名刺管理で見なおす働き方改革

Macユーザー必見!仕事の効率化を図る名刺管理ソフト

投稿日:  最終更新日: 2019年11月19日
Macで使える名刺管理ソフトを探しているものの、どのソフトが対応しているのか、また、どれを選べば良いのかわからずに困っていませんか。Windowsに比べてソフトの数が少ないので、仕方なくExcelなどで名刺管理している人…

Macユーザー必見!仕事の効率化を図る名刺管理ソフト

Macで使える名刺管理ソフトを探しているものの、どのソフトが対応しているのか、また、どれを選べば良いのかわからずに困っていませんか。Windowsに比べてソフトの数が少ないので、仕方なくExcelなどで名刺管理している人もいらっしゃるのではないでしょうか。

しかしExcelによる管理は手間がかかるだけでなく、名刺管理ソフトのような汎用性もないため、仕事の効率性を下げてしまう恐れがあります。

そこで今回は、Macで使用できる名刺管理ソフトの選び方と、おすすめサービスについてご紹介します。

 Macで仕事の効率化を図るための名刺管理ソフトの選び方

Macで使用できる名刺管理ソフトは数が少ないため、「使えるなら何でもよい」と選んでしまう人もいます。しかし、本当に使えるものを選ばないと、さらに仕事の効率を下げてしまうことにつながる恐れがあります。

そこで、名刺管理ソフトを選ぶ際に押さえておくべきポイントを3つご紹介します。

1. セキュリティ

名刺には様々な個人情報が詰まっています。万一情報が流出してしまうと、名刺を頂戴した相手に多大な迷惑をかけてしまうだけでなく、企業の信用を落とすことにもつながってしまいます。

お客様の情報だけでなく、自社の信用を守るためにも、セキュリティ対策がしっかり行われているものを選びましょう。

セキュリティの高さを見極めるためには、以下を確認するのがおすすめです。

  • 提供企業がプライバシーマークを取得しているか
  • 高い暗号化技術が用いられているか

2. 手間がかかるかどうか

すべての名刺管理ソフトが、手間のかからないものとは限りません。例えば、必要以上に機能が多かったり使い方がややこしかったりすると、使用にあたり手間がかかってしまい、逆に仕事の効率性を下げてしまう恐れがあります。

必要以上に多機能なものを選ぶよりも、目的や用途を踏まえた上で、最低限必要な機能のものを選んだり、シンプルな使い勝手のものを選んだりするのがおすすめです。

3. 価格

高価格帯のものが必ずしもよいものとは限りません。中には機能が多すぎて使いこなせなかったり、自社の営業スタイルとマッチせず、うまく運用できなかったりする場合もあります。

価格は機能を確認した上で、自社にマッチしているかを判断してから、費用対効果に見合うものかどうか判断する流れのほうがよいでしょう。

使い勝手がわからない場合、トライアル版が配信されているなら、一度部署単位で試してみると良いでしょう。

Macで使えるおすすめ名刺管理ソフト2選

上記のポイントを踏まえた上で、今回はMacで使えるおすすめの名刺管理ソフトを2つご紹介します。

CardMinder(富士通)

専用スキャナを使って、名刺情報を読み取ってくれる名刺管理ソフトです。日本語や英語以外に、フランス語や中国語、ロシア語など11カ国語の名刺を読み取ってデータ化することができます。

また、手書きしたメモも一緒に管理することができることもポイントの一つ。相手の印象やタスクなどをメモ書きすることが多いなら、きっと役立ってくれるはずです。

その他にも、「筆王」(ソースネクスト)などの筆ソフトと住所を連動できるというメリットも。年賀状や郵送で案内を出す際に重宝しそうですね。

USB名刺管理スキャナ400−SCN005N(WorldCard Scan)

小さなスキャナをUSBで接続するだけで、名刺データを自動登録してくれるソフトです。1枚約3秒でスキャンできるという点や、24カ国語に対応しているという点、お値頃価格という点など、小さいながらも使える機能が揃っています。

優良ですが、読み取った情報は、モバイルアプリ「WorldCard」からチェックすることも可能です。スモールビジネスや個人経営など、大きなスキャナを購入するのは避けたい人や、どこでもスキャンしたい人などにおすすめです。

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Macならクラウド名刺管理サービスもおすすめ

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Macで名刺管理するなら、クラウド名刺管理サービスを利用するのもおすすめです。クラウドで情報を管理するので、どこでもデータを確認することができます。

また、スマートフォンやタブレット向けのアプリが同時配信されているものも多いので、出先で名刺情報をデータ化することも可能です。

Sansanなら99%の精度でほぼ間違いなくデータ化

例えば法人向け名刺管理サービス「Sansan」なら、名刺データをオペレーターが手入力してくれるので、データの変換間違いがほとんどありません。

また、名刺データを元に顧客データベースを自動構築できたり、一括メール配信できたりなど、メリットも盛り沢山。クラウドなので、パソコンの容量を心配する必要もありません。

中小企業はもとより、名だたる大手企業から省庁、銀行、大学など6,000社以上への導入実績があることもポイントのひとつ。Macで名刺管理を行うなら、ぜひクラウド名刺管理サービスも検討してみて下さい。

おわりに

Macは利用できる名刺管理ソフトが少ない分、厳選して選ぶ必要があります。今回ご紹介したポイントを踏まえた上で、クラウド名刺管理サービスも合わせて検討してみてはいかがでしょうか。

この記事の情報は2019年11月19日のものです

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