秘書は名刺管理が上手?秘書の名刺整理術 - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!
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秘書は名刺管理が上手?秘書の名刺整理術

投稿日:2014年06月18日  最終更新日: 2017年09月21日
目次はじめに秘書検定で示される基本の名刺整理ポイント効率的な名刺管理の進め方ステップ1:管理ルールを決めるステップ2:名刺管理ツールを選択するステップ3:情報を管理・更新する名刺管理を工夫するおわりに はじめに 多くの企…

はじめに

秘書は名刺管理が上手?秘書の名刺整理術
多くの企業の幹部や社長クラスになると、スケジュール管理から名刺管理まで秘書がサポートしているのではないでしょうか。秘書は企業の様々な決定権を持つ立場の人をサポートする業務のため、細やかな気遣いを必要とされます。そういったサポートのプロである秘書たちはどのように名刺を整理しているのでしょうか。今回は秘書の名刺整理のポイントについてご紹介しましょう。

秘書検定で示される基本の名刺整理ポイント

秘書業務を行う人が身に着けておくべき社会人としての一般常識やマナー、秘書業務の内容を習得するのに役立ち、多くの秘書が取得している資格が秘書検定でしょう。そしてその秘書検定では、資料管理とともに名刺整理のポイントがいくつか示されています。

・秘書以外の人も簡単に探せるように整理しておくこと
・必要な時にすぐ取り出せるように分類、整理する
・ファイルやボックスを活用して、会社名順、名前順で整理する
・公的な付き合いと私的な付き合いの名刺を分ける
・名刺の裏に、名刺の人の特徴、受け取った用件、日付を記入する
・名刺情報の変更があった場合は、修正し最新の状態を維持する
・年に1、2回大幅に整理し、不要なものは上司の許可の元廃棄する

効率的な名刺管理の進め方

秘書は名刺管理が上手?秘書の名刺整理術
上記のポイントを押さえながら、実際の名刺管理をどのように進めればいいでしょうか。一般的に、効率的な名刺管理の手順として以下があげられます。

ステップ1:管理ルールを決める

名刺を整理する上で、どのように名刺を分類、整理するかというルールを決めます。

・社名順での管理:50音順やアルファベット順で社名、部署名、役職の順で整理する。名刺の数が増えてきた場合に探しやすいというメリットがあります。
・上司の所属した年代と部署でカテゴライズ:「経理部 2002.10~2008.9」「人事部 2008.10~2010.9」といった所属した年代と部署で整理。重役ともなれば、他部署を経験してきたということはよくあります。そういった場合、時系列、部署での顧客関係などの把握しやすくなります。

ステップ2:名刺管理ツールを選択する

一般的に名刺管理方法としては、アナログの場合、箱型、ファイル型があります。最近では名刺情報のデータ管理ツールも多く登場し、インストール型の管理ソフトからクラウドサービスなど、それぞれ上司がどのようなスタイルで名刺情報を活用したいかどうかを考慮にいれながら、使い易い管理ツールを取り入れましょう。

ステップ3:情報を管理・更新する

名刺相手が昇進したり、部署異動したり、組織変更や事務所移転などなど名刺情報は日々変化します。ついつい後回しにしがちな作業ですが、いつ何時上司から「あの取引先の連絡先を教えてくれ」と言われるかもしれません。そのためできる秘書としては常に最新の状態を維持することが必要です。それにはやはり名刺情報のデータ管理が便利でしょう。例えばExcelやAccessやその他名刺管理ソフト・サービスを活用して管理することによって、データを様々な条件で検索できたり、郵送用の宛名ラベルの印刷などにも活用できます。また、常日頃から新聞やインターネットを通じて人事異動情報を頻繁にチェックすることも有効です。そこで得た情報は、まず上司や同僚と情報を共有し、名刺情報の更新に役立てましょう。

名刺管理を工夫する

名刺整理を日々やっていると、どうにか効率的に名刺管理ができないかなと、それぞれ自分のやり方に合わせて工夫されている秘書も多いでしょう。例えば、名刺の角に、年度ごとに色をつけて、古い名刺から必要のない名刺を廃棄するといった視覚的に分かり易い方法でアナログ的に整理するのも有効でしょう。細かなことでも工夫することで、作業の効率が格段に上がることが期待できます。

おわりに

秘書は名刺管理が上手?秘書の名刺整理術
いかがでしょうか。上司の業務サポートを行う秘書たちは、様々な重要資料や情報を管理し、必要な時に必要な情報を提供できるよう、常日頃から工夫しながら情報管理をしています。個人で名刺管理を行うには、秘書と同等の細やかな管理・更新作業に時間も手間もかけられないという方も多いでしょう。最近では、秘書がいなくとも名刺管理を代行してくれるサービスも登場してきているので、自分のスタイルにあったツールを活用しながら効率的な名刺管理を行われてみてはいかがでしょうか。

この記事の情報は2017年09月21日のものです

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