名刺管理サービス「アルテマブルー」とは?機能やメリット - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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名刺管理サービス「アルテマブルー」とは?機能やメリット

投稿日:2017年11月15日

ビジネスの場において、名刺交換は必ずといっていいほど行われます。あなたは、交換した名刺をきちんと管理していますか?せっかく名刺を交換しても、管理・活用ができていなければ無駄になる可能性が高くなってしまいます。

そこでオススメしたいのが、名刺管理サービスです。名刺管理サービスを導入することで、名刺情報の一元管理ができ、営業活動で活用しやすくなります。今回は、名刺管理サービス「アルテマブルー」についてご紹介します。

アルテマブルーとは?

アルテマブルーとは、キヤノンエスキースシステム株式会社が提供している名刺管理サービスです。交換した名刺をデータ化することによって、管理・活用がしやすくなります。

スキャナーやスマホ、複合機を使って簡単に名刺を取り込むことができ、確認の際もアクセスする場所を選びません。そのため、外出先で名刺情報を確認したい場合も、スマートフォンを使って簡単に調べられます。

そして、社内で名刺情報が共有されるので、自分が交換した名刺以外の情報も確認できるのがメリットです。会社の人脈をフルで活用して、営業活動ができるでしょう。

アルテマブルーの機能

アルテマブルーは、難しい機能がなく、簡単に使えるのが特徴です。では、具体的にどのような機能があるのでしょうか。今回は特に名刺管理に役立つものをご紹介します。

取り込む機能

スキャナーや複合機で名刺をスキャンすることで、手間をかけることなく名刺情報を取り込めます。また、外出先でもスマートフォンを使って取り込みが可能なため、移動中などの時間を活用できるのがメリットです。

取り込んだ名刺の入力方法は、「フルモード」と「ゼロモード」のふたつから選べます。フルモードとは、アルテマブルーの国内オペレーターが、取り込んだ名刺の情報を一つひとつ正確に文字補正するモードのこと。取り込みの精度は99%の正確さで、1枚あたり50円という料金で取り込むことができます。

一方ゼロモードとは、名刺を取り込んだ本人や社内アシスタントが文字補正を行うモードのこと。ゼロモードであれば、取り込み費用が発生しません。

このふたつのモードは、その都度使い分けが可能です。

整頓する機能

取り込んだ名刺は、使いやすいように整理する必要があります。アルテマブルーには名刺を整理するための以下のような機能が備わっています。

名寄せ

メールアドレスや会社名、氏名が重複した名刺は、クリックすることで名寄せが可能です。そのため、名刺の重複による混乱を避けられます。

同一名刺通知

自分が過去に名刺交換した相手と、社内の誰かが名刺交換をする場合もあるでしょう。その際は、同一名刺としてお知らせが入ります。そのため、自分以外に顧客と関わりがある社内のメンバーを把握できます。

名刺データ一括更新

顧客から社名変更や部署移動の連絡が入った場合、情報を一つひとつ入力し直すのは手間のかかる作業です。そこで、「名刺データ一括更新」の機能を使うことで、簡単にアルテマブルーに入った相手の情報を新しいデータに書き換えられます。

日経人事ウォッチャー連携

アルテマブルーは、日経新聞に掲載されている人事異動情報から、名刺データがある相手の人事情報を知らせてくれます。そのため、アルテマブルーを導入していれば、日経新聞でいちいち人事情報をチェックする必要はありません。相手の異動情報を逃さずキャッチできるでしょう。

使う機能

取り込んだ名刺情報はさまざまな営業活動で活用できます。

アルテマメール

アルテマメールとは、アルテマブルーに取り込まれた名刺情報の相手に、一斉でメール送信ができる機能です。わざわざ一人ひとりにメールを送る必要がないため、効率化が実現します。

活動記録

何回も商談を重ねると、商談内容などを忘れてしまうこともあるでしょう。そのような場合は、活動記録機能を活用します。活動記録とは、商談内容などを名刺に紐づけて登録できる機能です。過去の記録を重ねていけるため、営業担当が変わった際の引き継ぎもスムーズに行えるでしょう。

連携する機能

「Microsoft Dynamics 365 (CRM)」「Salesforce」「kintone」の3つのサービスと連携ができます。

Microsoft Dynamics 365 (CRM)との連携

Microsoft Dynamics 365 (CRM)とは、Microsoft社が提供する営業やマーケティングなどで利用できる統合型CRMソリューションです。(CRM:顧客との関係を構築し、売上・利益増加させるための戦略)

アルテマブルーと連携することによって、Microsoft Dynamics 365上で名刺情報の追加・更新・削除が可能になります。

Salesforceとの連携

Salesforceとは、株式会社セールスフォース・ドットコムが提供する営業の効率化を図る営業支援システムのこと。アルテマブルーと連携することによって、Salesforce上で名刺情報が活用できます。

kintoneとの連携

kintoneとは、サイボウズ株式会社が提供するクラウドサービスのこと。チーム内で共有してデータを管理したり、連絡ツールとしての役割を果たしたりするサービスです。アルテマブルーと連携することによって、kintone上でアルテマブルーに登録された名刺を確認できます。

管理する機能

アルテマブルーに取り込んだ名刺データを管理することで、さらに情報が活用しやすくなります。

権限/共有設定

会社には役員や正社員、派遣社員など、さまざまな立場の人がいます。セキュリティの観点から、全社員に公開したくない名刺情報もあるでしょう。そこで権限/共有設定を使うことによって、名刺ごとまたはアカウントごとに公開・非公開を設定できます。

利用状況確認

社内でのアルテマブルーの利用状況を、部署ごとやユーザーごとに確認できます。所有枚数などがわかるため、会社としても名刺を管理しやすいのが特徴です。

パスワードポリシー設定

名刺管理サービスは、多くの顧客情報を管理します。そのため、情報漏洩などのセキュリティの面で不安を抱える方もいるのではないでしょうか。しかし、アルテマブルーでは有効期限や文字種、最短文字数を設定できるため、より安全なセキュリティを実現できます。
(パスワードポリシー:パスワードの文字数や文字種などについての条件)

アルテマブルーのメリット

機能が充実しているアルテマブルーは、多くの企業から好評を得ています。では、アルテマブルーにはどのようなメリットがあるのでしょうか。大きく分けて3つご紹介します。

簡単に使える

アルテマブルーは、使いやすさを重視した設計がされています。専門知識などは必要ありません。そのため、導入直後から簡単に利用できるのがメリットです。

営業活動がしやすくなる

アルテマブルーには、メールの一括送信や営業日報の作成など、営業活動をサポートするさまざまな機能が搭載されています。そのため、アルテマブルーを使うことによって、営業活動がしやすくなるのがメリットです。

コンサルティングが導入をサポートしてくれる

新しいシステムを導入する際は、「使いこなせるか」「誰も使わないかもしれない」などの不安があるでしょう。しかし、アルテマブルーの導入は、事前にコンサルタントが不安や要望をヒアリングします。その内容に合わせて活用方法を提案してくれるので、自社が抱えている悩みをアルテマブルーによって解決できるのがメリットです。

また、アルテマブルーは2週間のトライアルを実施しています。そのため、実際に使ってみた上で導入をするかの判断ができます。

まとめ

売上や利益を上げるためにも、名刺情報の管理は欠かせません。社内の名刺情報がバラバラになっているならば、アルテマブルーを活用してみてはいかがでしょうか。

この記事の情報は2017年11月15日のものです

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