アナログなのに維持費?名刺管理にかかるコスト削減方法とは - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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アナログなのに維持費?名刺管理にかかるコスト削減方法とは

投稿日:2017年09月01日  最終更新日: 2017年09月20日

紙の名刺をファイルなどに整理する「アナログでの名刺管理」には、「データの維持費がかからない」「直感的に名刺を整理できる」などのメリットがあります。しかし、実はアナログでの名刺管理にも、意外な維持費が発生しやすいことをご存じでしょうか。

今回はアナログでの名刺管理にかかりやすいコストの概要と、おすすめのコスト削減方法についてご紹介しましょう。

アナログでの名刺管理で発生しやすいコスト

アナログでの名刺管理で発生しやすいコストは、「人的コスト」と「タイムコスト」です。それぞれのコストが発生しやすい理由を見てみましょう。

人的コスト

名刺管理の主な目的は、「紙の名刺の整理」と「人脈の可視化」にあります。ただ名刺をきれいに整頓するだけでなく、五十音や業種などの属性別に検索できるシステムに昇華しておくことが大切です。ごく当たり前のことですが、このような「名刺の整理」と、「分類ルールの整備」には手間がかかります。

加えて、名刺情報は日々古くなっていくもの。名刺交換相手の昇進や異動が決まった際には名刺を入れ替えたり、余白に異動先を書き加えたりなどして、情報を更新しなければなりません。名刺の枚数が多ければ多いほど手間がかかりやすいため、場合によっては秘書や事務員に名刺整理を頼まなければならなくなることもあります。

タイムコスト

名刺の整理をはじめとして、分類方法の変更や、整理した名刺の検索などにかかるタイムコストです。いずれも人的コストと同じく、名刺の量が多いほどかさみやすくなります。

これらの人的・時間的コストは、紙の名刺を紙のまま管理する方法ではどうしても削減しにくいコストといえます。

デジタルでの名刺管理にも思わぬ落とし穴が

では、名刺情報を検索性や拡張性に優れたデータに変換したうえで行う「デジタルでの名刺管理」なら、人的コストやタイムコストは削減できるのでしょうか。

名刺データを名刺管理アプリや名刺管理ソフトなどで管理する方法には、アナログでの名刺管理と比べると以下のようなメリットがあります。

  • 名刺の収納スペースがいらない
  • 名刺データを営業リストや連絡先リストに転用できる
  • 検索や並び替えが容易にできる

このように、買い切りの名刺管理アプリやソフトを使った名刺管理は、アナログの名刺管理よりも利便性が高い点が魅力といえます。特に名刺情報を検索するタイムコストについては、大きく削減することが可能です。

しかし一方で、デジタルでの名利管理には、アナログでの名刺管理にはなかった「名刺をデータ化する人的コスト」が必要になります。OCRを使って入力の手間を減らすことはできますが、以下の点に注意しなければなりません。

OCRの精度に注意

OCRとは、画像上の文字をデジタルデータに変換する機械的な技術のことです。デジタルでの名刺管理において避けては通れない「名刺情報のデータ化の手間」は、このOCRを使って削減することができます。

ただ、OCRは人間の目視と比べると、変換精度がやや落ちる傾向にあります。データ化の精度が低いと結局手打ちで直さなければならなくなるため、かえって名刺管理の手間が増えてしまう可能性も。OCR機能つきの名刺管理アプリや名刺管理ソフトを購入する際は、事前に体験版などで使い心地を確かめてから購入するとよいでしょう。

名刺管理にはこのように、アナログ・デジタルともに一定の手間が発生します。名刺管理にかかる手間や時間を大きくカットしたい場合は、名刺の取り込みからデータベース化までを一任できる「名刺管理サービス」の利用がおすすめです。

費用対効果が高い「名刺管理サービス」について

名刺管理サービスとは、文字どおり「デジタルでの名刺管理をサポートしてくれるサービス」のことです。具体的なサービスの内容は商品によって異なりますが、一般的には「紙の名刺のデータ化」や「データベースの構築」などを半自動的に行ってくれます。法人向けのサービスなら「Sansan」、個人向けのサービスなら名刺管理アプリ「Eight」などが有名です。

名刺のデータ化にかかる社内の人的コスト・タイムコストを一気に削減できる

名刺管理サービスの大きなメリットは、名刺のデータ化やデータベースの維持にかかる人的・タイムコストをほぼ削減できる点です。

たとえば法人向けの名刺管理サービスSansanは、「社員が持っているすべての名刺のデータ化」はもちろんのこと、毎日増えていく名刺のデータ化も随時代行します。名刺のデータ化の際に利用者がやらなければならないことは、専用のスキャナーやスマートフォンで紙の名刺を読み込むことだけ。あとはスキャナーから送信された画像データをもとに、SansanOCRAI、オペレーターの多重入力により、正確かつスピーディーに名刺情報をデータ化します。

また、名刺情報を管理・閲覧するためのインタフェースもサービスの一環として用意される点も大きな特徴です。名刺管理サービスのインターフェースの多くは、単に名刺情報を管理するだけでなく、インターネット上に掲載された人事異動のニュースを通知したり、社内のコンタクト情報の履歴を残したりなど、「名刺の人物の今」を知らせる機能がついています。

このように、名刺管理サービスには「名刺のデータ化」「データベースの構築」「名刺情報の正確さの維持」の3点を一手に任せられる利点があります。自社内で名刺管理を行うためにかかる人件費や時間を考えると、費用対効果の高いサービスといえるでしょう。

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「法人向け名刺管理サービス」を利用することで得られる付加価値

なお、Sansanなどの法人向け名刺管理サービスは、「社員全員が自分以外の人脈も活用しやすくなる」「社員全員の人脈をオープンにすることで、社内のコミュニケーションの活性化にもつながる」などの付加価値があります。

複数名の人脈をひとつのデータベースで管理することで、「誰がどんな人とつながっているのか」がわかりやすくなり、営業のバッティングや潜在客の見落としも防ぎやすくなります。もちろん、SFACRMシステムのような外部サービスとの連携や、顧客リストへの転用も可能です。

「名刺情報の管理」というひとつのアクションをするだけで、正確な顧客情報の管理や営業方針の見直し、社内の人脈の共有など、多面的なメリットを得やすい点が大きな魅力といえるでしょう。

名刺管理サービスの使用感を個人的に確かめてみたい時は

法人向けの名刺管理サービスの利用には、月額料金や年間契約などのランニングコストがかかります。しかし、個人向けの名刺アプリの中には無料で使えるものも多いので、まずは個人向けの名刺管理サービスで実際の使用感を確かめる方法もおすすめです。

たとえば無料の名刺管理アプリ「Eight」は、法人向け名刺管理サービスSansanと同じ提供元(Sansan株式会社)のクラウドサービスなので、名刺のスキャン精度やインターフェースの使用感を体験するのにぴったりといえます。ちなみに「Eight」はスマートフォンアプリですが、ログイン情報を設定すればパソコンからでも名刺情報の閲覧が可能です。使いやすい端末でデジタルでの名刺管理を体験してみてください。

おわりに

アナログでの名刺管理にかかりやすい人的・時間的コストの概要や、コスト削減方法などについてご紹介しました。日々の業務で見ると些細な人的・時間的コストも、長い目で見ると意外な負担になる可能性があります。「名刺管理にかかる社内リソースをよりコアな自社事業に充てたい」「名刺をもっとビジネスに活かしたい」という方は、クラウド型の名刺管理サービスを検討してみてください。

この記事の情報は2017年09月20日のものです

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