名刺管理で見なおす働き方改革

名刺データ管理で営業現場に革命を!【管理方法編】

投稿日:  最終更新日: 2019年11月13日
目次はじめに名刺とは何かアナログ管理:用途に応じてカスタマイズしやすいデジタル管理:営業の武器として使うなら、デジタル必須デジタルはアップデート機能に優れているまとめ はじめに 皆さんは名刺をどのように管理していますか?…

はじめに

名刺データ管理で営業現場に革命を!【管理方法編】

皆さんは名刺をどのように管理していますか?
管理方法は、大きく「名刺ファイルや名刺ケースに入れて紙のまま管理する」方法と、「名刺管理ソフトを活用してデータ管理する」方法に分けられます。

どちらの方法にもそれぞれ良し悪しがあり、もちろん正解はありません。
しかし、「何のために管理するのか」という観点に立てば、管理する側の状況にあわせた、より適した方法が確認できるようになります。
本稿では、何のために名刺管理するかを再確認した上で、環境にマッチした管理方法を考えてみたいと思います。皆さんが名刺管理方法についてお考えになるとき、少しでも参考になれば幸いです!

名刺とは何か

さて。ここで改めて皆様にお聞きします。
なぜ私たちは名刺を「管理」するのでしょう?束ねて輪ゴムで止めて置いておくのではなく。

それは、「名刺に書かれている情報が貴重であり、使う必要があるから」ですよね。

名刺とは、ビジネスマンひとりひとりの「個人」属性情報のカタマリです。
相手の企業情報はWebでも公表資料でも容易に確認できますが、相対するビジネスパーソン自身の情報は(この高度情報化時代にもかかわらず!)紙製の名刺からでしか得られません。

それを踏まえて名刺データ管理を考えれば「紙の上に書かれている情報をいかに効率よくまたタイムリーに活用できるか」という点がポイントになります。
このポイントに沿い、どの管理方法が効果的かを見ていきます!

アナログ管理:用途に応じてカスタマイズしやすい

名刺はもはやビジネス文化であり、仕様や規格がある程度統一されています。フォルダや名刺ケースで名刺のままアナログ管理するのでも、十分効率的に保存・活用することが可能です。重ねてローロデックスなどの名刺管理アイテムを使えば検索も容易であり、デジタルデバイスを立ち上げて、データベースを立ち上げて…とデジタル上で検索するより、「自分一人で使うならば」紙のままで使う選択もあります。

そして、アナログ管理では「手書きメモが可能」という大きな利点もあります。お客様の特徴やお会いした日付、シチュエーションなど、印象が残っているうちに面談直後に名刺の裏や余白に書き残しておけるのは便利です。

このように、自分が必要な範囲でカスタマイズして情報を保存し、利用・検索する分には、名刺のまま管理する方法でも十分に管理可能ですし、普段デジタル環境に囲まれて仕事をしているビジネスマンであればアナログで紙の質感を感じながら管理することは息抜きにもなることでしょう。

デジタル管理:営業の武器として使うなら、デジタル必須

営業の武器として使うなら、デジタル必須

一方で、組織として名刺情報を活用するとしたらどうでしょう。
チーム全員で、名刺箱を共有し、管理する…?現実的ではありません。チームで名刺情報を活用するなら、名刺情報をデータベース化し、デジタル管理する方法が便利でしょう。

データベース化を進めることで、新規開拓先であれば「とっかかり」となる人脈を見つけやすくなるともいえます。
たとえば売り込みたい商品が総務部の守備範囲であったとしても、別に総務部の人脈を見つける必要はないわけです。売り込みたい先の企業の営業、システム、サービス…。どの部署でもよいですから、総務に紹介をいただくことができればよいわけです。

この場合、とっかかりとしてお話を聞いていただく部署の方には、別途「お土産」を用意するべきです。なにも茶菓子をお持ちするわけではありません。例えば営業の方にお話をお聞きいただくのなら、当社とのタイアップによる営業先拡大提案をしたり、システムの方にお会いいただくのなら、当社が起用しているシステム会社や、システムインシデントの情報共有を持ちかけたり。
紹介していただく相手に対してメリットのあるご案内ができれば、スムーズに総務セクションの方をご紹介いただけるでしょう。

デジタルはアップデート機能に優れている

デジタルで名刺データ管理を進める場合、見逃せないのがアップデート機能です。会社は有機的な存在であり、構成要素である社員情報は常に移り変わっていきます。所属や肩書、名前やメンバーそのものの交代まで…。
名刺に日付はクレジットされていません。紙管理でアップデートを正しく管理するのはかなり手間ですし困難です。一方、名刺データ管理をデジタルに行う場合には、抜け漏れを最小限に抑えることができます。営業担当のあなた以外でも、誰か社員が名刺を頂いてこれば、組織として情報をアップデートできるわけですから。

まとめ

あなたがコンパクトな組織に所属しており、名刺情報を使うのが自分だけなら、名刺そのもので管理・活用するのもよいかもしれません。しかし、チームメンバーやセクションが複数あり、多数で名刺情報を共有する可能性があるなら、名刺データ管理はデジタルに行うことをお勧めいたします。そこから新たな営業施策が見えてくるかもしれません!

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この記事の情報は2019年11月13日のものです

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