります。

ですので間違いの部分は、人間が修正を加え完全な状態にしていく必要があります。

OCRのデメリットを克服するための方法

人の手でデータ入力することが、デメリットを克服するための方法として挙げられます。

だからといって入力作業をすべて人力でこなすのはかなりの手間ですので、OCRで読み取りをおこない、間違っている部分にのみ人の手を加えたほうが良いでしょう。

しかし、いちいち修正をかけるのはなにかと面倒なものなので、そんな時は名刺情報の入力を代行してくれるサービスを利用するのも一つの方法です。

例として、名刺アプリ「Eight」をご紹介します。

Eightがもたらすメリット

名刺アプリ「Eight」を使えば、撮影した名刺情報をオペレーターが手入力してデータ化していきます。そのためOCRを使うよりも認識率が高く、あとで修正する手間を省くことができます。

他にもEightなら、つながっている相手の転職や昇進について通知がくるなど、データ化した情報を最新にしておくための機能も備わっています。せっかくデータ化した情報も、古くなってしまっては仕方がありません。こうした機能を利用できることも、Eightの大きなメリットと言えます。

さいごに

OCRは名刺を迅速にデータ化するために優れたシステムと言えます。一方、認識率が低く、修正の手間がかかることなどがデメリットとして挙げられます。こうした点をフォローする方法として、「Eight」などの手入力を代行するサービスを利用してみてはいかがでしょうか。

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