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名刺情報を活用したマーケティングとは?

投稿日:2018年02月27日  最終更新日: 2018年03月09日
名刺や名刺交換は古い慣習なのでは?という意見もよく聞く昨今。しかしその「時代遅れ」な名刺も、使い方次第で大いにビジネスに活かすことが可能です。今回は名刺ならではの「情報」の価値をビジネスチャンスにつなげるマーケティング方法についてご紹介します。

昨今はインターネットとソーシャルメディアの普及により、誰でも自由に自分の個人情報やプライベートを発信できるようになりました。このような世情を受けて、「名刺交換よりSNSのアカウントを教えあう方がいい」「もう名刺も、名刺整理も不要なのでは?」という議論も生まれています。

しかし一見「時代遅れ」と思われがちな名刺も、使い方次第で大いにビジネスに活かすことが可能です。今回は名刺ならではの「情報」の価値や、名刺情報をビジネスチャンスにつなげるマーケティング方法などについてご紹介しましょう。

名刺が持つ「情報」としての価値

名刺には、その人の「名前」「役職」「会社名」「住所」「メールアドレス」といった個人情報が正確に明記されています。いずれもSNSやホームページなどにも記載できる情報ですが、名刺ならではの「価値」として挙げられる点が2つあります。

正確性

ひとつめの価値は、正確性です。名刺は先方に正確な個人情報を伝えるための物なので、記載する情報の正しさについては細心の注意が払われます。また、社会人の名刺の多くは企業がオフィシャルに発行したものであるため、肩書きの詐称などのリスクに遭う可能性も最小限に抑えられます。「先方の正確な情報を知りたい」という目的においては、名刺は有益なツールといえるでしょう。

根強い習慣性

ふたつめの価値は、根強い習慣性です。昨今は名刺の必要性についてたびたび議論されてはいるものの、いまだにビジネスの場では名刺交換が日常的に行われています。

個人情報がコンパクトにまとまっている名刺は、まさに潜在顧客の情報の宝庫。これが社会人の出会いのたびに日常的に交換され続けているということは、多くの企業はすでに「潜在顧客の情報を自然に収集する仕組み」を持っているといえます。

社員全員が持つ名刺の情報をひとつのデータベースに簡単にまとめるシステムさえあれば、企業がこれまで接触したすべての潜在顧客にいつでもアプローチすることが可能です。

また、「社員が日常的に受け取る名刺情報をひとつのデータベースに統合する」ことができた場合は、マーケティング活動をさらに効率的に進められるようになります。

名刺データベースを活用したマーケティング活動

マーケティング活動の主なゴールは、「顧客に自社の商品やサービスのよさを知ってもらい、ロイヤリティ(忠誠)を勝ち取ること」にあります。そのために重要となるのが、顧客との良好な関係の構築です。具体的なアプローチ方法としては、潜在的なターゲット層にメールマガジンやダイレクトメールを配信してターゲットのアクションを促したり、CRM(顧客関係性マネジメント)システムを活用して既存顧客の顧客満足度を高めたり、購買層の市場分析を行ったりといった方法があげられます。

このようなマーケティング活動を行う際に「社員が受け取った名刺情報の正確なデータベース」があれば、より効果的にアプローチを行うことが可能です。具体例をご紹介しましょう。

メールマガジン配信の場合

定期的かつリーズナブルに配信できるメールマガジンは、大勢のユーザーに一斉にアプローチしたい時に役立ちます。メールマガジンはただ配信するだけではなく、ユーザーにメールを開封してもらう(アクションを起こしてもらう)必要があります。しかしメールマガジンの一般的な開封率は約10~20%、メール内リンクのクリック率は2%程度と言われており、配信した件数の総数と比べて減少しがちです。

メール配信エラーのリスクについて

さらに、メールマガジンは「メールの配信エラー」によって開封率が下がることも珍しくありません。メールの配信エラーが起こる主な理由は2つ。
ひとつはハードエラーによるもので、メールアドレスの入力ミスやメールアカウントの削除によって起こります。もうひとつはソフトエラーによるもので、ユーザー側のメールボックスの容量超過やサーバーエラーといった一時的なトラブルに起因します。

ソフトエラーとなったアドレスは再配信によって先方に届く可能性がありますが、ハードエラーとなったアドレスは何度送ってもメールが相手に届かないため、配信先リストから除く必要があります。しかし、配信先リストの総数が膨大だとデータのクレンジングにも手間がかかるため、企業によってはハードエラーのアドレスを放置してしまうケースも珍しくありません。

このようにメールマガジンは、一斉に多くのユーザーにアプローチできるという利点もある一方で、「送っても届かない」「メールが開封されない」などのリスクも併せ持っています。

メールマガジンの開封率をあげるには?

メールマガジンの開封率やクリック率をあげるには、メールマガジンの内容を充実させる他に、「配信先アドレスの母数を増やすこと」「有用なメールリストを確保すること」などの工夫が必要です。

つまり社員全員の名刺情報のような、「自社が持っている正確かつ最新の顧客情報」が整理されていれば大きな強みになります。もちろんターゲット層から多くのロイヤリティを獲得するには、ただメールマガジンを大量に送るだけでなく、各購読者が行ったクリックや開封といったアクションに応じたアプローチ(クリックされた商品と似た傾向のサービスをメールで報せたり、商品の購入直前でカゴ落ちしたターゲットにクーポンを送ったりなど)も必要となりますが、まずはターゲットとの「接点」を作ることが重要です。

普段から社員の持つ名刺情報を整理しておけば、「自社が持つ最大公約数の潜在顧客層」をすみやかにリスト化することができ、ターゲット層へのアプローチも容易になります。また、潜在顧客層の個人情報がきちんと整理されていれば、ダイレクトメールや年賀状の配送リスト、営業先リストなどに活かすことも可能です。

あらかじめ社員全員の人脈を可視化しておくメリットについて

社員全員が持つ名刺情報をあらかじめデータベースにまとめておくことで、ビジネスで起こりがちな以下の課題も回避しやすくなります。

  • 顧客接点の見落とし
  • 社員の退職や異動にともなう顧客情報の紛失
  • オンラインの顧客情報とオフライン(名刺)で得た顧客情報が統合されていない
  • マーケティング部と営業部が持つ顧客情報が統一されていない

社員一人ひとりが持つ顧客情報を可視化させておけば、「社員の誰が、どんな取引先と接点を持っているのか」がすぐにわかるようになります。社員の退職や異動が起こった際にも、引き継ぎ漏れなどのリスクを最小限におさえられる点も大きなメリットです。その他、部署間の顧客情報の共有漏れによる損失も防げます。

膨大な名刺情報はCRM やSFAにも役立つ

加えて膨大かつ正確な名刺情報は、CRMやSFAといった営業支援システムの顧客データベースとしても活用できます。名刺は1枚だけでも有益ですが、社員全員が所有する名刺情報を整理・共有することで、会社全体のマーケティングや営業戦略にも活かせるようになります。

効率的にマーケティング活動を行うにあたって、社員が持つ名刺情報の管理は非常にメリットが大きいといえるでしょう。

名刺を体系的にデータ管理するには

しかし、「社員全員の名刺を管理する」と言っても、適切な方法が分からずに悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。名刺を複数名で共有できる「データ」として管理するには、主に3つのステップを踏む必要があります。

1つめのステップは、「名刺のデータ化」。紙の名刺の情報を、加工しやすいデジタルデータに変換します。データ化の方法は「手入力」と「スキャナーでの読み取り」などが一般的です。手入力のほうが正確に情報をデータ化できますが、名刺の枚数が多いほど膨大な作業量になるため、OCRソフト(紙面の文字を読み取ってデータ化するソフト)とスキャナーを使用して効率化をはかる人もいます。

2つめのステップは、「名刺データの分類」。取り込んだ名刺情報をデータベースとして運用するために、会社別や業種別といったルールに沿って分類します。市販のオフィスソフトでデータベースのファイルを作成する人もいますが、名刺データの分類を効率的に進めるために、専用の名刺管理ソフトやサービスを利用する人も珍しくありません。

3つめのステップは、「名刺データの更新」。取り込んだ名刺情報は月日が流れるにつれて古くなっていくため、定期的なメンテナンスが必要です。「取引先を退社した人の名刺情報を省く」「昇進した人の肩書きを更新する」「会社の移転に際して住所を書き換える」といったデータクレンジングを行い、最新の顧客情報を維持します。

現場が痛感?名刺管理の課題事例

上記で述べたとおり、名刺を体系的にデータ管理するには、「名刺のデータ化」「データの分類」「データの更新」を社員が習慣的に行わなければなりません。しかし、これらすべてのステップをノウハウなしでやろうとすると、業務を効率化させるための名刺管理が逆に自社のリソースを圧迫してしまう事態にもなりかねません。たとえば株式会社あきんどスシロー様は、秘書課の立ち上げに際して役員全員が持つ名刺のデータ化を試みたところ、以下の課題を感じたそうです。

役員は各自で名刺を管理していました。名刺ファイルに入れていたり、箱に入れていたり、輪ゴムでとめて束で持っていたりと、各自がご自身のできる範囲で名刺管理をしていました。

秘書課が立ち上がり、名刺管理に着手するにあたり、家電量販店で買えるような名刺管理ソフトを購入しましたが、スキャンの読み取り精度が低く満足のいくものではありませんでした。読み取り精度が低いことで、入力後の確認作業や手入力による修正をしなければなりません。その分の作業が増えては困ります。

引用元:秘書仲間からの紹介でSansanを導入。役員の名刺を管理する手間が、大幅に削減されました-株式会社あきんどスシロー-

名刺情報はビジネスに役立つデータですが、「名刺のデータ化」「分類」「更新」を効率化できない場合は、長期的な運用が難しくなってしまいます。

社内のリソースをできるだけ圧迫せずに名刺管理を行いたい場合は、名刺のデータ管理に必要な3つのステップをサポートする「法人向けの名刺管理サービス」の利用がおすすめです。

効率的に名刺管理を行いたいなら「法人向けの名刺管理サービス」がおすすめ

名刺管理サービスとは、名刺のデータ化や管理を一任できるサービスのことです。本来、個人で名刺管理をする際には「名刺のデータ化」や「分類」などを自分で行わなければなりませんが、名刺管理サービスを活用すれば「名刺のスキャン」を行うだけで、簡単に名刺情報のデータベース化や人事情報の収集ができるようになります。

さらに法人向けの名刺管理サービスは、全社の名刺情報を一元的に管理できるようになるところが強みです。たとえば法人向けの名刺管理サービス「Sansan」は、全社員の紙の名刺を専用のスキャン端末に入れるだけで、名刺のデータ管理に必要な「データ化」「分類」「更新」の3つのステップをすみやかに終わらせることができます。

もちろん、正確な名刺情報のデータ化のためには社員全員の協力が欠かせませんが、データ化に必要な工程が「名刺のスキャン」一点に集約されているため、社内に複雑なルールを設ける必要がありません。たとえば株式会社エコ・プラン様は、Sansanを導入した後、以下のルールを作って名刺管理の習慣化を目指したそうです。

Sansanを導入して、そこから組織定着させるのに、基本のルールを最初に作りました。
営業から帰社したら名刺をスキャンする、それからコンタクトを入力する、案件化した場合は案件を全て入力する。これを「その日に入力する」というルールを作りました。
そして、これを毎日チェックする人がいます。営業アシスタントが毎日確認し、営業マンに「コンタクト入れてくださいね。」と声をかける。そうすることで漏れなく営業マンが入力するような仕組みを作りました。今では定着し、「その日に入力する」というのが日課になっています。

引用元:Sansanは弊社にとって営業のインフラとして欠かせない存在となっています-株式会社エコ・プラン-

社内にたったこれだけのルールを作ることで、自社の人脈を効果的に可視化できるほか、ビジネスに役立つさまざまな情報を得られるようになります。Sansanの具体的な機能例をご紹介しましょう。

Sansanでできること

法人向けの名刺管理サービス「Sansan」には、ビジネスに役立つ以下のような機能が備わっています。

  • 名刺のデータ化
  • 社内における名刺データベースの共有化
  • 名刺交換をした相手の組織ツリーの自動生成
  • 名刺交換をした相手の最新ニュースの自動配信
  • スマートフォン(外出先)からの名刺情報へのアクセス
  • 正確な名刺情報の出力
  • CRMやSFといった外部サービスとの連携

Sansanには、名刺管理のわずらわしさの要因である「データ化」「データベース化」の委託に加えて、面倒になりがちな「名刺を交換した相手の最新ニュースの収集」なども自動的に行う機能がそなわっています。たとえば上記でご紹介した、自社内での名刺管理に課題を感じていた株式会社あきんどスシロー様は、Sansanの導入後に以下のようなメリットを実感したそうです。

人事異動情報がメールで配信されてきますが、これが結構助かっています。
スシローでは、これまで取引先企業の役員の異動情報などは、新聞などの媒体頼りだった部分もあるのですが、現実的には、毎日人事情報のために新聞を見る時間は確保できません。しかし、人事情報が配信されてくるので、見逃すことはなくなりました。過去、取引先の人事異動や昇進・昇格情報をタイムリーにキャッチできず、祝電のタイミングを逃したことがありましたが、現在はそのようなことはなくなりました。

引用元:秘書仲間からの紹介でSansanを導入。役員の名刺を管理する手間が、大幅に削減されました-株式会社あきんどスシロー-

このように、名刺管理サービスをうまく活用することで、「名刺管理」以外の雑務も自動化することができます。いままで社員が行っていた作業を代行するシステムを取り入れることで、社員のリソースをあけたり、ヒューマンエラーによる見落としを防ぐことも可能です。

このほか、名刺管理サービスには、集めた名刺情報を最新に保ちながら、社員が新しい顧客情報を加えていく拡張性も持ち合わせています。他の導入成功事例についても、以下のページからぜひご覧ください。

導入事例 | Sansan – 法人向けクラウド名刺管理サービス

おわりに

名刺の代わりになると言われるSNSやブログは、確かにビジネスパーソンの個性を伝えあう媒体としては強力なツールといえます。

しかし、名刺は情報量や相互性こそSNSなどに劣るものの、「個人情報がコンパクトにまとまっている」「情報の信頼性が高い」などのメリットがあり、顧客情報を集めたい時にうってつけです。社員全員の名刺情報を体系的に管理して、営業・マーケティング・企画といったさまざまな業務に活用してみてはいかがでしょうか。

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この記事の情報は2018年03月09日のものです

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