スキャナを使った名刺管理とは? - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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スキャナを使った名刺管理とは?

投稿日:2017年02月03日  最終更新日: 2017年02月08日

営業をしていると、日々増えていくのが名刺の数です。膨大な名刺をファイル管理していると、連絡の抜け漏れがあったり、交換したことを忘れて連絡が重複してしまったりと、せっかくのチャンスを棒に振ってしまう可能性も否めません。

しかしデータ化して管理しようにも、1枚1枚手入力をするのは効率的とは言い難いもの。そこで注目したいのが、スキャナを使った名刺管理です。そのメリットや方法についてご紹介します。

スキャナを使った名刺管理とは?

スキャナで名刺を読み込みデータ化することで、ファイルなどを持たずに名刺管理を行うことを指します。様々なスキャナが製造・販売されていて、手のひらサイズのものから書類を読み込めるサイズのものまで、その種類は様々です。

またスマホアプリでも、カメラ機能をスキャナとして利用することで電話帳に名刺データを登録をする、といったサービスが多くリリースされています。使ったことがある人も多いのではないでしょうか。

スキャナを使うことで、短時間でデータ化できるなど多くのメリットが発生します。

スキャナで名刺管理することのメリット

スキャナで名刺を管理することで得られるメリットは、読み込み速度の早さです。スキャナを使えば、名刺画像から文字情報を自動で抽出して、デジタル化することができます。手入力でデジタル化する場合と比べ、時間も手間も大幅に削減できるでしょう。

大量の名刺を迅速にデータ化することが可能なので、名刺を一からデータ化させたい場合でも気軽に取りかかることができます。

手入力だと膨大な時間が必要になりますが、スキャナを使えばほぼ自動で作業ができます。業務に大きな支障をきたさずに顧客情報を簡単にデータ化することができることは、大きなメリットといえるでしょう。

では実際どのようにスキャナを使い、名刺管理を行うのでしょうか。

スキャナで行う名刺管理の方法

では、実際にどのようにスキャナを使って管理していけばいいのか紹介していきます。まず用意するものは、名刺用のスキャナです。

様々な名刺用スキャナがありますが、基本的に3ステップで読み込みが完了します。

  1. スキャナに名刺をセットする
  2. 読み込む
  3. 自動でデータ化される

読み込む枚数が少ない場合、1枚ずつ読み込むタイプを、多い場合は、複数枚一気に読み込めるタイプを選ぶのがオススメです。

利用するソフトにもよりますが、読み込まれた名刺情報は、OCRと呼ばれる「画像から文字を読み込んでデータ化する機能」によって、専用のソフトに対応したフォーマットやCSV、テキストファイルに変換されます。結果、顧客データとして保存ができるようになります。

必要なスキャナとソフトは?

スキャナについて

スキャナによって名刺を読み込むことができるソフトは、大小様々なサイズが販売されています。「ScanSnap」や「サンワダイレクト 名刺スキャナ」といった名刺管理用のスキャナを使用し、データ化が可能です。ソフトによってはある一定のスキャナしか対応していない場合もあるので、用途に合わせた名刺用スキャナを選びましょう。

ソフトについて

「Sansan」「S-Port Cloud Nseries」「やさしく名刺ファイリング PRO」など、多くのソフトがリリースされています。読み込んだデータを保存することができるだけではなく、読み込んだデータをEvernoteや他社CRMなどにアップロードすることも可能です。

Sansanの名刺スキャンについてはこちら

スキャナを購入した際に管理用のソフトが付属しているものもあるので、有料ソフトの購入前に無料で利用できるソフトを活用してみるのもいいでしょう。

最後に

スキャナを使うことで、名刺管理がより簡単で手軽なものになります。短時間で名刺情報の読み取りができるスキャナの存在は、営業の効率化に欠かせないツールと言えるでしょう。

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