ビジネスを加速するための「建設業の名刺管理方法」とは - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

名刺管理で見なおす働き方改革

ビジネスを加速するための「建設業の名刺管理方法」とは

投稿日:2017年12月05日

名刺管理の重要性を認識しているけれども、どこから手を付けていいかわからない方や、どんなシステムを導入すればいいのかお悩みの方もいらっしゃると思います。

そこで今回は、建築業界における名刺管理の重要性とメリット、そしてどんな名刺管理システムを選べばいいのかをご紹介します。

営業を効率化するだけではなく、ビジネスチャンスを逃さないためにも是非参考にして下さい。

建設業界における名刺管理の重要性とメリット

建築業界における名刺管理の重要性とメリットについてご紹介します。

名刺管理の重要性

名刺情報を管理することで、営業を効率化させることができます。名刺交換をした後で、名刺をファイリングしたりExcelに情報を入力して管理をしている方も多いと思います。

しかし、名刺情報を活用して生産性を高めるためには、その情報を担当者が個人で所有するのではなく、社内で共有する必要があるのです。

名刺情報をデータ化して共有することで、さまざまな角度から情報を検索することができるようになるだけではなく、データに誰もがアクセスすることができ、更に営業情報や顧客情報の蓄積が可能です。こうした情報を共有することで、適切なタイミングで顧客にアプローチをしたり、人脈情報を活かした効果的な営業活動を行うことができるようになるのです。

また、名刺をデータ化して共有することで、営業先に大量の名刺を持ち運ぶ必要がなくなりますし、必要な時に情報にアクセスすることができます。

従来は名刺を見比べながら事務所やオフィスのデスクで行っていた作業が、いつでも好きな時に好きな所で処理することができるようになり、時間の有効活用が可能になります。少子高齢化が進む中で、人材不足は建築業界にとっても重要な課題といえます。
業務効率化を行い、システム化を進めることは、未来投資という点においても大切なポイントなのです。

引き継ぎの効率化やリスク管理など様々なメリット

名刺情報をデータ化することで、名刺の検索や確認そして整理に掛かる管理業務を短縮することができます。また、正確な名刺情報を共有することで、商談に繋げやすくなるだけではなく、私的なつながりや過去のつながりがビジネスに結び付くようになった事例もあります。

そして、人事異動や離職によって担当者の変更があった場合にも、効率的に引き継ぎができるようになります。名刺管理を行うことで、業務を効率化し営業機会を拡大することが可能なのです。

また、名刺が多くなってくると、保管場所の問題が生じます。現場の事務所などの狭いスペースに、大量の名刺ファイルを保管しておくのは難しいですよね。名刺をデータ化して管理することで、沢山の名刺をファイリングして、保管しているスペースを有効活用できるようになるのです。

そして、万が一名刺を紛失してしまうと情報流出のリスクがあります。顧客や取引先など、建築業界では名刺のやり取りをする機会は非常に多くありますよね。「個人情報の保護」という点からも、名刺をデータ化して管理することはリスクマネジメントの一環として有効です。

建設業界が名刺管理ソフトを導入する際の注意点とは

建築業界が名刺管理ソフトを導入する場合の注意点をご紹介します。

入力が簡単で情報が正確なシステムを選ぶ

名刺管理を習慣化するためには、名刺情報の入力を簡略化し、時間が掛からないことが大切です。Sansanの名刺管理システムなら、スキャナやスマートフォンアプリで名刺をスキャンするだけで、名刺情報を簡単に可視化することができます。スキャンされた名刺情報はAIが認識をし、人力と共同入力を行うことで、ほぼ100%という高い精度でデータ化されるので、情報の正確さも高いといえます。

情報の紐づけが行える

折角名刺情報をデータ化しても、営業情報や顧客情報を蓄積できなくては、営業活動に有効活用することができません。Sansanの名刺管理では、テキストや画像データを人物に紐づけてデータベースを作成することが可能です。例えば、顧客の家族情報や趣味などを蓄積しておくことで、コミュニケーションを円滑にし良好な関係を構築することができるようになるのです。

多彩なデバイスで活用できること

外出先で名刺情報を確認する必要が生じたとしても、PCのみに対応している名刺管理システムでは、確認することができません。スマートフォンやタブレットなど、多彩なデバイスで活用することができるシステムを選択することで、移動時間等の隙間時間を有効活用し、ビジネスをより円滑に進めることができるようになります。

Sansanは、株式会社淺沼組や東洋建設など、建築業界をリードしている名だたる企業や官公庁が導入している信頼性の高いシステムです。次章では、「建築業界でSansanがおすすめな理由」をご紹介します。

参考:Sansan「Sansanとは

Sansan「明治25年創業の淺沼組がクラウド名刺管理「Sansan」を導入〜全国拠点の人脈を共有し、組織的な営業力強化を目指す〜

Sansan「海洋土木大手の東洋建設がSansanの名刺管理を導入〜名刺をもとに社内の人脈を共有、組織営業力強化へ〜

建設業界でSansanがおすすめの理由

建築業に携わる企業がSansanの名刺管理システムを導入することで、以下のようなメリットがあります。ビジネスチャンスを逃さず、業務効率化を進めるためにも、是非Sansanをご活用ください。

ビジネスチャンスを逃さない

建設業界でSansanを活用することで、営業活動を効率化するだけではなく、取引先との人脈が案件に繋がるようになります。ディベロッパーや設計事務所は数年おきに担当する物件が異なりますが、1度取引を終えてしまうと、営業はその取引先にアプローチをすることは殆どありませんよね。けれども、技術者等が取引先と繋がって、一緒に先方と仕事をしているケースは多くあり、役職者などと名刺交換をしていることもあります。

名刺管理システムを導入して、それらの情報を集約することで、「どんな企業のどの担当者と、自社の社員がどんな仕事をしたのか、どんなつながりがあるのか」を可視化し情報として蓄積することができます。それらの情報を共有することで、1年後・2年後などの時間を経て、再度営業活動をする場合に、糸口を作りやすくなりより効果的なアプローチが可能になるのです。

またこれらの情報を活用して「ゆるい繋がり」を保てるように、継続してアプローチを行っておくことで、1度仕事をした窓口が別の窓口に繋がって、ビジネスチャンスをつかむことができるケースもあります。

業務効率化を促進できる

Sansanを導入することで、名刺情報の入力は名刺をスキャンするだけで終わります。また、従来ならファイルをひとつひとつ探していた名刺情報も、データ化されているので多角的な角度で検索を行うことが可能です。情報共有も部門を超えて行うことができるので、どの部門の誰が・いつ・誰に・どんなアプローチをしたかを共有することができます。

これらの情報をいつでも多彩なデバイスで確認・更新することができるので、業務効率化を促進し、多彩な働き方にも対応することができるようになります。

おわりに

建築業界においてビジネスチャンスをモノにするためには、顧客情報管理と共有、そして適切なタイミングでのアプローチが必要不可欠です。自社のニーズに合った名刺管理システムを導入することで、営業や業務を効率化させ、ビジネスチャンスをつかむことが可能になります。

名刺管理システムに興味をお持ちの方は、建築業界における導入事例が多数あるSansanに是非ご相談下さい。

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この記事の情報は2017年12月05日のものです

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