名刺管理で見なおす働き方改革

「営業を強くする」Sansanの名刺管理の秘密

投稿日:  最終更新日: 2017年12月13日
目次はじめにSansanの仕組みSansanの特長SansanでできることSansanのセキュリティまとめ はじめに CRMやSFAなどの営業支援ツールはさまざまなベンダーから世に送り出され、その導入を検討する企業もたく…

はじめに

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CRMやSFAなどの営業支援ツールはさまざまなベンダーから世に送り出され、その導入を検討する企業もたくさんあります。同時に、せっかく導入しても長く続かなかったり、かえって効率が悪化してしまった、営業のモチベーションが低下してしまった、などと言う話も耳にします。その要因の一つに、システムが複雑で広範囲に及ぶことや、入力作業の負荷などが挙げられます。

さて、ここでSansan株式会社の提供する、「名刺」をキーとして構築されたクラウド型名刺管理システム「Sansan」を紹介します。Sansanは多くの企業や団体に採用され、大きな成果をあげ、高い評価を得ているサービスです。Sansanの仕組みや特長、そして何ができるのかについて説明します。

Sansanの仕組み

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Sansanは、机の中で眠ったままの名刺も含め、ほぼ全ての名刺情報をデータベース化します。データベース化された情報は、部署や役職を越え、会社全体で共有することができます。現在フォロー中の顧客や、顧客の意思決定に関わるキーパーソンと、過去に社内の誰かが接触していたことがわかれば、ビジネスの行方は随分と変わってくるのではないでしょうか。

Sansanの特長

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当たり前ですが、名刺情報を活かすには、名刺に書かれた情報が正しくデータ化されていることが前提となります。スマホのカメラやスキャナのOCR機能でも、ある程度の精度で名刺情報は自動的にデータ化されますが、やはりいくつかの誤りが発生します。

これを修正するのには、思った以上に時間がかかります。新しい名刺は日々の営業活動を通じて、増え続けていきます。つまり、毎日のように名刺はデータ化されていくわけです。この時、いつまで経っても読み取り間違いが続くものを使用していると、際限なく修正作業が続くということになってしまいますから、大変非効率ですよね。

Sansanの特長は、スキャナに名刺を通すだけで、ほぼ100%正確にデータ化されるということです。これは、アップロードされた名刺をオペレーターが手入力しているから。データベースの正確性は、ビジネスにおいて大きな武器になります。例えば電話番号やアドレスが一文字間違えていただけでも大きなロスを生じてしまいます。正確なデータがスピードを生むのです。

Sansanでできること

名刺情報をデータベース化することでの大きなメリットは、人脈の可視化です。従来であれば、自分がもらった名刺を、他の担当が見るということは、あまりありませんでした。ましてや、他部署の担当や役員の持っている名刺などは尚更ではないでしょうか。

Sansanの名刺管理により、基本的にはすべての名刺を検索することができるようになります。これからアプローチをかけようとする顧客の情報を事前に検索をかけることで、社内の他の部署の担当が過去に接触した履歴が見つかるかもしれません。

また、登録した名刺から顧客の組織図を自動で生成することができるのも、Sansanの大きなメリットの一つ。これにより、バラバラだった名刺情報が適切に配置され、顧客組織を把握しやすくなります。

Sansanには優れた更新機能があり、蓄積した名刺情報に基づいて、Web上から企業ニュースや人事異動情報、社内の人脈を通知してくれます。最新の客情報を他社に遅れをとることなく、スピーディーかつタイムリーにキャッチすることができます。

またSansanのシステムでは、集まった名刺情報を自動で顧客リストを作成します。また、タグ付けもできるので、例えば「展示会来場者」という条件で自動的に検索し、御礼のメールを自動配信することも可能です。これだけでも組織内の作業効率を高めることができます。

Sansanのセキュリティ

名刺情報を取り扱う以上、セキュリティは重要です。Sansanは出先や出張先から携帯端末によりデータベースへのアクセスが可能ですが、やはり、インターネットを介しての情報のやり取りになるので、とかくセキュリティは極めて重要だと言えます。

Sansanのシステムでは、取り込んだ名刺データをSansanの受信サーバに送信しますが、この時通信は全て暗号化され、安全にやり取りがされています。また、定期的なネットワークセキュリティ診断も実施されています。Sansan社内の体制として、社員は個人情報保護士の資格の取得が義務付けられています。セキュリティには非常に重きをおいているので、実際に強固なセキュリティを必要とする金融機関での採用実績も豊富です。

まとめ

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Sansanはこれまで組織にバラバラに存在していた名刺情報を一箇所にまとめ、しかもそれを誰もが営業活動に利用できるようにしました。なぜ今まで気が付かなかったのだろうと思ってしまうほどのシンプルな発想です。しかし効果は絶大です。このシンプルさがシステムの継続的な運用と、継続による大きな成果を出しているのかもしれません。

この記事の情報は2017年12月13日のものです

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