紙の名刺管理はもうデジタル管理に追いつけないのか

はじめに

名刺管理においてデジタル化が主流となった昨今ですが、あくまで紙での管理にこだわりたいという人もいます。デジタル化によってできる便利な機能は、紙のままでどこまで実現できるのでしょうか。そこで、名刺のままで管理できる便利な方法をご紹介したいと思います。

デジタル管理と紙の管理を比較

名刺管理において、紙で管理することの特徴は流し読みできるということです。 名刺管理アプリ・システムの登場により、検索機能はとても進化しましたが、流し読みできて探しやすいというのは、紙ならではの特徴です。 人間は長年紙に親しんできた歴史があります。Kindleが思った以上に普及せず、書籍がそのままの形で根強く残っているのは、そのような側面もあるのかもしれません。 名刺に流し読みする必要なんてあるのかと思う人もいるでしょうが、自分の営業の功績をしみじみと感じたいという人は、名刺をじっくりと流し読みしながら想いに耽る人もいるでしょう。 一方で、紙の管理でどうしてもできないことは、スマホやPCとの連携です。デジタルの名刺管理はスマホやPCと連携しているので、すぐに通話やメールができるというのは、圧倒的に便利です。そこは、どうしても紙では乗り越えられない機能です。

名刺のままで便利な管理方法

名刺のデジタル管理はお金がかからない、検索しやすいという大きな特徴があります。今や名刺をスキャンして管理するだけであれば、無料のアプリで補うことができます。紙のままで残したいのであれば、工夫をすることでこの特徴をカバーして管理をすることができます。以下に、紙の名刺のままでも便利な管理方法をご紹介します。

• ジャンルやイベントごとの名刺フォルダを用意する
• 名刺サイズよりも小さいシールを用意する
• カテゴライズしたいフォルダごとに名刺を収納していく
• メモしたいことがあれば、シールを名刺に重なるように貼る

1.ジャンルやイベントごとの名刺フォルダを用意する

まず、あなたが名刺交換をする上で、どのようなカテゴライズをするのが良いかを考えます。イベントでの名刺交換が多いのであれば、どこで出会ったか分かるようなイベントごとのカテゴライズするのが良いでしょう。色んな業種の人と出会う機会が多いのであれば、業種ごとにカテゴライズすることで、後から名刺が探しやすくなります。名刺フォルダは100円均一にも売っていますので、安いものをいくつか買うのでも良いでしょう。

2.名刺サイズよりも小さいシールを用意する

デジタルの名刺管理にある備考などのメモ書き用です。小さ目のシールを用意することで、メモ書きに使えるようにします。

3.カテゴライズしたいフォルダごとに名刺を収納していく

収納は今まで通りです。SNSでつながっている人とつながっていない人で分かるように収納していくと、さらに人を探しやすくなります。または案件や会う頻度の多さによって分けるなど、使いやすい割振り方を考えましょう。

4.メモしたいことがあれば、シールを名刺に重なるように貼る

実際にやってみると、とても見やすくて分かりやすくなる方法の一つです。営業におけるキーパーソンである場合は、分かりやすいようにしておくことで、チェックしやすくなります。流し読みできることで、さらに検索がしやすくなるのもポイントです。

まとめ

デジタルの管理だと、検索したいキーワードが思い出せずに検索できないということもあり得ます。やはり、流し読みで探すというのは、紙ならではの特徴です。扱う名刺の量にもよりますが、紙のままで残しておいても負担にならないという量であれば、今回ご紹介した工夫次第で探しやすく見やすい名刺管理ができます。どうしても紙で管理したいという人は、工夫をしてあなただけの名刺フォルダをつくってみてはいかがでしょうか。