名刺管理で見なおす働き方改革

名刺入力代行サービスの活用と注意点

投稿日:  最終更新日: 2019年11月19日
名刺を効率的にデジタルデータ化するには、名刺管理サービスを利用する他にも、名刺のデータ化を外注するという手段があります。名刺のパンチャーへ外注するといった表現を使ったりします。業務効率化のために必要となるシーンもあるので…

名刺を効率的にデジタルデータ化するには、名刺管理サービスを利用する他にも、名刺のデータ化を外注するという手段があります。名刺のパンチャーへ外注するといった表現を使ったりします。業務効率化のために必要となるシーンもあるのではないでしょうか。

名刺データ化の外注、名刺の入力代行サービスを利用するニーズとしては、次のようなシーンが考えられます。


  1. 名刺がたまりにたまってしまって、コストをかけてもデータ化したい
  2. 展示会で獲得した大量の名刺にお礼メールを送りたいが、人力でデータ化するには時間も手間もかかってしまう
  3. すでに利用すしている顧客データベースに名刺データを効率的にインポートしたい
  4. マーケティングに名刺データを利用したい

こうした課題は、名刺データ入力を外注して解決することができます。名刺管理というと、カメラやスキャナーで1枚1枚自力で登録すると想起する方も少なくないですが、入力代行業者に外注することもできるのです。

それでは、名刺データ化外注サービスを利用する手順と注意点をまとめます。

名刺データ化外注サービス利用する手順

  1. データ化する枚数・項目を決めて料金を決定する
  2. エクセルやテキストファイルなど、データの納品形式を決定
  3. 名刺を集めて梱包・郵送
  4. データの納品と郵送した名刺の返却

手続き上の注意点としては、料金が項目ごとに異なる点と、名刺という個人情報を預ける際の契約面です。また細かい点ですが、英語や中国語の名刺に対応できるか否か、名刺の画像データは含まれるのか、といった条件を確認しておいたほうがよいでしょう。

名刺データ入力代行をと法人向け名刺管理サービスとの比較

それでは、名刺のデータ化速度、データベースの整理、コストの3点で名刺データ化外注と名刺管理サービスを比較してみたいと思います。

1.データ化速度

データ化速度は、入力代行サービスを利用するよりも、名刺管理サービスを利用したほうが早い事が多々あります。

入力代行サービスの場合、正式に注文書を取り交わし郵送した名刺が外注先に届いてから入力業務が始まります。発注してから短くても1週間を見積もって間違いないでしょう。一方で、名刺管理サービスなら、自社でスキャンしたデータがインターネットを介して、サービスベンダーに送信され、そこからオペレーターのデータ入力業務が始まります。データ納品まで即日~2日でしょう。

2.データベースの整備

顧客データベースの整備の点では、名刺管理サービスが優れていえるかもしれません。
入力代行の場合、名刺データはエクセルファイルで納品されます。そのため、自社で別の顧客データベースを運用している場合、エクセルファイルのインポート作業が必要です。さらに、顧客データベースやエクセルシートにインポートした際、重複データが発生したり、最新のデータがわからなくなるといった、データクレンジングの手間がかかります。一方で、名刺管理サービスなら、データ化された名刺はデータベースにそのまま登録され、名寄せされるため、細かい手間はかかりません。

コスト

費用面はは入力代行サービスのほうが安価でしょう。一枚データ化するのに30~50円かかるようです。一方で名刺管理サービスはランニングコストがかかるため、どうしもコストは高く見られがちです。一方で、名刺管理サービスにはメール配信機能が利用できるものも少なくないため、付加価値を考えれば費用対効果の面では単純な入力代行サービスと比較できないともいえるかもしれません。

まとめ

いかがでしたでしょうか。入力代行サービスにも名刺管理サービスにもメリット・デメリットがあるので、

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この記事の情報は2019年11月19日のものです
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