クラウド名刺管理Sansan 5大機能からその魅力を探る

名刺管理から働き方を変え、収益を最大化する

法人名刺管理のSansan 5大機能からその魅力を探る

投稿日:2016年01月01日  最終更新日: 2016年06月23日

Sansanの名刺管理

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Sansanの名刺管理システムは、「名刺」つまり顧客の基本情報をクラウド上で共有化することで、ビジネスのさまざまな手助けをしてくれるものです。

Sansanは名刺管理システムとしてシェアNo.1を誇り、多くの企業が導入しています。そんなSansanの何が魅力なのかを探るべく、ここではSansanの名刺管理システムの機能について見ていきます。

機能1 名刺管理

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「名刺」の情報をクラウド上で共有するためには、まず名刺に書かれた文字情報をデータに変換しなくてはなりません。

Sansanの場合、名刺をスキャンしてSansanのサーバーに送ると、オペレーターの手作業により、ほぼ100%の精度でデータ化されます。この方法により、OCRによる名刺情報の読み取りでは、どうしても生じてしまっていた読み取り間違いや、訂正作業のために発生する余計な手間を、劇的に減らしたのです。

顧客情報をデータベース化して活用するためには、まず正確なデータが必要です。メールアドレスや会社名などに間違いがあっては、活用のための前提が崩れてしまいますから、この機能はうれしいですよね。

またSansanは、データベースにアクセスできる端末を選びません。PCだけでなく、フィーチャーフォンやスマホ、タブレットなどのモバイル端末からも利用可能です。外部からアクセスできないと、顧客情報の活用という点では魅力が半減してしまいます。

名刺情報だけでなく、例えば会食したお店や、料理やお酒の好みなどといった、顧客に関わるさまざまな情報も一緒に保存できるので、次回の接待などにも活かすことができます。細やかな心配りにきっと喜んでもらえるでしょう。

その他、電話をかけたり、地図を開いたりなどの営業マンにとって日常的な動作も、携帯端末からワンタップで行えるので、これだけども大きな時間の節約になります。

顧客や取引先に電話をかける、見積もりや資料を送信するなどの先々のタスクを、実施予定日時と合わせて書き込んでおくと、指定の日時にメールが届きます。この機能により、予定をうっかり忘れてしまうことがなくなり、仕事の精度が高まります。

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名刺がデータ化されると、検索が可能になります。社名や氏名だけでなく、他記録されたさまざまな情報を切り口に検索をかけることができるので、これまで手でめくり、一枚一枚確認していた名刺を探す手間を大幅に減らすことができます。

データの共有化により、他の担当者だけでなく、役員や上司の名刺も検索が可能になります。現在アプローチをかけている会社と、自社の誰かとの過去の接点もわかるので、営業に有効に活かすことができます。

また、全社で保有する名刺が全て共有化できるので、これまで机の中で眠っていた名刺に光をあて、一連の営業リストの作成も簡単にできますし、新規開拓にも活用できます。

機能2 CRM

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Sansanでは顧客情報をデータとして、バラバラに存在する顧客データ同士の共通項目、会社や部署、役職などの情報を突合し、顧客の組織図を自動生成することができます。

また顧客情報と、それをもともと保有していた営業担当者の情報も関連付けることができるので、社内人脈の「見える化」を実現します。

組織図の自動生成や社内人脈の「見える化」により、営業効率が高まります。

顧客情報を管理する上で最も混乱しやすいのは、同一人物であるにもかかわらず、名刺を交換したタイミングにより部署や肩書きなどが異なる可能性があるということです。社内の別の担当者がそれぞれその顧客と名刺交換をした時期が異なると、データベース上同一人物のデータが二重になったりする危険があります。

Sansanでは、「人物(姓名)」中心に情報を統合していくので、こうした混乱を防止することができます。

機能3 案件管理

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Sansanは単なる名刺管理アプリではなく、SFA的な機能も持ち合わせています。

一般的なSFAの場合、機能が多すぎると、作業が複雑なため定着しないことがあります。しかしSansanは、名刺情報に主眼をおいて機能を付加し適用範囲を広げていくので、使い勝手がシンプルでわかりやすく、定着率が高いのです。

案件管理

売上管理においては、各項目の設定や追加、集計・分析機能の柔軟なカスタマイズ化が、特別な知識がなくとも可能です。

商談記録を商談に同席したメンバーに関連付けることも可能です。

入力された商談履歴は自動的に日報としてまとまり、上司に送信されます。タイムリーに報告があがるので、上司は適切な指示を与えることができます。

全ての商談記録は取引先の人物単位で管理するため、顧客に関連する商談履歴は全て残されます。こうした商談履歴の蓄積が、営業貴重な財産となるのです。

機能4 マーケティング

Sansanはメール配信システムも有しており、メールは名刺交換した担当者名で配信できます。メルマガなど大量に配信するメールを、担当者名で送ることができれば、開封率も高まるでしょう。

またメール本文内のURLにパラメータを付加することができるので、外部のWeb解析サービスによりWEB内での顧客が何に関心を持っているかなどの分析を人物単位で行えます。

情報収集という面では、名刺に記載された情報を元に、WEB上の各種ニュースサイトから最新の企業情報を収集し、営業マンに自動で通知するという機能もあります。これで営業は、顧客に係るニュースを自分で探す手間が省け、顧客の変化について機敏に対応できます。営業上大きなメリットと言えます。

また、ニュースだけでなく、公開された人事異動も自動でキャッチし更新します。部署や役職の変更が自動でなされ、営業はその情報を元に迅速な対応をとることができます。

自動ニュース配信

まとめ

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単なる名刺管理にとどまらず、さまざまな機能を有するSansan。気になる方はぜひ一度チェックしてみてください。

ではこのような機能を駆使して、企業のどんな課題がどのように解決することができるのでしょう。次頁で徹底解説しています。

≫次頁 Sansanで解決する企業のこんな課題や悩み3選

≪前頁 【まずはじめに】営業を強くする名刺管理Sansan【導入社数No.1】※2016.3.17更新

 

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