名刺を営業に活かす!名刺管理とSFAの連携について - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

名刺管理から働き方を変え、収益を最大化する

名刺を営業に活かす!名刺管理とSFAの連携について

投稿日:2017年08月18日

名刺を紙のまま保存しているだけでは、いざ確認したり何かに活用したりしたくなった時に探すのが大変です。また紛失などの恐れもあるでしょう。営業チャンスを喪失する事態にもなりかねません。そんな時は、名刺管理をより容易にするためのソフトウェアやサービスを利用することで、名刺の有効活用の幅が広がります。

さらにSFA(Sales Force Automation)という、営業活動を支援するためのサービスと連携させれば、名刺から得られる情報の価値をますます高めることができます。例えばマーケティングに活用したり、社内の誰が取引先と繋がっているのかを可視化したりと、営業戦略を立てる上で役立つ情報を手に入れることができるでしょう。

名刺管理サービスやSFAをうまく活用して、より大きな営業成果を手に入れていきましょう。

名刺管理ソフトとしても使える便利なソフトウェア

名刺のデータ化には興味があるものの、専門のサービスをいきなり利用していくべきなのかについて悩んでいる方もいるのではないでしょうか。実は専門サービスとは違うものの、代わりとなる使い方ができるものもあります。

便利なソフトウェアを確認してきましょう。

Excelで名刺を管理する

Excelで名刺情報を登録していくことで、確認作業を容易に行えるようになります。出先などでもアプリを通して、電話番号や担当者名、その他登録情報を確認することができるため、訪問直前に最終確認するなどして、しっかりと情報を頭に入れることができます。

Google ドライブやDropboxに画像を放り込む

Excelでの登録は、一度入力をしてしまえば使い勝手がいいものの、登録に時間がかかることがネックだといえるでしょう。そういう場合は、Google ドライブやDropbox(ドロップボックス)を使ってみるというのはいかがでしょうか。

名刺を画像として取り込んだ後、ファイル名を取引先名に変更してグーグルドライブやドロップボックスで保管すれば、管理も情報の共有も大幅に楽になります。

名刺が画像情報であるため、Excelと違って取引先情報の備考などを追加で入力したりすることはできませんが、使い勝手は大幅に上がることでしょう。

Evernoteで名刺を管理する

Evernote(エバーノート)に名刺の画像を取り込み保存することも、名刺管理にオススメの方法のひとつ。エバーノートにはOCRと呼ばれる、画像情報から文字情報を取り出す機能があります。OCRによって、名刺から電話番号やメールアドレスの情報を取り出すことができるため、スマホであればタップひとつで電話をかけたりメール作成画面に移動したりすることができるのです。

エバーノートのOCR機能はかなり高度なものです。筆者の経験上、会社名がロゴになっているものは読み取ってくれませんでしたが、それ以外の情報はしっかりと読み込み、文字情報としても登録することができました。

「文字情報などなくても画像情報があれば十分ではないか?」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、アドレス帳に登録する際に、文字情報があればコピーするだけで登録することができます。画像情報だけでは登録の際に、手で一つひとつ入力しなければならないため、非常に時間がかかってしまいますよね。

エバーノートでの名刺管理は時間の節約という面でも、名刺の有効活用という面でもオススメできます。

本格的な名刺管理サービスならさらに便利な活用が可能

ExcelやGoogle ドライブ、ドロップボックス、エバーノートなどのツールも名刺管理に応用することができますが、専用のサービスを利用すれば、より正確に名刺情報を登録して活用することができます。専用サービスを見ていきましょう。

Sansan

Sansanは名刺管理サービスで80%を越えるシェアを誇っています。個人向けの名刺アプリが「Eight」で、法人向けサービスが「Sansan」になります。

Sansanの名刺データ化はオペレーターによる手入力とAIを組み合わせているため、他に類を見ない高い正確性を可能にしています。また正確に登録された名刺情報を会社全体で共有できるため、社員が獲得してきた名刺を会社の資産として残しながら、営業戦略の立案に活かしていくことができるでしょう。

メイシー

溜まった名刺をメイシーに送ることで、名刺情報をデータとして入力することができます。メイシーも人力による入力が行われているので、OCRでは出せない高い精度でのデータを受け取ることができます。

また10ユーザーで月額料金1,980円(税別:2017年8月10日時点)という安さもポイントのひとつ。業界最安値を謳っており、できるだけコストを抑えたい企業におすすめのサービスだといえます。

スマート名刺管理

スマート名刺管理では、専用スキャナで名刺を取り込むことで名刺をデータ化します(23カ国24言語対応)。また、他にもスマホから撮影したものをOCR機能で処理をして取り込むこともできます。グーグルコンタクトを利用してクラウド経由で利用することができ、オフィスや出先で効率よく名刺を探すことができます。

MAとの連携で名刺をさらに有効活用する!

MA(マーケティングオートメーション)は興味や関心が異なるそれぞれの顧客に対して効果的なマーケティングを行うためのツールです。MAを使えば、名刺情報を有効活用して自社商品やサービスを効率よく宣伝することができます。

顧客を属性ごとにセグメント分けしたり、反響率などからスコアリングしたりすることによって、営業活動において効果の高い相手を見つけることができるのです。顧客属性に応じてメールで案内する情報や広告を変えることで、その顧客が興味を持ちそうにない情報を排して、メールに目を通してもらえる可能性を高めます。

MAを使えば、サイトなどから資料請求してくれた相手にメールを送ることができるだけでなく、名刺管理ソフトに登録したデータを流しこむことによって、名刺交換をした顧客にも新しい情報を伝えることもできます。名刺情報だけでは「ただの情報」に過ぎませんが、MAと組み合わせることで「マーケティングにおける強力なツール」に変えることができるのです。

SFAと連携している名刺管理サービス

SFAと名刺管理サービスの両方を初めから連携しているサービスがあります。名刺管理サービスとSFAをそれぞれ別に登録して使う場合、情報をエクスポートするなどの工程が必要になりますが、初めから連携しているサービスであればそういったことが不要になります。SFAと連携している名刺管理サービスを見ていきましょう。

HotProfile

HotProfileは名刺入力の手間をオペレーターが代行してくれます。名刺をスキャンするか、もしくはスマホで撮影して送信するだけで代行してもらうことができるので、登録の負担を大きく減らすことができるといえるでしょう。これらのデータを活用することで、営業活動を推進していくことができます。

例えば、スマホアプリで近くにいる取引先名を表示できるので、他の顧客への訪問が予定よりも早く終了したとき、別の顧客のところへ訪問することができます。訪問回数が増えれば、最近の動向や顧客ニーズを把握できるため、ライバルが攻勢をかけていたとしてもすばやく対策を打つことができるでしょう。

また、いつでもどこでも活動報告を入力・修正できるため、進捗を報告しやすく、上司も把握がしやすいのも特徴のひとつ。営業マンにとってメリットが多い機能を多数有しているHotProfileなら、導入に対する現場への理解を得られやすいのではないでしょうか。

SmartVisca

SmartViscaでは名刺登録から得られる情報を使って、営業活動のための情報を作ることができます。例えば、登録されている名刺情報をもとに組織図を作成することができるので、複数の担当者に製品の良さや価格面での強さなどを伝えなければならない時にも、計画的に攻めていくことができます。

また、名刺管理画面に活動内容を追加で書いていくことができるため、商談後の新規のタスクなどを登録していくことができます。

アルテマブルー

アルテマブルーは企業の人脈をフル活用するための名刺管理サービスです。ある取引先の担当者と社内の誰が有効な関係を築いているのかという繋がりを「見える化」することができます。

ある取引先との関係を深めようと思った場合、その取引先と繋がっている社員を容易に把握することができれば、その社員に新しい業務指示を出すこともできるでしょう。もしその社員が他の業務で忙しく他の社員に任せる場合でも、事前に打ち合わせをすることによって取引先のニーズについて把握することができるので、より効果的な営業活動を行うことができます。

さらに、日々の活動履歴もアルテマブルーに集約することで、情報がまとまるため、営業戦略を立てたり報告したりする手間を省くことができ、仕事が非常にはかどります。

Sansan

Sansanは名刺管理に主眼をおいているものの、SFAとして利用することもできます。

名刺情報から取引先の組織図を作成したり、社内のメンバーと取引先にどういう繋がりがあるかを可視化したりすることもできるのです。それぞれの取引先のニーズについての情報も把握していくことができます。

さらに、特に他のサービスと違う点は、名刺交換をした相手に人事異動があった場合、その最新情報を手に入れることができるという点でしょう。相手の方でもSansanやEightを利用している必要がありますが、相手が出世したとき、転職したときなどに最新情報をすばやく知ることができます。

相手の肩書きに何か変化があった時に迅速なコンタクトを取ることができれば、信頼関係をさらに強くしていけるものではないでしょうか。

 

 最後に

名刺はただあるだけでは連絡を取るためのツールにすぎませんが、他のサービスとうまく連携していくことで営業活動における生産性を大きく高めるための武器になります。成果を上げていくために自社に合った名刺管理サービスを活用してみてください。

この記事の情報は2017年08月18日のものです

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