社会人の必須アイテム「名刺」の扱い方をマスターしよう - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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社会人の必須アイテム「名刺」の扱い方をマスターしよう

投稿日:2017年01月24日  最終更新日: 2017年09月20日

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社会人になると当たり前のように使うことになる「名刺」の扱い方を正しく身につけられていますか?これから社会人になる方や新米社会人の方は、「名刺」の扱いをマスターして、スマートにビジネスを進められるようにしましょう。

今回は名刺の意味から、名刺交換のポイントや管理の仕方まで、基本となる情報をまとめてご紹介します。

「名刺」は何のためにある?

そもそも名刺は、名前や所属が書かれている「自己紹介ツール」です。名刺を交換することで、「どこの誰なのか」や「連絡先」を知らせることができます。自己紹介をする目的には、「仕事上のやり取りをスムーズにする/営業活動/自己PR」などさまざまです。

名刺は初対面の方に渡すビジネスツールのため、書かれている情報の正確性と印象づけられるデザイン性が求められます。奇をてらったデザインで印象深い名刺であっても、情報が読み取りづらければ名刺としての機能を果たせません。また、苗字や名前が珍しい方の場合にはふりがなをつける等「もらった相手が使いやすい」ものであることも大切です。

名刺交換のポイント

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どんなに素晴らしい名刺を用意できていたとしても、交換時の印象が悪ければ台無しになってしまいます。名刺の受け渡しには一般的なルールがあるため、ポイント毎に押さえておくようにしましょう。

受け渡しの順番

名刺を交換するときに、まず気になるのが受け渡しの順番です。基本的にビジネスシーンでの名刺交換では、最初に目下から目上の方へ名刺を渡すのがルールとなっています。目下と目上の関係を把握するのは難しいですが、たとえば営業に出かけているときには、自社が目下、訪問先が目上となります。お願いする側とお願いされる側、と考えているとよさそうです。

また、難しいのが複数で訪問している場合や訪問先で複数の方へ渡す場合ですが、基本ルールである「目下から目上の方へ」はどのパターンでも同じとなります。複数で訪問し、訪問先でも複数の方が対応されているケースでは、最初に目下である自社の中で1番上の役職の者が訪問先のもっとも目上に当たる1番上の役職の方へお渡しします。その後、次の役職、自分と続きます。

<例>
自社(A):社長・部長・自分
訪問先(B):社長・部長・担当者

1:A社長からB社長、B社長からA社長へ
2:A社長とB部長、B担当者と続く
3:A部長からB社長、B部長…と続く
4:自分とB社長、B社長部長…と続く

渡し方・受け取り方

名刺を渡すときには、「相手の受け取りやすい位置」に差し出すことを意識しましょう。自分と渡す相手の身長差によって差し出す高さは変わってきます。また、必ず立って渡すため、相手の目の前に立ち、手を伸ばしきることなく差し出したときに相手が動かずに受け取れるほどの距離をとっておくようにしましょう。もし距離が遠いと感じたときには、一歩前に出て渡すなどで調整します。

渡すときには「◯◯会社の✕✕と申します。」と名乗りながら両手で渡し、受け取るときには「頂戴いたします。」と言いながらこちらも両手で受け取るのがルールです。受け取り方としては、名刺に書かれている相手の会社名やロゴ、名前に指がかからないようにし胸より高い位置で確認します。

名前が聞き取れなかったり難しい漢字の苗字や名前だったりしたときには、この場で聞き直すことは問題ありません。あとから再度質問するのはマナー違反ですので、必ずこの場できちんと聞くようにしましょう。

名刺の置き方

名刺をもらった後に座って打ち合わせなどを行うときには、名刺はすぐにしまわず、机があれば机の上に並べておくようにしましょう。相手がひとりの場合には、自分から見て左上にまず名刺入れを置き、その上に重ねるように名刺を置きます。複数の場合には、1番目上の方の名刺を名刺入れの上に、その他の方はその横に並べるようにします。座った位置と同じように名刺を並べるとわかりやすいためおすすめです。

机の上に並べていた名刺は、打ち合わせが終了した段階で名刺入れにしまいます。机がなかったり、資料を広げたりするときには、「失礼します」と一声かけてから名刺入れにしまうようにしましょう。

名刺を管理するクセをつけておこう

名刺はただ交換して終わり、ではありません。いただいた名刺はしっかり管理することで、その後のビジネスに大きく影響するようになります。特に自社内で名刺を一元管理しておくと、ビジネスチャンスを逃してしまうこともなくなり、「◯◯会社の✕✕さんと連絡が取りたい」と思ったときにもスムーズに情報を引き出すことができます。

個人レベルでも会社単位でも、名刺管理にはアプリやソフトなどのクラウドサービスがおすすめです。膨大な量の名刺をファイリングして手動管理していると外出先からチェックできなかったり、いちいち会社へ戻らないと管理できなかったりと手間が増えてしまいますが、クラウド管理であればどこにいても名刺情報にアクセスでき便利です。また、名刺データをスキャナやスマートフォンのカメラ機能を使って入力できるサービスを活用するのもいいでしょう。

名刺を管理するクセを早いうちから身につけていると、数ヶ月後、数年後に役立つ情報を貯めておくことができます。社会人として名刺を扱うようになったときには、「管理」まで考えて行動するようにしましょう。

おわりに

名刺の扱い方をマスターしていることは、社会人として「当たり前」のことです。新米であっても、名刺交換がうまくできなければ社会人失格と見られてしまうほど、重要なはじめの一歩でもあります。

名刺の意味を理解し交換する際のポイントを押さえた上で、さらに管理までしっかりできていればもう安心です。ビジネスの基本である「名刺」の扱い方は早めにマスターして、本来の業務に力を注げるようにしていきましょう。

この記事の情報は2017年09月20日のものです

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