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名刺管理で見なおす働き方改革

初期費用無料ではじめられるクラウドシステム「名刺BOX」

投稿日:2013年07月10日  最終更新日: 2017年09月21日
目次名刺BOXシステム利用は無料だが、有料オプションで名刺登録も依頼できる大手企業のシステムだから、安心感・安定感も抜群重複チェックで登録不備を回避システム面での機能も充実まとめ 名刺BOX 製品名:名刺BOX 開発元:…

SaaS型の名刺管理システムは、そのほとんどが有料で提供されている。場合によっては初期費用が必要となることもあり、コスト面で導入を諦めている人も少なくないだろう。しかしコストを抑えようと無料や低価格システムを探すと、今度は機能やセキュリティなどが満足のいくレベルに達しない懸念もある。そんな中、データ登録を自分で行えば費用が一切発生しないという名刺管理システムがある。

システム利用は無料だが、有料オプションで名刺登録も依頼できる

無料で利用できる名刺管理システムとはいえ、管理できる情報は細部まで行き渡っている。

氏名・住所といった基本情報に加え、部署の複数入力や画像登録も可能。相手・状況によって登録した情報は異なる場合もあるので、登録項目については申し分なさそうだ。

名刺のデジタルデータをクラウド環境へアップロードすることで、情報の閲覧・検索・整理が可能な名刺BOX。登録した情報は、ユーザー間で共有する事も可能だ。ただ実際に大量の名刺データを登録するのであれば、有料のオプションを利用する方が良いかもしれない。なぜなら、そもそも名刺管理では「入力・登録の手間が掛かる」ことを不満に感じる人も多いからだ。

名刺BOXは、オプションとして名刺の登録作業も代行してくれる。登録のために郵送した名刺は後で返送してくれるシステムであり、登録日数なども明確に記載されている。1枚50円とコストも決して高くはないため、安心して名刺登録を依頼できるだろう。手間とコストとの双方を考え、最適な利用を検討したい。

大手企業のシステムだから、安心感・安定感も抜群

この名刺BOXを運営しているのは、上場企業であるインフォコム社だ。上場から10年以上が経っており、システム開発・保守などには定評がある。そのため、サービスの安定性なども安心できるだろう。
特に名刺には大切な顧客情報が含まれているものなので、データの扱いには慎重に鳴らざるを得ない。加えて、「どこに情報を預けているか」は運営会社への信頼度にもよるところなので、その点はクリアしている。

重複チェックで登録不備を回避

データ登録を依頼する際には、渡した情報のセキュリティ面と登録情報の正確性がポイントとなる。

まず正確性については、オペレータが登録の際に二重チェックを行っている。入力時に誤った部分があっても、再度のチェック段階で修正がされる仕組みだ。どうしても人が行う作業には100%を求められるものではないので、その対策として取り組まれているのだろう。
またデータのやり取りについては、全てSSL通信。またデータセンターは自社システムを利用するなど、個人情報の扱いをはじめセキュリティの徹底した姿勢が見受けられる。

システム面での機能も充実

名刺情報が多くなると、必要なデータがどこに行ってしまったのか分らなくなることがある。その際、ボックス機能などを使えば保存場所を決めておけるので便利だ。

例えば同じ会社に複数の担当者がいる場合には、会社名のボックスを作ってひとまとめにしておくといったことができる。これなら、必要なデータを見つけるのも容易だろう。

サイト内の機能全般についても、無料とは思えない充実振りだ。
GoogleMAPや乗換案内との連携、企業情報ニュースの配信、さらにスマートフォンにも対応しているなど、ビジネスシーンで必要な機能は一通りありそうである。システム上からメール送信なども可能なので、メーラーソフトと2つを参照・操作する手間もない。また名刺情報を共有している相手には、更新情報も自動で通知される。肩書きや部署が変わるということは良くあるので、誰か1人が相手に関する情報を管理すれば済むわけである。

まとめ

セキュリティ面だからこそという理由もあるかもしれないが、例えばCRMなど外部システムとの直接連携はできない。ただし利用端末には一切のデータが残らないので、セキュリティを重視する場合であればむしろメリットとも言えるだろう。
ただし登録された情報は、必要に応じてCSV形式でのダウンロードが可能。全くシステム上から外部へデータが取り出せないということではなさそうだ。
無料利用が可能なので、気軽に試せるのは嬉しい。これなら企業だけでなく、個人事業主などでも活用できるだろう。

この記事の情報は2017年09月21日のものです

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