名刺管理で見なおす働き方改革

覚えておきたい名刺管理術!アナログ・デジタルのそれぞれをご紹介

投稿日:2016年10月28日  最終更新日: 2017年09月21日
名刺管理には様々な方法がありますが、今回はアナログ管理とデジタル管理、両方の特徴をご紹介しながら比較をしてみました。 名刺の管理を考えているけれども、どんな方法があるのか知りたい方や、費用感やメリット・デメリットが分から…
shutterstock_38469622 名刺管理には様々な方法がありますが、今回はアナログ管理とデジタル管理、両方の特徴をご紹介しながら比較をしてみました。 名刺の管理を考えているけれども、どんな方法があるのか知りたい方や、費用感やメリット・デメリットが分からないとお悩みの方は、是非参考になさってください。 ■名刺ホルダーやノートを使ったアナログ管理術 アナログな名刺管理法は、低コストですぐに導入することができるので人気があります。 けれども、保存する名刺の枚数が決まってしまうだけではなく、取り扱う名刺の枚数が多すぎると整理が追い付かなくなってしまうのが注意点です。 代表的なアナログな名刺管理法をご紹介します。

名刺ホルダー

名刺ホルダーのメリットは、何といっても名刺をきれいな状態で保存することができる点です。 とはいえ名刺の枚数が増えるに従い、ホルダーの厚みと重みが増します。 場合によっては、名刺の入れ替えを行わないと整理して収納しきれないこともありますので注意が必要です。

ボックス

ボックスを使った名刺管理では、名刺を探しやすいように、インデックスをつけてカテゴリー分けをしておきましょう。 企業名や業種で分けておくことで、探していた名刺をすぐに見つけることができます。

ノート

ノートにセロファンテープを使って名刺を貼っていくノート管理は、安価で誰でも取り入れやすい名刺管理法です。 しかし、貼るときに注意をしないと、名刺の裏面に掛かれた情報を見ることができなくなってしまいます。 名刺の横を開ければ、情報を書き込みすることもできるのも嬉しいポイントです。

名刺スキャナやスマートフォンで名刺をデジタル管理

shutterstock_378302413 名刺をスキャンしてデータ化して管理をすると、社内での名刺の情報共有をスムーズに行うことができます。 けれども、法人向け名刺管理ツールは1アカウント毎の課金制を採用しているケースもあり、管理対象者を絞り込まないと割高になってしまうことも。 法人で利用する場合には、営業職など名刺交換の頻度が高い人に搾って利用するのがおすすめです。

名刺スキャナ

名刺をスキャンすることで、管理する名刺の最大枚数を増やすことができます。 またツールを使えば、名刺を検索することもできるので、名刺を探す手間が大幅に省けます。 ただし、文字認識処理の問題で、自分で入力をせざるを得ないケースも珍しくありません。 名刺をスキャンして管理する場合には、「Sansan」や「Eight」のような名刺管理ツールを使うと、入力の手間を省くことができます。

スマートフォン

スマホについているカメラで名刺を撮影してデータ化し、クラウドサービスを利用する名刺管理法です。 沢山の名刺を一括で登録するには向きませんが、外出先などで気軽に名刺を登録することができます。

どっちが良いの?デジタル?アナログ?

アナログとデジタルの名刺管理法をご紹介しましたが、どちらが良いのかお悩みの方も多いと思います。 そこで、デジタルとアナログの名刺管理を比較してみました。
アナログ管理 デジタル管理
方法 名刺ホルダー ボックス ノート スキャナ スマホ
費用 約300枚収納/1,500円 約700枚収納/1,000円 約800枚収納/800円 購入費用約12,000円(Sansan) 付属カメラで撮影なら 無料
ソート 分類すれば早い 分類すれば早い 時間が掛かる 検索可 検索可
社内共有 目視で可 目視で可 目視で可 クラウドサービスで 可能 クラウドサービスで 可能
外出先 確認不可 確認不可 確認不可 確認可 確認可
 

アナログ管理のメリット

アナログ管理では導入コストが掛からず、誰でも簡単に名刺を管理することができます。

デジタル管理のメリット

デジタル管理では、名刺の枚数が多くても簡単に管理ができるだけではなく、クラウドサービスを利用することで名刺の情報を社内共有できます。 また、外出先で名刺を確認することができるのも嬉しいポイントです。 こちらの記事でも名刺管理の方法をご紹介しているので参考になさってくださいね。 ⇒もらった名刺を上手に管理する3つの方法

おわりに

名刺管理には、アナログ管理とデジタル管理がありますが、それぞれにメリットがあります。 名刺の管理枚数や、会社の規模、そして予算に応じて、適した名刺管理法が異なりますので、比較をしてみてくださいね。 デジタル管理の名刺アプリ比較を知りたい方は、こちらの記事をご一読ください。 ⇒ 【人気名刺管理アプリ比較・まとめ】Android・iPhoneで人気の名刺管理アプリベスト10とは?
この記事の情報は2017年09月21日のものです

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