デジタル時代の文系マネージャーのためのリスクマネジメント - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!
名刺管理で見なおす働き方改革

デジタル時代の文系マネージャーのためのリスクマネジメント

投稿日:2018年02月15日  最終更新日: 2018年03月19日
近年、企業の情報をデータ化して管理する会社が増加。情報管理の方法が変わったことで、取るべきセキュリティ対策・リスク対策にも大きな変化が見られます。デジタル化によるイノベーションで、企業のリスクマネジメントはどう変わっていくのでしょうか。

セキュリティはますます重要に

ここ最近の組織改革やデジタル移行で叫ばれている「セキュリティの重要さ」。多くの情報がデータとして管理される流れが加速する中で、業務はどのようにデジタル化していっているのか、なぜセキュリティが重要になっているのか、を改めて振り返ってみましょう。

様々なデータが紙からデジタルに移行している

企業内が持つデータの管理の仕方がどんどん変化してきています。従来の紙資料をまとめた管理方法ではなく、データをデジタル化して管理をするという事例が増えてきているのです。
書類を整理する時間や場所を削減したり、営業日報や人事情報などをデータ化して社員間での引き継ぎ・共有をスムーズにするなど、目的や例は実に様々。
上記のような基本的なビジネス文書だけではなく、今まで紙を使ってひとつずつ見比べていたような生産情報をデジタルで管理してデータの分析を簡単に行う、社内で名刺のデータを共有する…といったように、今やありとあらゆる情報がデジタルでの管理に移行し始めています。

社会のセキュリティに対する関心が高まっている

色々なデータがデジタル化された昨今、その便利さと共に注目を集めるのがセキュリティ対策です。情報がデジタルで管理されるようになると、「様々な場所から色々な人が、手軽かつスムーズに情報を整理・閲覧できるようになる」ため、データの管理体制や生かし方がとても重要になってきます。しっかりとしたセキュリティ対策をしていなかったが故に、「外部に顧客情報が流出してしまった」「内部の人間が情報を持ち出した」などのマイナスの話題が世間を騒がせることも少なくありません。

企業が持つデータの種類は多岐にわたり、情報量も膨大なもの。法務部、営業部…など自社が持っているありとあらゆる情報は、企業の核になるものといえるでしょう。これらの情報を、対外的にも対内的にも、いかにしっかりと守ることができるか。セキュリティ対策に対する社会の関心は、ますます高まっています。

デジタルへの移行には様々なメリットが

多種多様なデータが紙管理からデジタル管理へと変化を遂げている中、「デジタル化の流れはわかるけれど、実際のところデジタルにしてどんないいことがあるの?」と感じている人も少なくはないはず。企業の持っているデータを最適な形でデジタル化することで、多くのメリットが生まれてくるのです。ここでは、その中でも代表的なものをご紹介していきます。

リスクマネジメントを通したコンプライアンスの向上

デジタル管理によって企業が得ることのできるメリットは、コストや生産性だけではありません。企業自体のコンプライアンス向上にもつながるのです。
デジタル化された情報を、会社全体で管理することにより情報の可視化が進み、透明性がぐんと向上。業務に関するデータを会社全体が常に管理・把握している状況が作られます。この可視化された状況こそが、リスクマネジメントに直結する重要なポイントとなるのです。

例えば、会社内にある名刺のデータを管理すれば「いつ」「どこで」「誰と誰が」「何のために取引をしたか」の情報が逐一残るようになります。
これにより、どの業務に対しても「どのようなプロセスを経て業務が行われたか」「誰が関わったか」が常に分かる状態となるため、粉飾決算や贈収賄といった不正行為にも抑止力を発揮するでしょう。社員が「反社会勢力とつながりはないか」といったことを調べる際にも、名刺情報に紐付いて得られる社外との接点を示したデータは活用されやすくなります。

このように、会社内にある対外的・対内的な多くの情報をデータ化して管理することで、内部監査の精度も高まり、社内に潜んでいるリスクへの回避や不祥事の予防にもつながるといえるでしょう。

その他にも、名刺データから得た情報に基づき、業績不振に陥った企業とつながりのある部署に対してこれ以上の取引を抑制させるなど、対外的なリスクマネジメントにも会社内で共有された情報は大いに役立ちます。

紙の消費量減によるコストの削減

デジタルへの移行でいちばん目に見える変化は「紙を使わなくなること」です。
紙の消費量が減ることにより、先述のように書類を仕分ける時間や保管場所を減らすことができるのはもちろんのこと、紙にかかるコストも大幅に削減することができます。ただ資料を保管するためだけに使われていた紙へのコストを削減できることは、会社にとっても大きなメリットになります。

生産性の向上

様々な情報をデジタル化することは、生産性を上げることにも大きく貢献します。
検索を使って、必要な情報をすぐに抽出することができるようになるほか、複数のデータを比べた分析を行うことも非常に簡単です。
紙のままでは奥に眠っていたままだった関連データもすぐに発見することができ、今まで見えてこなかった有力な情報やインサイトを得ることも可能になります。
実際に「生産機器のデータを収集して最適なタイミングで部品を交換、機械の寿命を延ばす」といった事例や「データを分析して得た、景気の動向に合わせて経営アプローチを行う」といったやり方も増えてきています。
従来、感覚や経験値を頼りにしていたような業務も、データを参考にしながら行うことで、しっかりとした数値や傾向に基づいたものへと変化。
自社の持っている情報を無駄なく利用することができるため、より効率的かつ合理的に業務を行えるようになるのです。

まとめ

業務のデジタル移行に伴うセキュリティ対策というと、「やらなければいけないこと」ではあるものの、実際に行う際に重いものがついてくる「少し大変な業務」という印象を持たれがちでした。
ですが、情報をデータ化することで業務の効率が上がったり、コスト削減が可能になる、企業内部のコンプライアンスが向上してリスク対策ができる、など多くのメリットを生み出すことができます。
デジタルトランスフォーメーションや働き方改革の面から見てみると、適切なデジタル化とセキュリティ対策を行うことは、社員、ひいては社内全体の生産性が向上するポテンシャルを秘めているとも言えるのです。

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この記事の情報は2018年03月19日のものです

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