名刺管理で見なおす働き方改革

名刺管理はアナログもデジタルも快適にという方へ!コクヨの名刺管理ツール

投稿日:  最終更新日: 2019年11月14日
目次はじめにNOVITAαで追加も容易な名刺ファイリング名刺CamiAppで一度に複数枚をデータ化他のクラウドサービスとの連携おわりに はじめに 「名刺がたまってきたし整理しないといけないけど、どの整理方法が一番いいだろ…

はじめに

名刺管理はアナログもデジタルも快適にという方へ!コクヨの名刺管理ツール
「名刺がたまってきたし整理しないといけないけど、どの整理方法が一番いいだろうか?ファイル型、箱型、もしくはデータ化して・・・」名刺の整理方法には様々あり、自分の使い易い方法を模索しながら管理している方が多いのではないでしょうか。今回は、オフィス用品や文房具メーカーのコクヨグループ会社コクヨS&T株式会社が提供する名刺のアナログとデジタル両方の管理を快適にする名刺管理ツールについてご紹介しましょう。

NOVITAαで追加も容易な名刺ファイリング

NOVITAαで追加も容易な名刺ファイリング
名刺の管理方法の一つとしてファイリングがあります。ファイル型で名刺を管理する際に問題となるのが、例えばアイウエオ順に名刺を順に入れていった際に、後で出てきた名刺の並び替えの作業です。コクヨのクリヤーブック「NOViTAα」では、ジョイントレールを備えたファイルに差し込みする方法で整理するため、簡単にファイル単位での追加や入れ替えができます。また、同シリーズの名刺用の「名刺ファイルα」では、1冊に名刺200枚収容でき、それらのファイルを「名刺ブックα」に6冊まで収容することができます。かさばるファイルを持ち歩かなくても、外出時に必要な名刺が入ったシートだけをはずして持ち運ぶということも可能です。さらにカラフルな6色カラーバリエーションがあるため、会社別やグループ分けも自分で扱いやすく工夫することができます。

名刺CamiAppで一度に複数枚をデータ化

名刺CamiAppで一度に複数枚をデータ化
名刺ファイルα、名刺ブックαには、ファイリングした名刺情報をデジタル化するため、名刺CamiApp読み取りシートが付属しています。それぞれ4枚、8枚の名刺を読み取りシートに入れ、別途「名刺CamiApp」をダウンロードしたスマホで画像を撮影することで、自動で画像の傾きなどが修正され、1枚ずつデータ化され、クラウド上で保存されます。枚数が増えてくると一枚ずつの撮影は面倒に感じるケースも多いでしょう。そんな場合に一度に4~8枚をデータ化できるのは便利です。この製品を使うことによって、かさばるファイル自体は会社で保管しておいて、データを外出先からスマホやタブレットで自由に閲覧することが可能になります。

他のクラウドサービスとの連携

また、名刺CamiAppは、Evernoteといったクラウドサービスにも対応しています。例えばEvernoteでは、情報を自動同期でき、名刺CamiAppで「田中」を検索するとEvernoteが画像で認識した文字によって名前や会社名から「田中」が含まれる名刺を検索できる文字検索機能が利用できます。その他にもDropbox、Google Drive、OneDrive、SmartBiz+、SugarSyncへのアップロードなどができるため、自分の気に入ったツールと連携させて活用することができます。

おわりに

いかがでしょうか。名刺情報のデータ化が進んでいるとはいえ、紙の名刺自体の有効性は認識されているため、アナログの名刺交換は今後も続くと考えられています。そういった中増え続ける名刺を整理するという作業は時間も手間もかかるでしょう。コクヨの名刺CamiAppを使えば、アナログの名刺をファイリングする際に、4~8枚ずつを簡単にデータ化し、名刺ファイルα・名刺ブックαを使えばファイリング自体も容易に追加、整理ができます。アナログもデジタルもしっかりと管理していきたいという場合に、ファイリング型に付加価値機能のついたコクヨの名刺管理ツールを活用されてみてはいかがでしょうか。

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この記事の情報は2019年11月14日のものです

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