名刺管理で見なおす働き方改革

名刺活用の極意 名刺管理の意味を問う!

投稿日:  最終更新日: 2019年11月13日
目次はじめに何のための名刺管理か名刺の整理の仕方名刺を廃棄するルールを作る名刺に情報を残すさらに名刺を活用するにはデータを社内で共有化する はじめに 今現在管理している名刺は何枚あるか、あなたは即答できますか? わからな…

はじめに

名刺活用の極意 名刺管理の意味を問う!
今現在管理している名刺は何枚あるか、あなたは即答できますか?
わからない、数えたこともない、という方もいらっしゃるかもしれません。日々の業務が多忙なため、もらった名刺は名刺ホルダーやボックスにとりあえず放り込んでおくという方もいるでしょう。
名刺は管理の方法によって、営業活動の効率化やビジネスチャンスの拡大につながる可能性を持っています。名刺は単なる連絡先を記載したカードではありません。名刺をどのように管理すれば仕事に活かせるか。その基本について説明します。

何のための名刺管理か

何のための名刺管理か

まず名刺を「管理する」とはどういうことかを考えてみましょう。
それは「必要な時に必要な名刺を取り出すことができる」ことです。そのためには、定期的に名刺の分類や整理を行う必要があります。「名刺の管理は業務である」という意識をもって、定期的に名刺の整理や分類をする時間を設けることが必要です。
この整理のタイミングは、できれば1ヶ月に1度、最低でも四半期に一度を設定します。面倒かもしれませんが、「必要な時に必要な名刺を取り出す」ためには大切な作業です。

名刺の整理の仕方

名刺を名刺ホルダーに入れるのであれば、まずマスターホルダーとサブホルダーに分けます。使う機会の多い名刺をマスターホルダーで管理し、頻度が少ないものはサブホルダーに分類します。これは、名刺の枚数が多い場合に有効で、後で名刺が探しやすくなります。ファイルの仕方は、会社名で五十音順に並べ、次に同一会社の人でまとめ、氏名で五十音順に並べます。

名刺を廃棄するルールを作る

次に名刺を廃棄するルールを作ります。
異動や昇進などにより古くなった名刺は、思い切って捨ててしまいましょう。個人差はあるかもしれませんが、名刺管理は人により管理可能な枚数があります。一年以上使わなかった名刺は廃棄する、半年以上接点がない人についても廃棄するなどのルールを決めましょう。
整理とは要らないものを捨てて、整頓とは使いやすい順番に並べ替えることです。仕事にメリハリをつけて、漫然と業務を行わないためにも、思い切った管理が必要です。
尚、どうしても不安な場合はスキャンしてデータとして保存しておくという手もあります。

名刺に情報を残す

名刺に情報を残す

名刺はその人の特定の情報を記載したカードです。ただ、社名や住所、電話番号やメアドなどの連絡手段としての情報であれば、アドレス帳があれば十分です。
せっかく名刺をもらうのであれば、この紙を最大限に利用したいものです。そこで、名刺の裏側を利用して、会った日時だけでなく、場所や同席者、相手の特徴、出身地、趣味、好物など、この時の商談で得たその人固有の情報を記録しておきます。

こうした情報は次にお会いした時に活用できます。相手の趣味や好物などを覚えていれば、そのことに触れるだけで、きっと相手は良い印象を持ってくれるはずです。また出身地や出身大学などから、商談に有効な思わぬ人脈が判明することもあるかもしれません。こうした情報を日報などに記録するという方法もあるかもしれませんが、人物に付属する情報を後で確認したい時に名刺の裏側に記載する方法は、アナログかもしれませんが、便利で有効です。

さらに名刺を活用するには

 

さらに名刺を活用するには

名刺の基本的な整理方法や活用の仕方を理解したら、次のステップに進みましょう。次は名刺のデータ化です。前述した名刺の管理の仕方を、今度はパソコンやスマホなどの携帯端末で行います。
名刺に記載された情報だけでなく、名刺交換の時に得た情報もデータ化していきます。データにできれば、検索も容易になります。また、会社名と氏名をキーにした、新しい情報の付加や更新もやりやすくなります。冒頭に、名刺ホルダーをメインとサブに分ける方法をご紹介しましたが、データであればこれを更に細分化できますし、任意のカテゴリーでグループ分けも簡単にできるようになります。

データを社内で共有化する

データ化の次は名刺情報の共有です。
例えば現在仕掛り案件のキーマンが、実は社内の別の部署の担当と既に面識があり、かつ商談の進捗に良い影響を与える、ということをすぐに知ることができたらどうでしょう。商談の進め方が随分と違ってくるのではないでしょうか。

名刺情報は担当者だけで蓄積させるのではなく、社内で共有化することで、更に活用の幅が広がります。パソコンもスマホもない時代であれば、時間も手間もかかるようなことが、優れた機器とアプリの登場で簡単にできるようなりました。
名刺をより一層活用することで、より業務を効率化し、商談の成功率を上げることも可能になってきたのです。これこそが名刺の管理であり、活用と言えるのではないでしょうか。

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この記事の情報は2019年11月13日のものです

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