名刺管理で見なおす働き方改革

名刺はスキャナーでデータ化!一台で完結できる「ピットレック」

投稿日:  最終更新日: 2017年09月21日
目次名刺はデータ化の時代「ピットレック」が使いやすい理由一台で完結手書きメモ機能7通りの検索機能セキュリティ対策もパソコンに接続できますまとめ 名刺はデータ化の時代 あなたは、たまった名刺の管理をどうしていますか? ひと…

名刺はデータ化の時代

あなたは、たまった名刺の管理をどうしていますか?

ひと昔前なら、顧客からもらった名刺を、名刺ホルダーや名刺ファイルに入れて持ち歩くビジネスパーソンも多かったことでしょう。

でも、最近は、名刺はデータ化して管理するのが、時代の流れとなりつつあります。

名刺を会社の資産として考え、クラウド管理サービスを導入する会社も増えてきています。

そんなとき、自分が保有する名刺をデータ化するのに便利なのが、名刺専用のスキャナーです。

各社便利な商品が発売されていますが、ここでは、キングジム社の「ピットレック」を紹介していきましょう。

「ピットレック」が使いやすい理由

ピットレック

一台で完結

ピットレックが使いやすいのは、パソコンやスマホなどに接続しなくても、これ一台で完結している点です。

もちろんパソコンに接続して、データ管理することもできますが、普段はポケットサイズのこの一台さえ持ち歩けば、名刺の管理が可能です。

本体に名刺をセットして、シャッターアイコンを押すだけで、即座に「会社名」「氏名」「肩書」「住所」など最大12項目の名刺の情報がデータ化され、登録できます。

本体には、別売りのSDカードを利用すると5000枚から6000枚の名刺を保存することができます。

手書きメモ機能

さらに、手書きメモ機能もついているので、髪形や容姿、印象など、その他の顧客の情報を自由に書き込むこともできます。

商談などで大量の名刺を一度にもらった時など、こういう機能があると、記憶に残しやすくて便利です。

7通りの検索機能

せっかく登録した名刺の情報が、すぐに検索できなければ、データ化した意味は半減します。

でも、ピットレックには以下に紹介する7通りの検索機能がついています。

  • その1 会社名で検索その2 氏名で検索その3 登録した日時で検索その4 データ化した名刺情報を最後に閲覧した日時で検索

    その5 登録してある相手と会った日を書き込んでおけば、会った日で検索

    その6 最大120のマイリストを登録できるので、マイリストで検索

    その7 キーワードで検索

これだけの検索機能がついていれば、目当ての名刺情報にアクセスするのに困ることはありません。

さらに、あまり使わない名刺情報を「倉庫」に収納して非表示にすることもできるので、検索結果が多すぎて困ることもないです。

よく使う名刺情報で、お気に入りリストを作ることもできるので、頻繁に使う名刺はすぐに情報を呼び出せます。

セキュリティ対策も

4桁から16桁のパスワードを設定できるので、もしも置き忘れたときでも、他人に覗き見られる心配はありません。

パソコンに接続できます

キングジムのホームページで、デジタル名刺管理ソフト「DA-1」をダウンロードすると、ピットレックをパソコンに接続して、データの管理・編集をすることができます。

一度に大量の名刺情報をデータ化するときなどに便利な機能もあります。

ピットレックで画像保存した名刺をパソコン上で一括登録すると、データ化の時間が大幅に短縮されます。

もちろん、ピットレックの情報をパソコンにバックアップする意味でも使えるし、「Excel」や「CSV」形式で書きだすことも可能です。

まとめ

データ化

名刺を紙のまま名刺ホルダーや名刺ファイルに入れて持ち歩く時代は終わりつつあります。

これからは、名刺情報をデータ化して、身軽で便利に効率的にビジネスを進めていくことが可能になっていくでしょう。

あなたも、名刺はスキャナーでデータ化することを考えてみませんか?

この記事の情報は2017年09月21日のものです

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