もらった名刺を上手に管理する3つの方法 - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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もらった名刺を上手に管理する3つの方法

投稿日:2016年10月25日  最終更新日: 2017年09月21日

 

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社会人になると、日々、たくさんの名刺をもらうようになります。ただ、もらった名刺をそのまま保管しているだけでは、名刺を有効に活用しているとはいえません。

名刺管理には、名刺ホルダーを使った方法やデジタル化するなど、いくつかの方法があります。ここではもらった名刺を上手に管理する3つの方法ご紹介します。

名刺に必要な情報を書き込む

名刺をもらったら、まずは「情報」を書き込みましょう。

名刺に必要な情報は以下の3点です。

  1. 会った日付(例:2016.9.1)
  2. 会った場所(例:東京・池袋)
  3. 仕事の要件(例:新商品について)

また、必要があれば、特徴的なエピソードなども付け加えておくと良いでしょう。初対面の人の場合、その人の趣味や、見た目の特徴などを書いておくと、後日、話をするきっかけになります。

人によっては、名刺の表面に書き込むことに抵抗がある人もいるかもしれません。しかし、裏面に書くと、確認の度に名刺をめくる必要が出てきます。また、後述する「デジタル管理」を取り入れる場合を考えても、表面にすべての情報を集約させることをおすすめします。

もらった名刺はいつ管理するか

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もらった名刺は、できればその日のうちに管理するようにしましょう。人の記憶は曖昧なものです。会った日付やエピソードは、その日のうちは思い出せるものの、時間が経つほど思い出せなくなります。そのため、もらった名刺は「その日のうち」に管理することを心がけましょう。

1年に一度は名刺の整理をする

仕事のたびに名刺交換をしていると、想像以上に名刺が多くなってきます。

そこで、1年に一度は名刺の整理をする習慣をつけましょう。特に名刺ホルダーやノートなど、アナログな方法で名刺管理をする場合、名刺が増えてくると場所をとります。

その場合、滅多に会うことがない人は別の保管場所に移したり、一度きりしか会っていない人は思い切って処分する方法もあります。ただし、処分する場合、名刺には個人情報が記載されているので、そのままゴミ箱に捨てず、シュレッダーにかけるなどしてから処分しましょう。

名刺の管理方法

ここからは具体的な名刺管理の方法を見ていきましょう。

名刺ホルダー

名刺管理でもっとも多くの人が取り入れているのが、「名刺ホルダー」を使った方法です。クリアファイルなどの名刺ホルダーに入れるか、ボックス型の名刺ホルダーを使います(名刺ボックス)。

会社順に分けたあと、名前を50音順に分けて保管するのが基本です。

ただし、クリアファイル型の名刺ホルダーで保管した場合、50音順の途中に挿入するときに手間がかかるというデメリットもあります。その場合、ボックス型の名刺ホルダー(名刺ボックス)で管理すると、入れ替えの手間が省けます。

名刺ホルダーを使った名刺管理はアナログな方法のため、導入しやすい反面、名刺を探すのに時間がかかるデメリットがあります。キングジムが行った「名刺に関する意識調査」によると、“名刺探し”にかけている時間は「年間 約10時間」であることが分かりました。名刺探しの時間を節約したい場合は、デジタル化する方法もあります。

出典:「名刺に関する意識調査」レポート

ノート

名刺ホルダーとおなじくアナログな名刺管理の方法に、「ノート」を使った方法があります。ノートを使った名刺管理のメリットは、「コストが安い」「管理が簡単」などがあります。

名刺管理に使用するノートはA4、もしくはB5を使います。A4なら1ページあたり10枚(縦5枚×横2枚)、B5なら1ページあたり8枚(縦4枚×横2枚)の名刺を貼ることができます。書類サイズの汎用性を考えると、A4ノートを使うのがおすすめです。

ノートを使った名刺管理では、グループごとに貼っていくのがコツです。ただし、ノートを使った名刺管理では、必然的に50音順での整理はできません。50音順での整理をしたい場合は、名刺ホルダーを使うか、デジタル化をした名刺管理を行います。

デジタル化の3種類の特徴

最後にデジタル化です。近年、名刺をデジカル化して管理する方法が急速に普及してきました。

名刺をデジタル化するには、主に以下の2通りがあります。

  • スキャナなどの機器を使って名刺を取り込む(Sansanなど)
  • スマートフォン(スマホ)のカメラで名刺を撮影し、専用アプリ経由でデータ化する(Eightなど)

名刺をデジタル化して管理するメリットには、「大量のデータを持ち運べる」ことがあげられます。また、デジタル化しているため、「紛失しない」メリットもあります。さらに、画像を文字データとして登録するため、「検索性に優れている」点もあげられます。

デメリットは、初回導入時に時間がかかることです。そのため、新しく名刺をもらった人のみデジタル化をし、過去にもらった名刺に関しては、必要があって取り出したときにデジタル化するなどのルールを設けるのをおすすめします。

まとめ

もらった名刺を上手に管理する3つの方法を紹介してきました。名刺管理にはアナログとデジタルを使った方法があり、それぞれメリットとデメリットがあります。自分に合った名刺管理の方法を取り入れて、仕事をより快適に進められるようにしていきましょう。

この記事の情報は2017年09月21日のものです

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