名刺管理で見なおす働き方改革

名刺は管理が大切!管理が悪いと起こるリスク3選

投稿日:  最終更新日: 2019年11月11日
目次名刺管理の重要性1. 必要な時に必要なものが見つからない2. 名刺にしか書いていない重要情報を探せない3. 紛失によって相手の印象を悪くするまとめ 名刺管理の重要性 ビジネスにおける名刺の存在意義を考えたことはありま…

名刺管理の重要性

名刺は管理が大切!管理が悪いと起こるリスク3選

ビジネスにおける名刺の存在意義を考えたことはありますか。

普段、私たちが至るところで配ったり、もらったりする名刺に掲載されている情報は、名前だけではありません。携帯の番号やメールアドレスなど、さまざまな情報が掲載されています。つまり、その人に直接アクセスする情報が掲載されている訳です。

例えば名刺をもらった相手が、アポイントがなかなか取れない人であったらどうでしょう。直接会うことはできなくても、メールを送ることができます。

メールを送るだけで、その人との距離が縮まる場合もあるのです。

1. 必要な時に必要なものが見つからない

みなさんは何かの拍子に過去に、もらった名刺をひたすら探したという記憶はありませんか。私は週に2、3回はあります。

気が付くと、名刺はあっという間に溜まります。そして普段連絡を取らない人に連絡を取らなければならないとき、それはビジネスになにか変化が起きた時です。

変化には素早く対応しなければならないのですが、普段連絡をとらないだけに、名刺もどこかにしまいこんでしまっている場合が多いのではないでしょうか。

必要な時に必要なものが見つからない

ファイリングで有名なキングジムの調査によると、1枚の名刺を探す時間は平均3.6分、そして週に名刺を探す回数は平均3.5回だそうです(参考:名刺に関する意識調査)。

しかし名刺をファイリングしていない、例えばただ重ねているだけの名刺であれば、もっと時間がかかるでしょう。

さらに、物を探すということは集中力を使います。肝心の名刺が見つかった時に、疲労からすぐに次の仕事に取り掛かれないということも多いのではないでしょうか。

2. 名刺にしか書いていない重要情報を探せない

名刺には相手の名前および役職が書いています。ここで意外に重要な情報なのが、相手の役職です。

自分の取引先のキーマンを思い浮かべてみましょう。あなたはその人の正式な役職をいうことができますか。

例えば病院に対しての営業マンであれば、検査技師長と呼んでいる方が本当に技師長という役職だと思いますか。場合によっては検査科科長であったりします。医療技術部臨床検査科主任科長というのが正式な役職名かもしれません。

つまり、普段会話で使っている言葉と正式なものには違いがあることが多いのです。

名刺にしか書いていない重要情報を探せない

普段、会話で成り立っているのだからそれでいいと考える方もいらっしゃるでしょうが、文章を相手に送る場合の宛名は、正式名称を記載するのがマナーです。

フォーマルなお礼状などはもちろんのこと、メールについても、書出しには正式な役職名で書くのが望ましいのです。

3. 紛失によって相手の印象を悪くする

一度もらった名刺を、なくしたからと言って再度もらうのは忍びないですよね。

相手から再度名刺をもらえるタイミングは、自分及び相手の名刺に、何らかの変化が起きた場合です。特に相手が出世した場合であればもらいやすいでしょう。

しかしながら、名刺管理が悪く相手の名刺を紛失した場合、あなたは相手にもう一度名刺を下さいと言えますか?

また、そのような要望をもらった相手の心象はどうでしょうか?

名刺をなくしたと聞けば、相手は自分が大切にされていないと思うでしょう。それは、気持ちの大小はあるにしても、気持ちいいものではありません。

営業で名刺を配るのが仕事という人も、自分の名刺を粗末に扱われることに抵抗を感じるのです。

名刺は相手の分身だと認識しましょう。名刺をなくすということは、相手との距離を作るということになります。

まとめ

名刺はきちんと管理してこそ意味があるのです。名刺を探している時間は仕事のロスになります。

また名刺に書かれている情報は氏名、役職、場合によっては直接相手にアクセスする情報などです。どれも重要ですが、特に相手の役職は、普段会話で使っている役職名と正式な役職名が違うという場合があります。文章を送る際に必要な情報となりますので気を付けましょう。

そして、名刺はその人の分身であるということを理解しましょう。

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この記事の情報は2019年11月11日のものです

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