理由はこれ!中小企業やベンチャーこそ名刺管理サービスを利用すべき - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!
名刺管理で見なおす働き方改革

理由はこれ!中小企業やベンチャーこそ名刺管理サービスを利用すべき

投稿日:2018年09月26日
名刺管理サービスは、企業の業務効率化に貢献するサービスの一つですが、比較的新しいサービスゆえに、コストやセキュリティ面に対する不安は拭えず導入を躊躇している方もいるのでは? この記事では、特に中小企業が名刺管理サービスを利用するメリットやデメリットについて説明し、導入しやすい名刺管理サービスを紹介します。

中小企業が名刺管理サービスを導入するといい理由

まずは、中小企業やベンチャー企業が、名刺管理サービスを導入するメリットについて説明します。

名刺管理の手間やコストの削減につながる

スピード感や業務効率化を重視する中小企業やベンチャー企業にとって、時間や手間のかかる紙の名刺整理や管理は負担になります。交換した名刺を一枚一枚手打ちでデータ化すると、それだけでも時間がかかってしまい、本来やるべき業務に手をつけられなくなったり、管理が後回しになったりしてしまいます。そのため、時間のかかる名刺整理や管理をまるごと外注化し、データで管理できるようにしておけば、それまで名刺整理のために割いていたほとんどの時間を削減できます。

素早い情報共有が可能

交換した名刺をすぐにデータ化でき、社内のメンバーと共有できるので仕事を進める上で“待った”がありません。例えば、急に連絡を取りたい人ができたのに、連絡先を把握している担当者が欠席のため、担当者に電話をかけて連絡先を聞く、とか、過去に交換した名刺を探すために古いファイルを探すといった行為は一切不要になるのです。

個人情報の紛失防止

紙で管理している名刺は、紛失のリスクもあります。個人情報保護の観点からも、紛失するのはよくありませんが、業務が多忙で整理する時間が取れないことが続けば、紛失する可能性も高まります。名刺管理サービスでは、名刺情報をデータで管理するので、紛失によって情報がわからなくなるリスクを防ぐことができます。

最新の人事情報を入手できる

名刺管理サービスを利用すると、同じサービスに登録している相手が情報を更新すると、自動的に最新情報へ更新されるという機能もあります。名刺交換をしても、時間が経つと人事異動などで部署が変わり、連絡先がわからなくなってしまう場合もありますが、自動的に更新されることでそういった不便さもなくなります。

場所やデバイスを問わずアクセスできる

名刺管理サービスは、多くの場合クラウドにデータが保存されます。ですから、インターネットさえ使えれば、場所やデバイスを問わず情報にアクセスすることが可能になるのです。

名刺管理サービス導入のデメリット

導入することで多くのメリットを享受できますが、デメリットもないわけではありません。名刺管理サービスを導入することで考えられるデメリットは、次のようなことがあります。

個人携帯での利用による情報流出

仕事に個人携帯を使用している企業は、個人情報の流出リスクがあります。そもそも、仕事上で得た個人の情報は会社が責任を持って保管すべき情報ですが、個人の携帯を使って仕事をしているなら、管理は個人に任せたも同然です。個人の所有する携帯や端末がウイルスに感染した場合や、携帯や端末の紛失や盗難によって情報が流出する可能性もゼロではありません。

法人向けサービスは導入費用がかかる

最近では、無料の名刺管理アプリもありますが、法人で利用しようと思うと、月額料金がかかります。無料で使用できるサービスもありますが、一部の機能に制限があります。個人での利用ならともかく、企業として導入するには、一定額のコストを負担しなくてはなりません。

リスクを最小限にしながら導入する方法は?

名刺管理サービスを選ぶ際には、セキュリティ面はもちろんですが、利便性や操作性、データ反映までのスピード、コストなどを総合的に比較し、最も使いやすいサービスを選ぶようにしましょう。それでもやはり、いきなり法人として契約するのを躊躇ってしまう場合は、次のような手順で導入を検討してはどうでしょうか。

まず、無料で利用できる名刺管理アプリを個人またはチームでダウンロードし、実際に利用してみます。まずは、どのくらいの効果が得られるのか、正式に導入する前に3ヶ月ほどのお試し期間を設けてみるという方法です。実際に導入してみることで、日常的な業務がどのくらい削減できるのか、チームで情報を共有することがどのくらい効率化につながるのか、実際に導入した際に問題になりそうな点はないかなどと検討するのです。いきなり法人として契約してしまうと、コストがかかりますが、個人や少人数チームで導入してみれば、無料の名刺管理アプリ(またはサービス)でも十分雰囲気はつかめるのではないでしょうか。

もちろんサービスによっては、無料のお試し期間を設けているものもありますから、そういったものを利用するのも一つです。

 

導入しやすい名刺管理サービスは?

それでは、具体的にどのような名刺管理サービスであれば、中小企業やベンチャー企業にとって導入しやすいのか、各サービスの特徴などを踏まえ紹介していきます。

Sansan(サンサン)

名刺をスキャンするだけで、名刺に書かれている情報を正確にデータ化してくれるサービスです。データは、クラウド型アプリケーションを通して社内で共有できます。共有された情報を生かした、マーケティングや営業活動、顧客管理などが行える機能まで備わっています。国内外問わず多くの企業から導入されており、今最も知られている名刺管理サービスと言えます。

HotProfile(ホットプロファイル)

名刺管理・営業支援・マーケティングという3つの要素を連動させて売上向上をサポートしてくれる名刺管理サービスです。名刺の情報をデータ化し、顧客情報の管理を行うのはもちろん、その情報を使って営業メールなども送れ、開封率等もわかるという仕組み。見込み客の発掘に貢献してくれる心強いサービスです。

CAMCARD BUSINESS(キャムカードビジネス)

CAMCARD BUSINESS(キャムカードビジネス)は、世界で約1.1億以上のユーザーを持つ名刺管理アプリCAMCARD(キャムカード)のビジネス向けサービスです。データ化速度が速く、名刺画像を約5秒で鮮明にデータ化してくれます。データ化した名刺は、商談情報やタスクなどを紐づけることも可能。17ヶ国語に対応しているので、海外の企業と取引の多い企業には重宝するのでは。

Wantedly People

10枚の名刺を一回の撮影で同時に読み込み、即時データ化が可能なWantedly People。データ化された情報は、連絡帳に自動で追加してくれる。LINEやSMS、メール等で名刺のデータを共有できるため、複数人でプロジェクトを行う際にも便利です。

Eight(エイト)企業向けプレミアム

名刺管理サービスで有名なEight(エイト)の企業向けプランです。Eightの基本機能に加え、社内のEightユーザーが保有する名刺情報を検索・閲覧でき、リストのダウンロードも可能です。閲覧には本人の許可が必要ですが、社内でリストを共有することで、営業活動の幅が広がる可能性が高まります。

まとめ

中小企業やベンチャー企業では、人材不足もさることながら、コストのかかる新しいシステムや導入も簡単に決断できないことは珍しくありません。しかしながら、今回ご紹介した名刺管理サービスは、導入コストもそれほど高くない上に、時間のかかる作業の手間を減らし、本来の仕事に集中する時間を生み出してくれます。これを機に名刺管理サービスの導入を検討してみてはどうでしょうか。

この記事の情報は2018年09月26日のものです

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