はじめに
名刺管理にスマホのアプリを利用されている方も多いのではないでしょうか。名刺を読み取りデータ化する無料のアプリには、名刺をスマホのカメラで撮影すると名刺の文字情報をデータに変えてくれたり、データを送信してオペレーターが手作業で入力してくれたりするものなどがあります。
名刺情報をデータ化できると、面倒な電話番号やメアドが自動で登録され、速やかに連絡をできたりと、非常に便利になります。ただそれは、個々人の作業の効率化ということであって、名刺データを積極的に活用しているとは言い切れません。
名刺アプリは便利な「道具」ではありますが、この段階では営業戦略を立てる上での「武器」ではありません。
さて、この名刺データを使って、どう活用するか本当の意味での「名刺管理」についていくつかのヒントを、Sansanの名刺管理サービスを例にしてご紹介します。
名刺情報のデータベース化によるメリット
Sansanでは、名刺情報のデータベース化による共有サービスを行っております。ポイントは情報を全社で、個々人で集めた情報を共有化できるということです。
ターゲットとしている顧客と、何らかの接点があるのは、他部署の担当者だったり、経営層にある役員であったりと、自分の知らないところで、キーマンに他の人間が接触している可能があります。いつ、誰が、どこで誰に会ったかが、データベース化されていれば、さまざまなキーワードで過去の接触履歴が検索可能になります。過去に取引実績のない新規顧客であっても、自分の会社の誰かと接触の有無が判明するだけで、攻め方が変わるはずです。
また、データは常に最新なので、異動や昇進などがあるとすぐにニュースサイトから知らせてくれます。この機能により、迅速な対応が可能になります
さらに戦術として活用するには
さらに名刺データをタグ付けし、グループ化することもできます。
複数のタグを付けることができるので、例えば「去年の展示会参加者」かつ「未受注のお客様」といった条件で顧客を抽出することが可能となります。こうして抽出した顧客に対して、一斉にメールを送信するなど、これまでは面倒で準備に時間がかかった、細やかなセールプロモーションが容易になります。
従来不特定の相手に大量に発信してきたメルマガも、グループ分け機能により名刺交換をした個人に対して、担当者名で自動送信できるようになるので、手間なく、細やかなアプローチができるようになります。
商談記録をコネクトする
データベース化した名刺に商談記録を直接入力することができます。同席した他のメンバーとの関連付けも可能です。この機能は未来において大きな力を発揮する場合があります。数年前の商談記録を、名刺データをキーに引き出すことができれば、ひょっとしたら現在の商談の行方を左右するようなヒントとなるかもしれません。
このように、名刺をデータ化しデータベースとして共有化し活用してこそ、変化とスピードの求められる現代ビジネスシーンにおいて、「名刺管理」をしていると言えるかもしれません。
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