名刺管理で見なおす働き方改革

Gmailで名刺管理をする方法

投稿日:  最終更新日: 2019年11月19日
「名刺の管理」と言えば、ソフトウェアやアプリを利用するものだ、と思う方もいると思いのではないでしょうか。日々の営業活動や交流会で交換する名刺の数は膨大で、デジタル化して持ち歩けると非常に業務が効率的になります。 だが、ソ…

Gmailで名刺管理をする方法

「名刺の管理」と言えば、ソフトウェアやアプリを利用するものだ、と思う方もいると思いのではないでしょうか。日々の営業活動や交流会で交換する名刺の数は膨大で、デジタル化して持ち歩けると非常に業務が効率的になります。

だが、ソフトウェアやアプリケーションで名刺管理を効率化したいのは、営業部・経営層といったビジネスマンのほんの一部かもしれません。例えば、普段名刺の交換が頻繁に発生しないものの、自分の持っている名刺を全てデジタル化しておきたい人には、ソフトやアプリは、機能が多すぎて、かえって手間がかかると感じる方も多いのではないでしょうかそんな方には、今回紹介するGmailを利用した名刺管理がひとつの解になるかもしれません。

Gmailでする名刺管理って?

Gmailで名刺管理とは、やり方は至ってシンプルです。次の2つのステップで済みます。

1.写メで名刺を撮って自分のアカウントに送る

スマートフォンにしろ、ガラケーにしろ、今の携帯端末で写真を撮ることができます。そういった名刺をカメラで撮影し、自分のgmailアドレスに送ります。この際、名刺に記載されている画像はクリアにしておく必要があります。OCRがないため、氏名、役職、企業名、メールアドレス等は、できるだけクリアに撮影しましょう。

2.メールを送る時に、検索に引っかかりやすい件名にする

送信するメールは、のちのちgmail内の検索に引っかかりやすいようなタイトルにしましょう。タイトル冒頭に[名刺]と記載したり、社名、氏名などを記載しておくとけば、名刺を検索しやすいでしょう。

メールを送る時に、検索に引っかかりやすい件名にする

GoogleAppsを利用した点が面白い

今回紹介した名刺管理手法は、広く使われているGmailを利用した点が面白いと思います。
特に、「有料アプリやソフトウェアを購入するほど名刺交換には困ってないもののすべての名刺をインターネット上に残した方」にとっては、有効な方法かもしれません。無料で認識精度が中途半端なアプリケーションよりも優れた管理手法かもしれません。

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この記事の情報は2019年11月19日のものです

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