金融業における名刺管理の重要性と名刺管理サービスの選び方 - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

名刺管理で見なおす働き方改革

金融業における名刺管理の重要性と名刺管理サービスの選び方

投稿日:2017年11月29日

高いセキュリティレベルが求められる金融業では、顧客管理サービスの導入が難しい場合があります。しかし顧客データベースを構築し、営業効率や組織力の強化をしていきたいですよね。

そこで今回は、名刺管理で金融業界の業績をあげるための方法を紹介します。

金融業界における名刺管理の重要性とメリット

「生産性をあげたい」「営業効率をあげたい」と考えているなら、「名刺管理」がオススメです。

どの業界よりもセキュリティに厳しい金融業は、顧客情報など各個人で管理している場合が多く、名刺を独自サーバーに保存している場合でも、名刺データを手打ちしていてデータ化に時間がかかったり、誤字を直したりと作業工数がかかっていました。そのため、顧客情報の重複や営業のバッティングなど、生産性があがらないことに悩んでいる企業も多くあります。

きちんとした方法を使えば、高いセキュリティレベルを維持しながら、業務の効率化を図れるのが名刺管理です。この章ではそのメリットと重要性について紹介します。

名刺情報の重複がなくなる

名刺管理をすることで、情報共有ができ、常に顧客情報が最新に更新されるだけではなく、情報が蓄積されていくので担当変更があった場合も迅速に対応することが可能です。

効率的にアポイントできることで商談の場が増える

もし営業個人でアプローチして契約に結び付かなかった場合でも、他部署の担当から別の切り口でアプローチして契約につながる場合もあります。

顧客情報を「個人の資産」として考えるのではなく、「会社の資産」として扱うことで商談の場が増えたり、契約につながる可能性が高まります。

コスト削減

物質的にかかるコストだけではなく、人件費や時間などもコストとして挙げられます。名刺管理を組織単位で行うだけで、効率化がすすみ組織力強化にもつながります。

ビジネスマンにとって欠かせない、名刺情報の入力に注目してみましょう。金融業界では日々多くのお客様と名刺交換をします。そうすると必然的に管理する名刺が増えますよね。それをデータ化するために、手入力したり、読み込み精度が低いスキャナーで名刺を読み込んで修正したりしていては時間がいくらあっても足りません。

しかし、名刺管理をしやすい環境を整えれば、名刺をデータ化するための手間や社員がこの作業に使っている時間や労力といったコストを削減でき、その分を営業活動や商談の時間に割り当てられるので生産性アップにもつながります。

金融業界が名刺管理ソフトを導入する際の注意点とは

名刺管理サービスは、セキュリティ面で信頼できるか、名刺情報の読み込みを早く、正確に行えるかが大きなポイントです。

金融業界ではセキュリティ対策が会社の死活問題につながります。顧客情報を預けるのに問題ないサービスかどうかを必ず確認しましょう。チェックすべきポイントは全部で3つです。

  • プライバシーマークの取得をしているか
  • 個人情報保護マネジメントシステムを構築しているか
  • 法律に従った個人情報の取り扱いができているか

まず、顧客管理ソフト導入を検討した場合に注目したいのがプライバシーマークです。個人情報を適切に保護できる体制を整えていることを日本工業規格「JIS Q 15001」の個人情報保護の規格に準じている証拠です。

ふたつ目は産業庁規定の「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム」の規格に準じたシステム構築ができているかどうかです。システム上のリスクを最小化し、万が一のトラブルに対応できる体制ができているかなど、個人情報を守るためのシステム構築ができているかどうかのチェックが必要です。また、構築・運営が別会社の場合、トラブル時の対応が円滑に行えるかを聞いてみてください。

3つ目は、個人情報保護士などセキュリティに関する法知識を有した社員が在籍していることをチェックしましょう。個人情報を預けるには、高い安全水準を実行している企業でなくてはいけません。法律を遵守し、顧客情報を守るために必要な知識を企業単位ではなく、社員一人ひとりが持っていると安心ですよね。

これらすべてをクリアしている名刺管理サービスがSansanです。

参考元:プライバシーマーク制度「概要と目的

参考元:産業庁「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム―要求事項

 

金融業界でSansanがおすすめな理由

金融業界には高いセキュリティシステムや、営業の効率化、組織力の強化などさまざまな課題があるでしょう。Sansanでは金融業界が求めている課題を解決できるサービスが充実しています。

第一種金融商品取引業への導入実績がある

金融業界に属している企業は、すべて金融庁の管轄下にあります。その中でも最もセキュリティ対策に厳しいのが、証券会社などの「第一種金融商品取引業」です。

Sansanは、みずほ銀行や三井住友銀行、三菱東京UFJ銀行といったメガバンクから経済産業省といった官公庁にも導入実績がある名刺管理サービスなので、高いセキュリティレベルで顧客情報を守ることができます。

また、社員全員に「個人情報保護士」の資格取得を義務付けており、セキュリティ水準の高い知識で個人情報を取り扱っています。

名刺読み込みの手間が省ける

データ化には独自AIを用いた自動処理とオペレーターの手入力を組み合わせているため、誤字や読み込みミスなどなく正確な情報を速いスピードで名刺を取り込めます。

この機能は、人件費・労力コストの削減だけではなく、そのままデータベースとして情報が登録されます。その名刺情報はクラウドで共有され、いつでも最新情報が自動で更新されます。

さらに「日経WHO‘S WHO」や「日経平均プロフィル」と連携しており、顧客や企業の詳細情報がいつでも確認できるので、営業効率のアップにも活用できます。

顧客とのコンタクトが取りやすくなる

ワンクリックで名刺にタグ付けできるので、「展示会」「セミナー」「メール配信対象」など、複数のグループ作成が可能です。メール配信もそのグループごとに送信できることに加え、名刺情報を使い、一斉送信でも個別メールのような文面を作成できます。そのため、メール返信率が高くアポイントの獲得にもつながります。

また、連絡履歴や商談履歴、その中での会話で得た顧客の趣味嗜好などのデータも記録として残すことができるので、他部署から改めてコンタクトを取るときや、担当変更があった場合もスムーズに顧客対応が可能です。

Sansan – 名刺を企業の資産に変えるクラウド名刺管理

おわりに

「弱いつながり」をより効果的に活用するために、名刺管理サービスは必要不可欠です。

金融業界は厳重なセキュリティ対策が求められるので、名刺管理サービスを活用する際は「自社の顧客情報を安心して預けることができる」と思える名刺管理サービスを選んでくださいね。

↓↓↓『3分でわかるSansan』資料ダウンロードはこちらから↓↓↓

この記事の情報は2017年11月29日のものです

ダウンロード資料

名刺管理を通して働き方を変えるための資料をご用意しております。ぜひダウンロードしてご活用ください。

名刺管理アプリ・ソフト
の比較資料

名刺管理エクセル
テンプレート

名刺管理ノウハウ集

3分で分かるSansan

↑
気になる語句で検索してみましょう!