名刺管理で見なおす働き方改革

デジタル化した名刺原本の活用方法

投稿日:  最終更新日: 2019年11月14日
目次はじめに名刺の使い方よく名刺に書き込まれること他に名刺に書き込むこと終わりに はじめに 名刺を社内で共有した後、原本は個人で利用できるケースがあります。そこで今回は、名刺原本の使い方や活用方法を考えていきます。 名刺…

はじめに

名刺を社内で共有した後、原本は個人で利用できるケースがあります。そこで今回は、名刺原本の使い方や活用方法を考えていきます。

デジタル化した名刺原本の活用方法

名刺の使い方

名刺管理はデジタル派でも、使用頻度が高い連絡先については、アナログのアドレス帳が手元にあるのも便利です。パソコンやスマホのメモリをたくさん使用していて、他のアプリを起動したくないときなどに、見ることができます。

多数の名刺を管理するのであれば、一覧表を作って通し番号順に並べるのも、原本を探しやすい方法です。しかし、アドレス帳がわりに使うのであれば、会社名の五十音順に並べることが多いでしょう。

よく名刺に書き込まれること

共有しているデータベースに入力しない情報は、自分でファイルを作成するか、名刺に書き込んでおきます。ただし、名刺をくれた方の前で名刺に書き込みをするのはマナー違反とされていますので、後で記入します。

株式会社アイシェアが2009年5月、374人を対象に調査したところ、6割の人が名刺にメモをしていると回答しました(出典:J-CAST会社ウォッチ2009年5月20日)。そしてメモする内容として最も多かったのが「話した内容」で55.2%でした。続いて「会った場所」(53.6%)、「外見的特徴」(28.0%)で、他には「相手の好み」や「内面的特徴」を挙げた人もいました。

先方と話すときに、頭に置いておきたいことを記入しておくと、単語帳のように覚えるために使えます。先方にとって重要なことを覚えておくと、印象が良くなりますが、忘れてしまい再度質問すると、印象が悪くなってしまうかもしれません。また雑談内容のうち、次回に話の題材になりそうなことを書いておくと、話が弾みます。

よく名刺に書き込まれること

他に名刺に書き込むこと

会った日付は記入しておきましょう。書類や自分のスケジュール帳と照らし合わせて、関係する書類を素早く捜すことができ、案件の内容などを思い出すことができます。

それから優先する連絡手段を記入しておくと、スムーズに連絡できます。メールや携帯電話など、優先してほしい連絡手段は人それぞれなので、聞いておくと役立ちます。

代表電話が名刺に記載されていても、頻繁にかけるときは部の電話番号にかけたほうが、取り次ぎの手間がかからないでしょう。そのため会社に電話をかけるときは、名刺の電話番号が良いのかを確認しておきましょう。

他に名刺に書き込むこと

そして名刺にメールアドレスが書いてある場合、代表メールアドレスなのか、個人のメールアドレスなのか、チーム内で共通なのかが分かるようにしておきます。メールを確認する頻度についても聞いておくと、参考になります。

終わりに

名刺に限りませんが、必要になってから探すと焦ります。名刺を探すのはすべきことが発生した時で、急いでいる場合も多いです。名刺を探したときのことを思い出して、普段から整理しておきましょう。

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この記事の情報は2019年11月14日のものです
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