名刺管理サービスから考える、ストレスフリーな働き方改革とは - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!
名刺管理で見なおす働き方改革

名刺管理サービスから考える、ストレスフリーな働き方改革とは

投稿日:2018年03月13日  最終更新日: 2018年03月13日
世には多くの働き方改革を推進するサービスがあります。しかし、いざ導入すると操作方法が分かりづらく、逆に働く人のストレスを招いてしまうケースも。今回は、本当に利用者が使いやすいサービスについて、名刺管理サービスのSansanの事例を題材に考えます。

働き方改革を成功させるキーワードは「ストレスフリー」

ここ数年で働き方改革はどんどん進み、様々な新しいツールを導入する企業が増えていますよね。しかし、いざ使ってみると操作方法が煩雑で分かりづらかったり、利用開始までのステップが多くて面倒になってしまったり…と、生産性を高めるツールのはずが、逆に働く人のストレスを招いてしまい、業務に余計な時間がかかる原因となってしまうことも少なくありません。今回は、名刺管理ツールのSansanを参考に「ストレスを排除して業務スピードが上がった」という事例をご紹介していきます。

ストレスを排除することで生産性が上がった事例

実際に仕事をしていく上で「ストレスを排除する」というのはどういうことなのか、それにより企業の生産性にはどんな効果が現れるのか。名刺管理ツールSansanによる事例をまとめました。

1.名刺のデータ化がとにかく楽

Sansanのデータ入力は、名刺をスキャナーに通すだけ。名刺に書かれた名前、連絡先、所属先、役職まで自動で読み取り正確なデータベースを構築してくれます。更新作業も同様に、新しく交換した名刺をスキャナーに通すだけです。
「従来の名刺管理ツールでは、更新を手作業で行う必要があるといったことに細かなストレスを感じていたけれど、スキャナーに通すだけのデータ化はとにかく楽だ」と体験談があるように、データ化の作業が従来に比べて格段にスムーズに変化。情報量の多い名刺のデータをいちいち手作業で入力する手間がなくなり、事務作業取られる時間を削減できるように。
加えて、データ化された名刺の検索が簡単にできるという点も、働く上でのストレス排除に大きな効果をもたらしています。

私自身、今までいろいろな名刺管理ソフトを使ってきましたが、パソコンの前でしか見られない、他の社員と共有できない、更新を手作業で行う必要があるといったような、さまざまな点にデメリットや細かなストレスを感じていました。Sansanならスキャナーに通すだけで正確なデータベースが構築されます。その点が一番だと思います。
引用元:200年、300年と続くいい会社を創りたいお客様との関係づくりのために、Sansanは欠かせないツールです-河合製氷冷蔵株式会社-

自分以外の社員が交換した名刺のデータもクラウド内に入っているSansanでは、「自分+他の社員の名刺ファイルを常に持っている状態」を保っているようなもの。他の社員が持つ名刺情報を知りたいときも、Sansanの検索機能を使い、手元のスマホで目的のデータをすぐに見つけることが可能です。
実際に導入した企業でも「訪問の指示をするときに名刺ファイルから名刺を探して、渡して…と作業していたのが、『Sansanで登録しているから検索して』だけの一言で済み、仕事のスピードが上がった」という声が聞かれました。

今まで手帳やケースに入れて持ち歩いていたものを全てスマートフォン1つで見ることができるようになりました。また、自分のものだけでなく、他の社員の名刺情報も見ることができるようになりましたので、自分と他の社員の名刺ファイルを持って、外に出ているような状態になることができました。また、訪問を指示するときも、かつては名刺ファイルから名刺を渡すところから始めていましたが、今は「Sansanで登録しているから検索して」の一言で済み、仕事のスピードが上がりました。
引用元:200年、300年と続くいい会社を創りたいお客様との関係づくりのために、Sansanは欠かせないツールです-河合製氷冷蔵株式会社-

2.思いもしなかった情報が入り、気づきを生むことで、自然に行動が生まれる

名刺管理ツールで社内全体の名刺情報を共有することは、名刺を個人管理しているだけでは触れなかった情報が入ってくることにもつながります。社内全ての名刺がオープンになることで、今まで見えてこなかった人脈情報や外部との接点に気づくことができるようになるのです。
これによる効果は非常に大きく、Sansanを利用している出版社の方は、導入前に比べて「社員の働き方が受動的なものから能動的なものに変化した」と感じるのだそう。名刺情報を共有してから、上司の知り合いに部下が問い合わせに直接行くといった、社員が自らお客さんを取りにいく積極的な業務が増え、社内のコミュニケーションにも変化が生まれたと言います。
ほかにも、取引相手の転職・異動情報といった最新情報が入るようになって相手とのコミュニケーションが進化した、引き継ぎ作業などもスムーズに行えるようになった、という事例や、別部署とのやりとりが可視化・共有されて企業のクライアントを多重的にフォローができるようになった、など多くの効果が表れています。

社員の働き方が受動的なものから能動的なものになったと感じます。Sansanで他の社員の名刺が見られることで、社員それぞれがいろんな企業に興味を持ちはじめました。全員の名刺がオープンになったので、お客様の情報を自分で取りにいけるようになったんですね。上司の知り合いのところに部下の方が自分で問い合わせにいくとか、他の人の名刺を見て自分たちから営業に行くという流れができはじめていて、変化を感じます。
引用元:複雑だった社内の人脈が可視化され部署内のコミュニケーションが活発になりました-株式会社講談社-

別の導入企業では営業の際、住所検索からその地域の取引先をピックアップすることでスムーズな営業訪問が可能になった、というケースもあり、外出先から手軽に新たな情報を得られることも、スムーズかつ積極的な業務につながるポイントのひとつと言えるでしょう。

商談をしていて「あっ!こんな風に営業かけると良いんだな」と思うと、その足で予定してなかった他のお店にも営業をかけに行きたくなる。その場合、Sansanで検索することで、その地域で取引先があと何軒あったっていうのが住所で追えるし、飲食店も一覧で出せるので、無駄な時間がかからず、速やかに営業訪問ができるようになりました。
引用元:約3,000通のメルマガに対して返信は300通。高い返信率もSansanの優れた点だと思います-かわにしの丘 しずお農場株式会社-

3.これまで時間がかかっていた業務が一瞬に

Sansanの導入によって名刺情報を幅広く活用することができ、業務のスピードがアップして効率的になったとの声も多く聞かれています。
メールマガジンを配信する際、メールを送る人単位にアドレス・宛先・名前の確認を人の目でしてから1件ずつ送信という形をとっていた企業では、Sansanの機能を活用し、配信作業の時間が大幅に短縮。丸1日かかっていた作業がたった5〜10分で完了できるようになったのだとか。
ほかにも、顧客リストの作成など、正確な情報を必要とする事務作業の多くがSansanの機能により楽に行うことができます。すべて名刺の情報に基づいてリストが作成されるので、精度が高く、正確でほぼミスのないリストを作ることが可能です。そのため、作成後のチェックにとられる時間も減り、今まで時間のかかっていた業務の煩わしさからも解放されます。

当社では、各部署ごとに営業戦略を打ち出しています。たとえば、イベントに効果があると考え、イベントを中心に活動している部署もあります。これは顕著な例で、このような部署では集客にメールマガジンを使っているのですが、それまで丸1日かかっていた配信作業が、5~10分に短縮されたといいます。
引用元:心のブレーキが外せて能動的なアクションにつなげられたのは導入の効果として大きいです-伊藤忠テクノソリューションズ株式会社-

別の企業では「情報のやりとりがスピーディーに行えるようになった」という意見も。新しい情報が自動的、継続的に更新されていくSansanでは情報収集にかかる時間を大幅に削減できます。さらに、営業訪問した商談の記録をSansanに入力するなど、社内の情報を素早く共有できるようになることで、本社や別拠点とのやりとりにタイムラグが減少。社内の業務にも効率的な変化が生まれるのです。

営業が韓国に出張に行き、現地でSansanに商談情報を入力。そこにはサンプルの必要性がレポートされていました。その情報が技術職にも共有され、営業が帰国したときには、もうサンプルができあがっていました。たった2、3日の話です。そのスピード感に、私自身も驚きました。
引用元:Sansan 導入は社長賞モノ! 情報収集の時間が圧倒的に短縮され すばやい経営判断ができるようになりました。-大成ファインケミカル株式会社-

【まとめ】
『働き方改革』と聞くと、残業代の削減やテレワークの推進といったワードが思い浮かびがちなもの。ですが、「ストレスのない労働環境の整備」は、働く人のモチベーションアップや生産性の向上など、企業と社員の双方に多くの面でメリットをもたらします。今後、働き方改革を進める上での重要な視点のひとつになりそうです。

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この記事の情報は2018年03月13日のものです

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