名刺を一括管理したい!効果的な管理方法とは - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

名刺管理で見なおす働き方改革

名刺を一括管理したい!効果的な管理方法とは

投稿日:2017年12月07日

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ビジネスを続けていると日に日に増えていくものといえば、名刺ですよね。ビジネスパーソン1人あたり平均1383枚の名刺を持っているという調査結果があるくらい、名刺交換は日常的に行われる行動です。この名刺をきちんと管理することができれば、取引先の連絡先を把握することにつながり、他の社員とも顧客情報を共有しやすくなり、情報の属人化を防ぐことが可能です。

参照:92%は「名刺を捨てられない」–Sansan、神田明神で「名刺納め祭」開催

しかし、名刺は一度たまってしまうとなかなか整理が億劫なもの。名刺をラクに管理する方法はないのでしょうか?このページでは、名刺を一括管理する方法をまとめてみました。

アナログで管理する

まずアナログで名刺を管理する方法について見てみましょう。
紙の名刺をそのまま管理する場合は、「名刺ボックス」や「名刺ファイル」を使って整理するのが一般的です。

名刺ボックス(名刺整理箱)

長方形型のプラスチックケースで名刺を整理する方法です。五十音順の仕切りにそって名刺を入れていくだけなので、習慣化すれば比較的スムーズに名刺を整理することができます。

また、「新しくもらった名刺は仕切り内の一番手前に入れる」「名刺に頂いた日付を書き入れておき、一年使わなかった名刺は破棄するかファイルに移す」とルールを決めることで、不要な名刺をさくっと分けることもできます。

名刺ファイル

いただいた名刺を五十音順、もしくは時系列順に名刺ファイルに入れていく方法です。名刺ボックスとの違いは、持ち運びがしやすいことと、複数の名刺を一覧で確認できること、一度決めた名刺の順番が崩れにくいことなどが挙げられます。仕事の資料と名刺を一緒に管理したい人や、案件ごとにクライアントが変わる人におすすめの整理法といえます。

アナログ名刺管理を続けるコツは?

アナログでの名刺管理を続けるコツは、あらかじめ収納場所を決めておき、「毎日○時になったら名刺を○○に入れる」とタスク化することです。一度習慣化してしまえば、データ処理などの手間をかけることなく名刺を整理できるところがメリットといえます。

一方デメリットは、デジタルと比べて検索性に欠けるところや持ち運びに難があるところです。また、整理整頓が苦手である場合は、途中でいつのまにか整理を忘れてしまう可能性もあります。習慣が身につくまでは根気が求められる整理方法といえるでしょう。

デジタルで管理する

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では次に、デジタルで名刺を管理する方法を見てみましょう。

名刺をデジタルで管理する場合は、主に2つの方法があります。

スキャナーとパソコンを使って自分で管理する

名刺の情報をスキャナーで読み取り、変換した名刺データをパソコンで管理する方法です。自分で作ったエクセルファイルや、市販の名刺管理ソフト等を使って情報を管理します。

名刺管理アプリを使う

スマートフォンにインストールした「名刺管理アプリ」を使い、名刺を管理する方法です。スマートフォンのカメラを使って名刺データをスキャンし、スマートフォン上のアプリやクラウド上で名刺情報を管理します。

デジタルで管理するメリットとデメリット

デジタルで名刺を管理する大きなメリットは、高い検索性にあります。また、名刺管理アプリを使用した場合は、どこでも名刺をスキャンできるというメリットもあります。商談の帰り道や電車の待ち時間など、ちょっとした空き時間を見つけて名刺をスキャンできるところが魅力です。

一方デメリットは、使用するスキャナーによっては名刺のデータ化の精度が低くなる可能性があることや、すべての名刺をデータ化する手間が嫌になりやすいことなどがあげられます。デジタルでの名刺管理に挑戦する際は、はじめからスキャナー等の機材を買い込むのではなく、無料の名刺管理アプリなどを使ってデジタル名刺管理に触れてみることからはじめてみましょう。

名刺管理が働き方を変える?

名刺交換はビジネスにおける出会いの証です。それらを体系的に管理することは、これまでビジネスで築いてきた人脈を網羅的に可視化することに繋がります。
つまり、名刺管理を行うことは、自身の人脈を利用する準備を行うことだと解釈することができます。より良い人脈を活用ことは、仕事の成功に直結します。
たかが名刺管理ではありますが、ビジネスを根本から支え、働き方を変える大きな武器となる可能性を秘めているのです。

人脈を活用することで、業務の生産性が大きく変わります

おわりに

名刺を一括管理する方法をご紹介しました。
名刺管理を続けるコツは、「一度にすべてを整理しようとせず、習慣として続けられる無理のない方法を選ぶこと」です。

デジタルもしくはアナログでの管理方法を試しながら、自分に合っている方法を探ってみましょう。自分に向いていそうな管理方法が見つかったら、今日以降にもらった名刺に限り、ファイリングやスキャニングを習慣にしてみます。段階を踏みながら管理する名刺の枚数を増やすことで、データベースをスムーズに作成しやすくなるでしょう。ぜひ参考にしてみてください。

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この記事の情報は2017年12月07日のものです

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