名刺管理で見なおす働き方改革

まだまだ使える名刺ファイリングツール3選

投稿日:  最終更新日: 2019年11月21日
目次アナログだけどまだまだ活用できるファイリング名刺整理法とファイリングの道具と手順ローロデックス名刺ホルダー・クリアファイル名刺整理箱 アナログだけどまだまだ活用できるファイリング 名刺の管理といえば、ソフトウェアやア…

まだまだ使える名刺ファイリングツール3選

アナログだけどまだまだ活用できるファイリング

名刺の管理といえば、ソフトウェアやアプリケーションなどデジタル管理が定番になって来ました。

とはいえど、アナログの管理手法が必要なくなったわけではありません。

データ化した名刺を全て捨ててしまうでしょうか。
データ化し終わった名刺を全て捨ててしまうと、例えば、アプリケーションを移行するときにインポートできないかもしれません。個人では捨ててしまうことがあっても、企業、法人としては社員が持っている名刺を一元的に管理するメリットがあるため、アナログな管理も必要です。また、アプリケーションのサービスが停止されたり、万が一データ破損がないとは言い切れません。

他にも、展示会出展・記者会見開催・セミナー開催など一気に大量に名刺を獲得する場合、獲得した名刺を一箇所にまとめる際だけでもファイルやローロデックスなどは活用できるかもしれません。

名刺を持ち歩いたり、探し出すにはデジタルデータが最適化もしれませんが、いずれにせよ紙の名刺は管理しておくのが良いかもしれません。

名刺整理法とファイリングの道具と手順

そこで、アナログな名刺管理手法をいくつか並べてみます。

ローロデックス

ローロデックス

紙の名刺管理といえばまず最初に浮かびそうなローロデックスです。アナログな管理手法にしては名刺を探しやすいかもしれませんが、机のスペースを取ってしまいます。整理が面倒な点や、机の上でかさばりそうな点、個人情報である名刺を机の上に出しっぱなしにしてしまうといった点がデメリットといえるでしょうか。

名刺ホルダー・クリアファイル

名刺ホルダー・クリアファイル

名刺専用のファイルもあります。アナログな手法が取る方のうち、ほとんどの企業がこういった手法をとっているのではないでしょうか。芽入り専門の名刺フォルダーと一般的なクリアファイルを利用できます。簡単に始められ、デスクの中にもしまえる手法ですが、量が増えてくるとかさばってしまったり、並び替えが難しかったりします。また、企業名・氏名で「あいうえお」順にするか、役職や業界別に分けるのか、様々なルールがあり、一度とったルールを変更するのは困難です。

名刺整理箱

名刺整理箱

名刺を箱に入れていく手法です。一番シンプルで簡単な手法かもしれません。メリットとしては、とにかくわかりやすいことです。名刺を一見できます。また業界や役職に区分けすることも簡単です。
名刺量が増えれば増えるほど整理箱が増えることになるのがデメリットでしょうか。例えば、新しく名刺交換をした順に前から並べるという簡単なルールを作り、一年前・二年前・取引中などの区分けをつけるだけでも名刺を見つける手間が大きく省けそうです。

また、どんな名刺でも相手の印象や名刺交換した日時など、名刺に記入されてない情報で、有益になりそうなことがあれば記入しておきましょう。

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この記事の情報は2019年11月21日のものです

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