名刺管理で見なおす働き方改革

絶対に知っておくべき。名刺で始める働き方改革

投稿日:2018年01月31日  最終更新日: 2018年03月09日
みなさんは、名刺管理サービスにどんな印象を持っていますか?「名刺を管理する手間が省ける」といった、なんとなくのイメージの人も多いのではないでしょうか。ここでは、業務の進め方や働き方も変える可能性を秘めた名刺管理のポイントを紹介していきます。

まずは名刺が持つ価値を正しく理解しよう

名刺には、主に2つの価値があります。

名刺が持つ2つの価値

1つは、会社名・役職・名前・電話番号やメールアドレス、オフィスの住所といった連絡先など、紙に書かれた個人情報がもたらす「人物情報」としての価値。 2つ目は、出会いのきっかけ、人物の特徴やスキルセット、趣味や過去の経歴など、実際に会うことで得られる情報が物語る「出会いの証明(人脈)」としての価値です。 これらの価値は、名刺を紙のまま「連絡帳」として管理しているだけでは、十分に活用することができません。名刺をデジタル化し、データとして管理することで、はじめて業務の成果を最大化するポテンシャルが生まれるのです。 では、具体的にどのような活用方法があるか。次の章でその一部をご紹介していきます。

デジタル化した名刺の活用方法1:人物情報が生む働き方への変化

データ化した名刺の管理では、名刺交換の際に紐付いて得た相手の人物情報を、すぐに社内で共有することも可能です。この人物情報を活用すれば、以下のようなメリットが生まれてきます。

名刺を管理する煩わしさから永久に解放される

これは、名刺をデータ化することによって得られる最もわかりやすいメリットとも言えるでしょう。 机の中に溜まったままの名刺を一発で整理できるうえ、タグ機能を利用して名刺をカテゴリで分類するのも簡単です。 検索機能で目的の名刺データを表示させることもできるため、名刺探しが一瞬で済み、これまで数分かかっていた名刺探しの手間から解放されます。 各社員が個人のスマホやPCですぐにデータを確認でき、いつでもどこでも、場所や時間に制約されないモバイルワークの支援へとつながります。

メールマガジンの配信リストの増加

名刺管理サービスを利用することで、名刺交換した相手の情報が1件1件データ化されるようになります。 名刺データがそのまま配信リストにつながるので、名刺を手元に眠らせたままで配信リストを作成するのと比べると、必然的に配信リストの増加へとつながります。正確にデータ化された情報を利用すれば、誤字脱字や役職の変更など、配信リスト作成時のミスを心配する必要もありません。 関連記事

SFAのような営業支援ツールとの連携

名刺のデータは、ただ管理するだけではなく、SFAのような外部の営業支援ツールと連携させることも可能です。部門を超え、名刺のデータをそのまま顧客リストとして管理できるようになるため、会社内にあるすべての情報を営業に生かすことができるようになります。 名刺データが一次ソースになり、二重入力や情報更新の手間と時間を省くことができるため、より高い生産性が見込める組織体制の実現が可能です。 関連記事

MAのようなマーケティング支援ツールとの連携

マーケティングでも、名刺のデータは役立つアイテムの1つ。 名刺管理システムを使えば、営業が獲得してきた名刺や他部門で接点を持った相手の名刺も漏らすことなく、リードとして扱うことが可能に。これにより、1リードのあたりの情報量がぐっと増えるようになります。 さらに、名刺をスキャンするだけで情報を更新できるので、常に最新かつ正確な情報でのマーケティング行えるのも大きな利点です。 関連記事

人事異動情報など気付きの提供

スキャンするだけで名刺をデータ化できる管理サービスでは、最新の情報を社内全体で常に共有することができます。 取引相手の役職が変わったり、部署を異動したりと、保有名刺の情報が変われば、すぐに最新情報として更新、通知をしてくれます。社内全ての名刺情報が対象なので、自分以外の社員が行った名刺交換で得た人物情報も逃さず知ることが可能です。 また『社内の誰かが自分とつながりのある相手と名刺交換をした』といった会社外部とのつながりもしっかりと通知。 これらの情報をタイムリーに知ることで、営業のきっかけも増加し、一歩進んだ業務を生み出します。

デジタル化した名刺の活用方法2:出会いの証明(人脈)が生む働き方への変化

名刺管理サービスを利用した際に生まれる大きなメリットの1つが『社内の人脈が手に取るようにわかること』です。
もらった名刺を個人で保管していては気がつくことのできない思わぬ人脈や企業同士の繋がりが見えることで、働き方にも以下のような変化が表れます。

紹介営業の実現

名刺管理サービスを使って人脈情報を共有することにより、名刺に記された連絡先などの情報と一緒に『誰と誰がいつ出会っているか(誰と誰が名刺交換をしたのか)』という接点情報も社内全体で共有・確認をすることができるようになります。
情報はデータ化されているので、各個人が必要な情報だけを検索し、確認をするのも実に簡単です。

これらのデータを活用すれば、自分とは接点のない取引相手でも『社内の誰とつながっているのか』をすぐに確認することができるようになります。相手企業とつながりが多い同僚を見つけてその強みを活かしたり、社内全体の人脈を使った紹介営業を行うことも可能になってくるのです。

営業先バッティングの解消

名刺を共有すれば、部門・部署を越えた人脈検索も実に簡単です。社内のメンバーが持つ外部への人脈を逃すことなく知ることができるため、営業先で「御社とはすでに取引があるんです」と言われ、初めてその事実を知った、などの事態に遭遇することもありません。
部門を超えた人脈を活かして営業を展開していけるのはもちろんのこと、バッティングを解消し、より効率のいい営業の実現ができるようになります。

コミュニケーションが進化する

最近は、名刺情報と一緒に商談記録や接点の履歴を残すことができる名刺管理サービスも増えています。
過去の情報をすぐに確認できるようになるので『担当変更の引き継ぎがスムーズに行える』など、多くのメリットを得ることができます。
社内体制の変更などで担当営業が変わる場合も、これまでの商談の履歴や顧客との関係性が見れるため、引き継ぎの業務が驚くほど短縮されます。メッセージ機能を利用して、ほかの社員に伝えておきたい人脈情報や名刺情報をメモ代わりに残しておけば、『〇〇さんは釣りが趣味』などのポイントから営業をさらに発展させることも。
通常の名刺管理では、なかなか実現できないコミュニケーションが生まれ、組織の働き方がぐっとレベルアップするのです。

関連記事

【まとめ】名刺管理は働き方を改革への第一歩

名刺管理をしっかり行うことで、手間が省けるのはもちろん、各社員が持っている情報を『会社全体が持つ情報』として社内全てで共有・利用できるようになります。必要な情報を逃すことなく業務に生かすことは、今までの働き方を根本から変えるポテンシャルを持っているのです。
ビジネスマンなら誰でも必ず持っている名刺だからこそ、その情報を体系的に管理できるようになったときに生まれる影響は計り知れません。
「たかが名刺管理」と思わずに、業務にどのような効果が生まれるかをじっくりと調べてみれば、新たな発見があるはずです。

関連記事

名刺管理ノウハウ集
名刺を成果につなげるノウハウ集です。名刺交換で得た人脈、使いこなせていますか?
無料ダウンロード
この記事の情報は2018年03月09日のものです

この記事で使われている用語を知る

名刺管理の関連資料

名刺管理を行う上で役に立つ資料を用意しております。ぜひダウンロードしてご活用ください。

名刺管理アプリ・ソフト
の比較資料

名刺管理エクセル
テンプレート

名刺管理ノウハウ集

3分で分かるSansan

↑
気になる語句で検索してみましょう!