リモートワーク中の社員とのコミュニケーションを円滑にする方法 - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!
名刺管理で見なおす働き方改革

リモートワーク中の社員とのコミュニケーションを円滑にする方法

投稿日:2018年07月02日
働き方改革で注目のリモートワークを導入するにあたり、リモートワーカーとのコミュニケーションが問題になりやすい理由やコミュニケーションに使えるチャットアプリについてご紹介します。この記事を参考に、より良い結果を産み出してみてください。

リモートワーカーとのコミュニケーションはなぜ必要?

働き方改革が進められている近年、IT企業を中心にリモートワークを導入する企業が増えてきています。子育て中の女性や家族の介護がある人など、それまで退職を余儀なくされてきた人たちも可能な限り働けるようになるため、最近特に注目される働き方です。

優秀な人材や不足しがちな労働力を確保できるだけでなく、企業の経費削減にもつながることから、今後さらに広がっていくことが予想されます。

リモートワークを導入するにあたって、企業が抱える問題はいくつかありますが、中でも問題になりやすいのがリモートワーク中の社員とのコミュニケーションです。それではなぜ、リモートワーカーとのコミュニケーションが問題になりやすいのでしょうか? 今回その理由やコミュニケーションに使えるチャットアプリについてご紹介します。

まずは、なぜ問題になりやすいのかについてご説明いたしましょう。

機械的なやりとりになりがち

リモートワーカーとの連絡は、主にメールなどテキストがメインです。時々電話やカメラ通話などでやりとりをすることがあるかもしれませんが、おそらくほとんどの仕事の連絡はメールで済ませられるのではないでしょうか。となると、わざわざお互いのスケジュールを調整してまで電話やカメラ通話をする必要性もありません。

ムダを省くためにメールなどテキストのみのやりとりをするのは、もちろん問題ありませんが、用件ばかりの機械的なやりとりをあまりよく思わない人もいます。同じメールを送るにしても、一言何か添えるだけでも相手の印象はずいぶん変わるものです。時々、困っていることはありませんか?と意見を求めるようにすれば、相手は社員として必要とされていると感じやすくなります。

オーバーワークにさせてしまう

リモートワークをしている社員は、普段ほとんど会うことがないため様子が伝わりにくいという欠点があります。例えばオフィスワークなら、雑談の中から相手の様子がわかったりしますし、顔色からその日の体調などをうかがい知ることができますが、リモートワーク中の相手にはそうはいきません。

例えば、オーバーワークになっていたり、精神的な負担が大きくなっていたりしても、相手から言われなければ、なかなか気付くことができないのです。メンタルケアも含めた配慮がこまめに必要であることを忘れないようにしなくてはいけません。

疎外感を感じさせてしまう

リモートワーク中の社員の中には、疎外感や孤独感を感じやすい人もいます。例えば、納品した仕事について何も連絡がないことに不安を感じる人は少なくありません。納品された仕事がどうであったのかなど、進捗を含めこまめに連絡をしたほうが相手も安心です。他にも、オフィス勤務をしている人たちだけで仲良くしていたり、食事に行ったりしたことがわかると、仲間に入れてもらえていないと思い込む人もいます。共有しているメールやグループチャットの中でのコメントには気を付けましょう。

成長意欲が失われる

用件のみやりとりでは、リモートワーク中の社員のモチベーションが低下する可能性もあります。リモートワーク中の社員は、顔を合わせない分、自分の行った仕事がどのような評価を受けているのかと気にします。特別コメントもなければ、ダメだったのかよかったのかもわかりませんよね。

なかなか評価をもらえないうえに、仕事を一方的に振られるだけではモチベーションも低下して当然ではないでしょうか。

評価というのは、決して褒めなくてはいけないというわけではありません。いいのか悪いのかわからないことに強く不安を抱くので、リモートワーク中の社員が行った仕事に関しては、必ず何か一つコメントを送るようにするのがおすすめです。

リモートワーカーとのコミュニケーションで使えるチャットアプリ3つ

メールでは機械的になりがちですが、チャットアプリなどを使えば会話をしているようにテキストでコミュニケーションが取れます。リモートワーカーとのコミュニケーションで使えるチャットアプリは、次の3つです。

ChatWork(チャットワーク)

ビジネスコミュニケーションに特化したチャットツールとして、160000社以上の企業が使用しているのがこちら、ChatWorkです。

チャット機能はもちろん、ファイル送信やビデオ通話、タスク管理機能などが使えます。

Slack(スラック)

2013年にアメリカでスタートしたビジネスコミュニケーションに特化したチャットツールで、最近では日本でもIT企業を中心に導入件数が増えています。Slackの魅力は、個別のカスタマイズが豊富な点や、各種SNSサービスとの連携ができる点です。複数のチャットアプリやメールを確認しないといけないとなると、見落としが起こりやすくなりますが、Slackで一括管理をすればそういったミスも少なくなるはずです。

Todoist

タスク管理の方法は人それぞれですが、おすすめはこのTodoistです。タスク管理だけでなく、タスクを他の人と共有でき、コメントも送り合えるためリモートワーカーとプロジェクトを進めるのに便利です。タスクが完了すると、次の人へ自動的に知らせることもできます。GmailやOutlookなどのメールと連携できたり、DropboxやGoogleドキュメントとデータを共有させたりすることもできます。

こんな時は要注意!リモートワーカーへのケアが必要なサイン

リモートワーカーと仕事を行う中で、次のような傾向が見られたら、リモートワーカーの負担が増えすぎているかもしれません。業務調整やメンタルケアが必要なサインをご紹介しておきましょう。

返信や納期が遅れがちになる

仕事の納期が遅れがちになったり、返信が遅くなったりし始めたら少し注意が必要です。業務量が多すぎてしまい負担になっている可能性もありますし、何か悩み事や家族のトラブルなどで精神的な負担があるかもしれません。

オフィス勤務の人たちよりも優しく接した方がよいわけではありませんが、SOSサインの一つかもしれないということを頭の片隅に入れておきたいですね。

連絡が深夜中心になる

リモートワーカーの勤務時間はあえて設定せずに、仕事の成果のみで評価するという方針の企業も少なくありません。しかしながら、リモートワーカーが深夜を中心に仕事を行っている場合は特に注意が必要です。深夜労働は、やりすぎると体調不良の原因になります。

外注スタッフの場合は自己責任の範疇ですが、社員であるリモートワーカーの場合は、体調を崩さないよう指導の必要性も検討しましょう。もし万一家庭の事情で止むを得ず深夜勤務になっているとしたら、業務量を調整するなどして、昼間の時間帯に作業できる環境づくりをサポートしなくてはなりません。

仕事の質が落ちてきた

納品する仕事の品質が落ちてきたときも要注意です。仕事の質が落ちるということは、リモートワーカーの仕事に対するモチベーションが低下している兆候か、もしくは業務量過多で過労状態になっている恐れがあります。優秀な社員が身体を壊してしまう前にケアが必要です。

モチベーションが低下しているせいで仕事の質が落ちている場合は、仕事や働きかたに対しての不満や仕事に対する評価などを伝える機会を設けるようにしてみましょう。

まとめ

リモートワークという働きかたは、企業や働き手の双方にメリットがあり今後ますます広がっていくことが予想されますが、記事の中で紹介したようにコミュニケーションの取り方が非常に難しく、細やかなフォローが求められます。コミュニケーションツールを活用したり、定期的にビデオチャットなどで相手の様子を確認しながら仕事を進めたりして、お互いに気持ちよく仕事ができる環境作りをすすめたいですね。

この記事の情報は2018年07月02日のものです

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