本当に役立つ「名刺管理」とは？名刺管理がはじめての方へ

「机の中にたくさん名刺がたまっているから、とりあえず整理したい」

このような動機から、名刺管理をしようと思い立つ方も多いのではないでしょうか。

しかし、せっかく名刺を管理するなら、ぜひ知っておいて欲しいポイントがあります。今回は、はじめて名刺管理をする前に知っておきたいポイントや、おすすめの名刺管理サービスについてご紹介しましょう。

今求められる「名刺管理」とは

名刺管理といえば、名刺フォルダやカードホルダーを用意し、五十音順などのルールにそって名刺を整頓するイメージが一般的です。

しかし、市販のファイルを使って名刺を整理しても、「ビジネスチャンスが飛躍的に増えた」「手間に見合うだけの効果があった」と感じる人は少ないはず。実は名刺管理で「とある工夫」をしなかった場合、名刺の保管場所を一カ所にまとめただけで終わってしまいます。

名刺を整理するのではなく「ビジネスに活かせる形に整える」ことが大切

名刺といえば、顧客情報の宝庫。そしてビジネスでは、自分が持つ顧客情報をすみやかに確認したくなるシーンが多々あります。たとえば、以下のシチュエーションが挙げられるでしょう。

• なんとなく面識のある人と会ったが、以前名刺交換をしたかどうか忘れてしまった
• 出張先で、ついでに挨拶に行けそうな取引先の住所を確認したくなった
• 顧客の新規開拓のために、自分が今持っている人脈全員に一斉にアプローチしたい
• 異動が決まったため、人脈の引き継ぎがしたい

もちろん、顧客情報を確認したくなるシーンは上記の限りではありません。自分が遭遇しやすいシチュエーションを踏まえたうえで、名刺情報にアクセスしやすい方法を選ぶことが名刺管理のポイントとなります。

現在主流となっている、2つの名刺管理方法とは

昨今の名刺管理の方法は、「アナログでの管理」と「デジタルでの管理」の2つにわけられます。それぞれの特徴について見てみましょう。

アナログでの管理

紙の名刺を紙のまま管理する、オーソドックスな方法です。収納用のファイルを用意し、五十音順や業種別といったルールに沿って名刺を整理します。

アナログでの管理のメリットは、名刺を直感的に整理しやすいことや、名刺管理のランニングコストがほとんどかからないことです。反面、大量の名刺の管理には不向きであり、携帯性や検索性に欠けるという弱点があります。

管理すべき名刺の枚数が少ない方や、取引先の名刺を携帯する必要性がない職種の人におすすめの管理方法です。

デジタルでの管理

紙の名刺をデジタルデータに変換して管理する方法です。名刺をデジタルデータ化する手間はかかりますが、情報の検索性や拡張性に優れているというメリットがあります。名刺管理とあわせて顧客情報を管理したい方や、たくさんの名刺をビジネスに活かしたい方に向いている管理方法です。

このように、名刺管理の方法にはそれぞれメリットとデメリットがあるため、自分が管理しやすい方法を選ぶのがおすすめです。管理すべき名刺の枚数を踏まえた上で選んでみてくださいね。

デジタルの名刺管理によって得られるメリット

ただ、名刺情報を最大限にビジネスに活かすには、やはり「デジタルでの名刺管理」に軍配があがります。デジタルでの名刺管理によって得られるメリットを詳しくご紹介しましょう。

紙の名刺と比べて検索しやすい

デジタルデータに変換した名刺は、紙の名刺と比べて検索性が高いところがメリットです。

また、五十音順、業種別、面会日別といった分類や並び替えも簡単に行うことができる点も魅力のひとつ。名刺データをクラウドサーバーにアップロードすれば、インターネットを通じてどこからでも情報にアクセスできるところも利点です。出先で急に顧客の名刺を確認したくなった時でも安心ですね。

情報の追記や削除が簡単にできる

デジタルデータの名刺なら、顧客情報の追記や削除も簡単に行うことができます。アポイントの履歴をはじめとして、会社の地図やいただいたお土産の写真、人事の記事など、更新すべき情報を随時追加していくことができます。すべての顧客情報を名刺情報と紐付けておけば、異動時の引き継ぎの手間を大幅に減らすことも可能です。

名刺情報の転記の手間が省ける

あらかじめ名刺情報をデータ化しているため、すべての顧客情報を営業リストやメーリングリストに転用することができます。取引先に書類を郵送したい時にも便利です。

デメリットになりやすい「名刺のデータ化の手間」は委託することもできる

ちなみに、紙の名刺をデジタルデータ化する方法としては、スキャナーやスマートフォンカメラで読み取るか、コンピューターにデータを手入力する方法が一般的です。

ただ、個人または法人の名刺管理をサポートする「名刺管理サービス」の中には、データ化を無料で代行してくれるものもあります。デジタルでの名刺管理に初挑戦する時のサポートとしても活用できるので、気になるサービスがあれば利用してみてはいかがでしょうか。

初心者におすすめの名刺管理サービス

「デジタルでの名刺管理に興味があるものの、やり方がよくわからない」という人は、名刺管理サービスの利用がおすすめです。特にスマートフォンにインストールして使う名刺管理アプリなら、すぐにデジタルでの名刺管理を体験することができます。

はじめてでも利用しやすい！名刺アプリ「Eight」

「とりあえずデジタルでの名刺管理に挑戦してみたい」という人におすすめしたいのが、個人向けの名刺アプリ「Eight」です。名刺をスマートフォンで撮影するだけで名刺管理ができることや、インターネット上でオンライン名刺を交換できることなどが特徴といえます。

また、「Eight」の大きな魅力といえるのが、名刺のデータ化を代行してもらえる点です。「Eight」では、撮影された名刺の画像をもとにしてオペレーターが情報をデータ化するため、人名の間違いや読み取りミスといったトラブルが起こりません。名刺アプリ「Eight」についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

実はセキュリティも万全！名刺アプリ「Eight」とは？

デジタルでの名刺管理が気に入ったら、法人向け名刺管理サービスの利用もおすすめ

もしデジタルでの名刺管理が気に入った場合は、「Sansan」をはじめとする法人向け名刺管理サービスの利用もおすすめです。

個人向けと法人向けの名刺管理サービスは、どちらも「名刺を管理する」という点においては同じですが、「名刺情報の共有性」において大きな違いがあります。

個人向けの名刺管理サービスは「名刺情報を個人だけで管理する」形をとっていますが、法人向けの名刺管理サービスは「全社員の名刺情報をひとつのデータベースに一元化し、人脈を共有する」ところが大きな特徴です。

つまり、自社内の誰が、いつ、どんな取引先を得たのかがわかるようになり、組織的な営業を行うことが可能になります。

法人向けの名刺管理サービスのメリットや導入事例について詳しく知りたい方は、「Sansan」公式サイトの導入事例一覧や、以下の記事をご覧ください。

「Sansan」の評判は？6,000社以上が導入している名刺管理Sansanの導入事例

おわりに

億劫に思われがちな名刺管理ですが、日頃から名刺をきちんと整理しておくことで、自分の人脈を正確に把握できるようになります。また、会社全体で名刺情報を共有することができれば、新規顧客の開拓が効率化できるほか、既存顧客のアップセルやクロスセルを組織的に狙うことも可能です。自分の人脈をフル活用できる、「ビジネスに活かせる名刺管理」をはじめてみませんか？