観光業界の名刺活用は拠点連携と顧客エンゲージメントがカギ - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

名刺管理から働き方を変え、収益を最大化する

観光業界の名刺活用は拠点連携と顧客エンゲージメントがカギ

投稿日:2017年10月24日

観光業界の商圏は日本全国にあります。全国の旅行代理店や法人、個人がお客様であり、他の業界よりも商圏が広いと言えます。そうした中で取引先のニーズや人間関係が一部の営業パーソンに依存する属人的なものになっているのではないでしょうか。

観光業界ならでは特徴を見ていきながら、名刺管理サービスを導入することでどのようなメリットが生まれるのかを確認していきましょう。

観光業界における名刺管理の重要性とメリット

増える名刺

観光業界では、旅行代理店や個人のお客様にいかに自社の旅館やホテルの魅力を伝えられるかが営業の肝になってきます。日々集まる膨大な名刺を効率よく電子化できるのか、集まった情報が活用できるのか、といった点はIT投資をする上で重要な判断材料になると思います。では、名刺管理ソフトを導入することによりどのような効果が得られるのでしょうか。ここからメリットを見ていきましょう。

膨大な数の名刺の入力の手間が省ける

旅行代理店との懇親会や商談会などへ出席すると、非常に多くの名刺が集まります。それをデータ入力すると、大変な時間と労力がかかります。そこで、名刺管理ソフトを使えば、OCR(画像から文字情報を読み取る機能)の機能を使って情報を読み出せるので、入力の手間が省けます。オペレータによる手入力もおこなわれるサービスを選べば、機械による読み取りだけでは正確性に不安があるという人も安心できます。せっかく手に入れた名刺も、入力に時間がかかるとなると後回しになってしまうこともあると思います。そうなれば迅速に業務に活かすことができません。名刺管理ソフトを使うことで、こうしたロスを減らすことができるのです。

間違いがなくなる

電話番号やメールアドレスなどを手入力する場合、間違いが起こってしまう可能性は0ではありません。

ダブルチェック、トリプルチェックをしていくことで入力ミスを減らすことができますが、人手や時間がかかってしまいます。
入力ミスがあると、いざ旅行代理店の担当者に連絡をとろうとしても繋がらず、営業活動にも支障をきたすことになります。正確さが求められる情報だからこそ、専用のソフトを活用してリスクを減らしていきましょう。

営業のチャンスが拡がる

名刺管理ソフトに名刺を登録していけば、自社の他の社員が交換した名刺情報を共有していくことができます。商談をさらに進めていく中でキーパーソンと直接話がしたいと感じる営業マンは多いと思います。そんな時、自社内にキーパーソンと繋がりがある者がいることが分かれば、その人に紹介してもらうことができ、より効果的な営業活動を行うことができます。

観光業界では、繁忙期前にいかに営業活動を進めていくかが大切になってきます。旅行代理店の担当者がお客様にプランをオススメするかどうかでシーズン中の売上は大きく変わります。ですので、担当者には魅力をしっかり伝えておきたいところ。営業活動を効率化できるということは、他社より一足早く商談のチャンスを手にできることにつながるでしょう。

属人的な営業から情報を活かした営業に切り替えられる

旅行代理店の営業にしても法人営業にしても、事前情報がない状態で、新しい担当者が一から営業活動をすることは大変なことです。相手がどういうニーズを持っているのかをヒアリングしなおすのも多くの時間がかかってしまいます。

「長年の担当者でなければ分からない」という情報が多くなればなるほど担当者変更が難しくなり、属人的な営業に頼らざるを得なくなります。個人の持っている情報とノウハウを他の社員に共有できるようになれば、会社はより柔軟な組織変更が行えるようになりますし、会社としての資産を増やすこともできるようになるでしょう。

名刺管理ソフトを通して取引先について情報を一元管理していくことができれば、引き継ぎなどの時間があまり取れなくとも、より効率的な情報伝達が可能になるでしょう。

観光業界が名刺管理ソフトを導入する際の注意点とは

名刺管理ソフトを導入しても、うまく活用することができなければその力を活かしきることはできません。それでは一体どのような点に注意すればいいのでしょうか。確認していきましょう。

スキャンについてのルールを決める

「手に入れた名刺はその日のうちにスキャンする」などのルールを決めます。そうすることによって、手に入れた名刺が放置されるといった状況を防ぐことができます。

観光業界で名刺が特に集まるのは、旅行代理店などとの懇親会や商談会になりますので、「その日のうちにスキャンする」ことは難しいかもしれませんが、遅くとも次の日までにスキャンするというルールを決めることで、名刺がそのままになるという状態を防ぐことができます。

集めた名刺も取り込まなければ使う事ができず、使う事ができないとなればシステムの活用自体が普及しないかもしれないので、ルール決めが大変重要になってきます。

取引先についての情報を活かす

情報は入力して集めるだけでなく、しっかり活用していく体制を作っていかなくては活かしきることはできません。旅行代理店などとの商談の前に社内でミーティングを行い、名刺管理ソフトに集まった情報を確認し合うなどの仕組みを作っていくことで、導入した後の活用度が変わってきます。

システムを使うのが当たり前という雰囲気を作っていきましょう。

信頼できる名刺管理ソフトを使う

名刺管理ソフトは様々なものがありますが、しっかり作り込まれていないものや、情報を盗み出すことを目的とした悪意のあるソフトも中にはあることでしょう。旅行代理店様や個人のお客様の情報を、信頼できないソフトを使用したために流出させてしまったとあっては企業の存続に関わってきます。

会社の大切な情報を保存しておくものだからこそ、信頼できるソフトを選んでいきたいところです。

観光業界に名刺管理が効果的な理由

名刺管理ソフトは多数ありますが、導入することによってどのような変化が現れるのでしょう。名刺管理ツールを導入した「せくみ屋グループ」と「沖縄ツーリスト株式会社」の事例を見ていきましょう。

顧客関係情報の可視化で効果的な営業を実現できる

名刺管理サービスを導入することで、顧客との関係性が可視化できるため、例えば反響率の高い顧客に集中してアプローチすることも可能になります。福井県内で4つのホテル・旅館を運営している「せくみ屋グループ」では、実際に名刺管理サービスを導入することで、高い反響を得られる顧客に集中してアプローチを掛けることができ、より効果の高い営業ができるようになったそうです。

名刺の管理にかかる時間を大幅に減らすことができたので、それによって生産性も上がります。名刺の管理にかかる時間を減らすことができるようになり、情報を営業活動に活かすことができるようになったため、より効果の高い営業ができるようなったのです。

名刺管理の時間を短縮!

またせくみ屋グループでは、名刺の管理にかかる時間を減らすことができるようになり、名刺の管理にかかる時間を減らすことができるようになり、情報を営業活動に活かすことができるようになったそうです。せくみ屋グループが導入したSansanでは名刺入力をオペレーターが行ってくれるほか、インターフェースも見やすいため、入力や管理・整理の手間を省くことができます。営業が本来の仕事に時間を割くことができるというのは、大きなメリットといえるのではないでしょうか。

参考:Sansan「地域の情報をメールで配信し、反響営業を確立。これまでの営業スタイルが大きく変わりました(せくみ屋グループ)

人脈の共有化で顧客と良好な関係を構築!

旅行業界では関連会社の取引先が本社のお客様になるということが多々あります。レンタカー部門の取引先が旅行を希望されるといった場合などです。そんな時、名刺を共有できる名刺管理サービスを利用することで、本社と関連会社の間で情報共有をスピーディに行えるようになります

沖縄ツーリストでは実際に名刺情報を一元管理し、スムーズに情報共有ができるようになったそうです。

全社員の人脈を一元管理することができるようになれば、誰でも必要な時に必要な企業や人物とつながれるようになります。他の支店の人脈も有効活用できるようになれば、業務効率が大幅にアップするでしょう。

人と人とのつながりが大きな価値を生み出すビジネスだからこそ、つながりを可視化できる名刺管理サービスを使えば、情報を管理する以上の付加価値が生むことができるでしょう。

参考:Sansan「全社員のつながりをサービス向上につなげる(沖縄ツーリスト株式会社)

おわりに

「名刺を個人の持ち物としてではなく会社の共有財産したい」「見込み客を見つけてもっと効率よく営業活動がしたい」、そういった考えがありましたら、名刺管理サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

この記事の情報は2017年10月24日のものです

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