エクセルでの名刺管理テンプレート

名刺管理から働き方を変え、収益を最大化する

エクセルでの名刺管理テンプレート

投稿日:2015年09月02日  最終更新日: 2015年10月13日

エクセルは柔軟で活用用途の多い非常に有効なツールです。無料で気軽に始められるSFA/CRMやグループウェアが増えても、エクセルを利用した顧客管理、営業数値管理をする人は少なくないでしょう。今回は、名刺管理をエクセルで実施するポイントを2点ご紹介します。

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エクセルで名刺管理をしたいのは、どんな人?

さて、エクセルで名刺を管理したいのは、どういった立場でしょうか。たとえば、名刺を次のようにエクセル管理している方が思いつきます。


  • ◎営業部門がエクセルで顧客管理しているから、名刺データを共有エクセルに入力している
  • ◎営業マン個人で自分の見込顧客を管理していて、名刺データをエクセルを入力している
  • ◎展示会で獲得した名刺にメールを送るために、手打ちや外注でエクセルに入力している
  • ◎年賀状やあいさつ状送付のため、総務・秘書が役員の名刺をエクセル管理している
  • ◎役員間で名刺を共有するために、総務や秘書がエクセルで名刺データを一元管理している

このように、名刺そのものを管理するというより、顧客管理や営業管理の一部として名刺データをエクセルで管理する方が多いのではないでしょうか。一方、役員など名刺交換の多い人同士が名刺データを共有してビジネスチャンスを増やすのに利用するために、人脈のデータベースとしてエクセルなどを利用している会社もあるかもしれません。

複数名がエクセルで名刺管理を運用するポイント

それでは、効率的なエクセルでの名刺管理のポイントをご紹介します。エクセル管理は、特に複数名が同じファイルを更新する際にとても手間がかかります。表記揺れや登録漏れ、同時編集ができない、ファイルが重い、様々な課題がつきものです。今回はこうした課題解決方法をご紹介します。

エクセル管理のテンプレート

エクセルは非常に柔軟な表計算ソフトではあるものの、効率的な情報管理のためには目的を絞って活用する必要があります。名刺を管理する際も同様です。

たとえば、挨拶状を送るためには、名刺に記載されている情報のうち、役職・住所まで登録して管理する必要があります。逆に、メールアドレスは必要ありません。会社によっては、お中元を贈ったかどうか、年賀状を送ったかどうかといった管理項目も必要あるかもしれません。

顧客管理・営業管理の一部として、エクセルに名刺データを登録する際も同様です。顧客管理であれば、名刺に記載された基本情報のほかに、業界・業種を登録すれば顧客の抽出・分析することが簡単になります。営業管理では、最後にアプローチした日付、ネクストアクション、受注見込などを登録するとよいかもしれません。一方で、商談内容をそのまま一つのセルに登録するのは、かえって管理が大変になりそうです。

このように、膨大な量の名刺データを管理する際、項目一つをとっても大量に入力時間が割かれてしまいます。目的に応じて管理すれば、少しでも簡単に管理することができそうです。

名刺管理・顧客管理・営業管理などをエクセルで管理したい場合は次のようなテンプレートサイトも有効活用できそうです。

名刺管理表01(エクセル Excel)
顧客管理台帳01(エクセル)
使えるフリーの顧客(名簿)管理テンプレート一覧

効率的な管理への早道Tips

エクセルでの管理に必ずと言っていいほど、情報登録の際の入力が負担・複数名で同時に更新できない・情報量が増えるとファイルが重くなるの3点です。どれもエクセルでの管理に特有の課題です。名刺の入力に限っては、入力代行やソフトウェアからのエクスポートなどが快適です。また、複数名で同一のエクセルを管理するなら、担当者ごとに時間帯を分ける等の運用で解決できます。

それでも、エクセルでの管理には様々な手間がかかるでしょう。
以下に、簡単なTipsを紹介したWebサイトをご紹介します。

エクセルが重い、固まる
重い、固まる…Excelのイライラ解消術
なぜか重いExcelファイルを軽くする方法10選

表記揺れ
Word2010(ワード2010)基本講座:表記ゆれをチェックする
エクセルマクロで表記の揺れをまとめて修正

共有
複数ユーザーでExcelブックを共有・編集する方法(Excel 2007/2010編)
ブックの共有機能の基本作法をしっかり学習しよう

ファイルの破損
上書き保存の際に、バックアップファイルを作成する
もしものために――Excelファイルを世代バックアップする

まとめ

いかがでしょうか。エクセルでの管理は小技を覚えるだけでもかなり効率化できます。
一度上記のコツを利用してみてください。

 

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