名刺をPDFで管理するメリットと管理方法とは? - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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名刺をPDFで管理するメリットと管理方法とは?

投稿日:2016年12月16日  最終更新日: 2017年09月21日

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名刺をデータ化して保管しようと思った時にすぐできるのが、PDFによる管理です。名刺をそのままの状態で管理していると、「どうまとめよう」「置き場所はどうしよう」とさまざまな問題がでてきて、結局あまり活用できずに必要になったときに焦って探すことにもなりかねません。しかし、PDFでデータ化されていれば、サッと目当ての名刺を探すこともでき、外出先から確認することも可能です。今回は、名刺をPDFで管理するときに知っておきたい、メリットや管理方法について解説します。

名刺をPDFで管理する

名刺をPDFの形式でデータ化して、パソコンのHDDやスマホのアプリなどに情報を入れて管理する方法が名刺のPDF管理です。名刺の保管に困り始めたときや外出先でも以前いただいた名刺の情報をチェックしたいときなどに便利で、大掛かりなツールやサービスの導入も必要ないため、気軽に始められる名刺管理方法でもあります。

PDF管理するために必要なのは、名刺をスキャンまたは撮影する機器とPDF化するためのアプリケーション、管理するためのツールの3つです。PDFを普段から利用している方であれば、簡単に導入できます。

スキャナがあれば使い勝手がよりよくなりますが、個人の管理でよければ、スマホのスキャンアプリでも十分利用可能です。会社全体で利用するときにはスキャナを検討することをおすすめします。

PDFで名刺管理をするメリット

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PDFで名刺管理をすると、「名刺自体の管理の手間が省ける」「OCR機能を使っていれば、検索がスムーズになる」「データ化されているため、どこからでも確認できる」といったメリットがあります。

名刺自体の管理の手間が省ける

名刺そのものを管理・保管していると、場所も時間もとられてしまいます。枚数が多くなればなる程その問題は大きくなりますが、PDF化していれば、いただいた名刺はファイリングしてしまいこんでしまってもよくなり、管理する手間が省けることは大きなメリットです。

OCR機能を使っていれば、検索がスムーズになる

PDF化するときにOCR機能をつけておくことで、検索がスムーズになります。手元で管理していると目的の名刺を探し出すのに時間がかかってしまいますが、検索したい人の名前などを入力するだけでサッと情報を引き出せるようになると効率も上がります。

データ化されているため、どこからでも確認できる

大量の名刺を日々持ち歩く人はいませんが、データ化していれば名刺の情報を持ち歩くことは可能です。外出先や営業の合間に名刺データを確認できれば、名前の確認や突然メールや電話をしなければならなくなったときにもすぐに対応ができることもメリットだといえます。

名刺をPDFで管理する方法

名刺をPDF化するときには、「何を使って管理するか」から考えるとスムーズです。パソコン上でフォルダ分けするなどで管理することも可能ですが、便利なツールを使うことでより簡単に、且つスマホなどと連携させながら利用することができます。

PDFで名刺管理が行える便利なツール

・Evernote

Evernoteは名刺管理にも便利に活用できるアプリです。OCR機能がついており検索が楽なことに加えて、外出先からもスマホでチェックすることができます。また、メモ機能により、名刺情報に加えて必要事項を入力しておけるため、「どんな場所で名刺交換をしたのか」や「見た目の特徴」などをメモしておくことも可能です。

・ScanSnap

名刺情報をスキャンするときに便利なのがScanSnapです。名刺をPDFで管理している人の多くがEvernoteとScanSnapを併用しています。スキャン時にファイル形式をPDFにしておけば、スキャンと同時にPDFデータが作成できます。

おわりに

名刺管理は営業時に必須の業務ではありますが、そのままの状態で管理していくと手間も時間もかかってしまいます。Excelで管理をすると、自分で一つひとつ入力しなければならないため入力ミスの心配がありますが、PDFであればその心配もありません。
名刺管理をPDFで行いたい時は「どう管理していくのか」を考えてツールを選び、自分にとって便利な方法をとるようにしましょう。

この記事の情報は2017年09月21日のものです

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