エクセルで名刺管理を始める前に!使い勝手のよい作り方とは? - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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エクセルで名刺管理を始める前に!使い勝手のよい作り方とは?

投稿日:2016年12月02日

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名刺が溜まってくると、「あの名刺どこにいったかな」といちいち探すのは大変です。「できれば、エクセルなどのデータ管理をしておきたいところ……」と“エクセルでの名刺管理”を始めようとしているなら、ぜひ使い勝手のよい作り方を押さえておきましょう。本稿では名刺管理をエクセルで行うときの作り方をご紹介します。

名刺管理に必要な項目

名刺管理ツールを作るときに、まず決めておきたいことが「項目」です。「名刺に書かれているどの“情報”を管理するのか」「名刺にない情報は何を含めるのか」を考えて、項目に加えていきます。
以下に、基本的な項目例と入力時の注意点をまとめているため、必要なものをチェックしながら、名刺管理用のエクセルファイルに項目を追加していきましょう。

<項目例>

  • 顧客名:◯◯株式会社、株式会社△△、など会社名を記載する
  • 部署名:部署が分かれているようなら、部署名も記載する
  • 担当者名:名刺をいただいた方のお名前を入力する
  • 郵便番号:住所だけでなく、郵便番号まで記載しておくと郵送物を送る際にも活用できる
  • 住所:都道府県から入力する
  • 電話番号:個人携帯と会社の番号が書かれていることもあるため、「電話番号1(会社)」「電話番号2(個人)」と分けておくとよい
  • メールアドレス:メール画面に飛べるように設定すると便利
  • URL:会社ホームページのURLを記載し、リンク付けをしておく

スクロールしても見えるように「行固定」する

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管理する名刺の数が少ないうちは問題ありませんが、多くなってくると項目名が上部にあって、何を入力する列だったかわからなくなってしまいます。そこで、項目名が書かれた行を固定して、下へスクロールしても表示されるように設定しておくようにしましょう。

項目名を書いた行が先頭行であれば、「レイアウト→ウインドウ枠の固定→先頭行を固定」で行を固定することができます。先頭行ではなく2行目以降であった場合には、“固定したい行の1つ下の行”を選択した状態で「ウインドウ枠の固定」を選択することで、項目名のある行より上部の行を固定できるようになります。

固定する行が多くなってしまうと肝心の名刺情報を見られる範囲が少なくなってしまうため、項目名はなるべく先頭行か2行目に記入しておくのがおすすめです。

「フィルター」を使って顧客情報をソートする

名刺が増えてくると顧客情報もズラッと長くなっていきます。名刺をいただく度に入力していると、同じ会社の別の方からもらう機会があっても、「3行目と150行目に分かれてしまう」ということも起こってきます。

そこで、「フィルター」というエクセルの機能を使って、顧客情報をソート(規則に従って並べる)できるように設定しておくようにしましょう。「フィルター」をかけておくと、いつでも必要なときにソートして、顧客情報のなかから欲しい情報をまとめてチェックすることができるようになります。

まずは、表全体を項目名も含めて選択した状態で「データ→並べ替え/フィルター→フィルター」を選択しましょう。これだけで先頭である項目名のところでそれぞれの列ごとに並び替えの規則を入力することができるようになります。

これによって、例えば会社名を五十音順にしたり、住所でまとめて並び替えたりすることができ、たとえば、東京に事務所を構える企業だけにDMを送りたいというときにも瞬時にデータをまとめられ、時短にもつなげられます。

データの重複も並び替えを行うと行が並んで表示されるようになるため、同じ方の名刺情報が入っているときには削除を行い、顧客情報をスッキリさせることも可能です。定期的にチェックを行い、データを常に最新の状態にしておくといいでしょう。

フォーム入力ができるともっと便利に!

エクセルの表に名刺情報を入力していくと感じるのが「セルからセルへの移動が面倒」ということです。項目に沿って入力し、セルを移動して次の項目を入れていく……この作業をラクにするのが、フォーム入力です。

項目名の1番左の列のセルを選択した状態で、「データ→フォーム」を選択するとフォーム入力画面が表示されます。項目名がズラッと表示されるので「何を入力すればよいのか」が一目でわかり、Enterキーで次の項目へ移っていくので入力時間も早くなります。

フォーム入力については、「名刺整理!エクセルを使用した名刺管理の便利技5選」で詳しくご紹介しているので内容を確認してみましょう。

おわりに

エクセルで名刺管理をするときには、作り方を工夫することで入力時間の短縮や長く愛用できるファイルを作成できます。ただ名刺情報を入力しておくだけでなく、「顧客管理」ができるファイルを作っておくことで、営業にも活用できるものとなるはずです。
上手にエクセルで名刺管理をして、効率化アップも目指していきましょう。

この記事の情報は2016年12月02日のものです

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