名刺管理で見なおす働き方改革

組織活性化の取り組みポイント|社内を変える改善施策・手法とITツール活用を解説

投稿日:  最終更新日: 2020年02月06日
企業にとって、将来にわたり事業を継続していくためには、組織活性化は不可欠な取り組みです。働き方改革や人手不足など、大きく変容している社会背景の中で、近年、改めて組織活性化が注目されています。 しかし、具体的に組織を活性化させるためには何をしたら良いのでしょうか?取り組みにはどのようなポイントがあるのでしょうか? ここでは、企業において組織活性化が求められている背景や、職場活性化のためのポイントをご紹介します。

組織活性化

いま求められている企業の組織活性化とは

企業における「組織活性化」とは、「企業という組織の一員として、個々のメンバーが共通の目的に向かって、主体的に活動するように方向付けること」だと言えます。

現在、誰もが活躍できる社会を目指す「働き方改革」が進められています。その中で企業や組織に「組織活性化」が求められており、多くの企業がそれを実現しようとしています。組織活性化が求められている背景として、働き方改革の目的のうちいくつかが組織活性化により達成できる点にあります。

具体的には次の2つが挙げられます。

  • 生産性向上
  • 個々の希望や事情に合わせた多様な働き方

そもそも「組織が活性化している」とはどのような状態を指すのでしょうか?次項以降で少し詳しく見てみましょう。

組織が活性化している状態とは

組織が活性化している状態の例として、次のような点が挙げられます。

  • メンバーの間で情報と意識の共有がされている
    企業という組織の一員として、個々のメンバーが、等しく業務を行うための共通した情報と目的意識を持っている状態です。
  • 全メンバーが共通の目標を持っている
    ミッションや年度目標など企業全体・自部署の目標について、個々のメンバーが共通の目的に向かって等しく理解している状態です。
  • 個々のメンバーのモチベーションが高く全体のモラルも高い
    個々のメンバーが高い参加意識を持っており、主体的に活動し、チーム・会社全体でも高い士気を持っている状態です。

組織停滞と活性化させる必要性

理想と現実とを見比べると、課題を発見することができます。前項の「組織が活性化している状態」をあるべき姿としたとき、どのような状態が「組織活性化が停滞している状態」で「組織の活性化が必要な状態」なのでしょうか。活性化している状態の逆を考えてみましょう。

  • メンバーの間で情報と意識の共有がなされていない
    個々のメンバーが、業務を行うための共通した情報と目的意識を持っていない状態です。業務に関してメンバーが入手している情報や資料がバラバラだったり、担当業務を行う意味や目的への理解に差異が生じています。
  • 全メンバーが共通の目標を持っていない
    ミッションや年度目標など、企業全体・自部署の目標を個々のメンバーが理解していない状態です。事業計画や事業方針、売上計画などに基づいて示される業務目標が明確でなかったり、メンバーの間での認識が違ったりすることで、業務への取り組みに温度差が生まれてしまいます。
  • メンバーのモチベーションが低く全体のモラルも低い
    個々のメンバーの参加意識が低く、全体でも高い士気を持っていない状態です。経営方針や組織運営、人事評価への理由のない不満、職場内のいじめやハラスメントなど、職場環境の悪化にもつながります。

組織がこのような状態にあると、共同で業務に当たるための情報や意識がないため、業務を進めることそのものが困難になります。共通の目標がないため、ゴールが分からずやるべきことも分からなくなる上、モチベーションが低いために、活動が停滞して消極的な組織となります。

組織づくりの原則と組織課題を分析する3要素

  • 専門化の原則
  • 権限責任一致の原則
  • 統制範囲の原則(スパンオブコントロール)

 

  • 専門化の原則
    仕事は役割を分担して行うのが原則です。仕事の分業化と言い換えることもできます。これにより、一人ひとりが自分の役割に専念することができます。その結果、知識や能力を向上させて効率的な業務の遂行が可能になります。
  • 権限責任一致の原則
    与えられた役割には、役割に応じた権限と責任を与えるという原則です。このとき、権限と責任の大きさを一致させるのが基本です。場合によっては「権限>責任」とするべきケースもあります。若手に権限を与えてチャレンジさせ、上司がその責任を負う場合です。
  • 統制範囲の原則(スパンオブコントロール)
    「統制範囲」は管理の幅と言い換えることができます。例えば、1つのチームや部門で、上司1人が管理できる範囲の人数の部下を監督させます。適切な人数でないと、管理しきれなくなったり、過剰な管理が発生してしまいます。

組織課題を分析するための3要素

著名なアメリカの経営学者チェスター・バーナードによると、組織成立には次の3要素があります。

  • 共通目的
  • 貢献意欲
  • 意思疎通

これらは相互作用して強化し合うシステムを作ります。うまく機能すると組織が成立し、その後はスパイラル式に組織活性化が加速します。

それぞれ、もう少し詳しく見てみましょう。

  • 共通目的
    経営者によって明確にされた共通の目的をメンバーが持っているということです。目的が明確でない場合、メンバーが何をしたらいいのか分からなくなってしまいます。
  • 貢献意欲
    共通目的を達成させようとする意欲をメンバーが持っているということです。メンバーに貢献意欲がないと、目的は達成されることがありません。
  • 意思疎通
    情報・意思・意見が伝達できる円滑なコミュニケーションが取れるということです。メンバー間でコミュニケーションが図られなければ、同じ目的を達成することは不可能です。

課題の分析としては、上記3つのどこに問題があるのかを明らかにすることが重要です。

その際、次の3つの問いを立てて分析すると良いでしょう。

  • 目的を共有できているか、できていないなら、それはなぜか?
  • 貢献意欲を十分に引き出せているか、できていないなら、それはなぜか?
  • コミュニケーションを阻害する要因を排除できているか、できていないなら、それはなぜか?

組織を活性化させるための取り組みのポイント

組織を活性化させるための取り組みのポイント

組織活性化のための具体的な取り組みとしては、次のようなものがあります。それぞれの取り組みのポイントをご紹介します。

なお、具体的な取り組みには、さまざまな方法があります。やみくもに「これをやらなければならない」ということではなく、自社の環境に合った取り組みを事前に検討し、改善していくことも大切です。

  • 社員・スタッフ個人のモチベーション向上
  • 職場コミュニケーションの円滑化(報告・連絡・相談、1on1ミーティングなど)
  • ワークスタイルの最適化(会議のあり方などの阻害要因の見直し)
  • 人材を活かして業績を上げる人材配置(適正配置とジョブローテーション)
  • 活性化を促進する組織マネジメント、提案改善
  • 組織の活性化を促進するITツール活用

社員・スタッフ個人のモチベーション向上

《取り組み内容》
企業理念と問題意識を共有することで、個人のモチベーション向上を図ります。

《必要な理由・期待できる効果》
企業理念の共有により、個人は自分が今いる組織の理想の姿を理解します。また、問題意識の共有により、理想の実現のために解消すべき課題があることを理解します。個々人が主体的に仕事に取り組み課題を捉えることで、新しい事業を創出したり、未知の問題を発見することも可能になります。

《具体的な取り組み例》
・経営理念や事業方針の共有と可視化
・問題意識を共有・吸い上げる環境づくり(チームでの対話、提案やアイデアしやすい制度の導入)

職場コミュニケーションの円滑化(報告・連絡・相談など)

《取り組み内容》
職場での円滑なコミュニケーションを促進することで、風通しの良い組織を目指します。

《必要な理由・期待できる効果》
適切なコミュニケーションが取れる職場環境では、業務に関する情報共有もスムーズとなり、ミスを未然に防いだり、課題解決のためのアイデアや意見が出やすくなります。メンバーが互いの意見や気持ちを理解し合うことや、人材育成のためのサポートが適切に行われ、良好な人間関係が築かれます。業務改善への取り組みの活発化、働きやすい職場環境による離職防止などの効果が見込めます。

《具体的な取り組み例》
・組織風土づくり(失敗を隠さない組織、挑戦を応援する組織)
・業務プロセスの管理(日報や週報による業務把握と上司によるアドバイス)
・1on1ミーティング(上司と部下が11で行う対話)やメンター制度(先輩が後輩の成長を支援)の導入
・アンケート調査や従業員満足度調査による意見の吸い上げ

 ワークスタイルの最適化(会議のあり方などの阻害要因の見直し)

《取り組み内容》
チーム・個人の業務の棚卸し、ムダの確認や合理化により、ワークスタイルを最適化します。

《必要な理由・期待できる効果》
ボトルネックとなる業務や共通化できる業務がないかなどを整理することで、業務効率化や業務の削減が可能になります。ムダを排除することにより、優先順位の高い業務に集中することで生産性が向上し、過度な労働時間を短縮できます。これによって、勤務時間や勤務場所、休暇取得など、柔軟なワークスタイルを実現できます。

《具体的な取り組み例》
・チーム・個人の業務の棚卸し
・判断基準づくり(その業務に当てる時間・頻度、成果の程度などの基準)
・業務のステータス分類の明確化(「止める」「減らす」「変える」「移す」「保留」など)
・会議の最適化(情報共有、問題解決、意思決定など、会議の開催目的の明確化)

人材を活かして業績を上げる人材配置(適正配置とジョブローテーション)

《取り組み内容》
漠然と人員配置をすることは、従業員一人ひとりの持つ経験やスキル、組織の進むべき方向を考慮していないため、非効率化を生みます。人材を適正に配置し、ジョブローテーションなどで体力のある組織づくりや、経営人材を育成します。

《必要な理由・期待できる効果》
従業員一人ひとりが持っている経験やスキルを最大限に活かすことで業績は変動します。そのためには、人材配置のミスマッチをなくし、個人の能力を成長させる組織づくりが必要です。人材配置の方針が明確になることで、自社が不足している領域への理解や、効果的な採用計画を立てることが可能になります。

《具体的な取り組み例》
・事業に必要な役割(役職)、人材の役割の基準づくり
・適切なリーダーの配置、リーダーの育成
・ジョブローテーション(複数の職務を定期的に経験する人事方法。さまざまな業務を経験することで能力開発やセクショナリズムの防止が期待できる)
・公正な人事評価制度、能力開発によるスキルアップ支援制度の実施

活性化を促進する組織マネジメント、提案改善

《取り組み内容》
個々の部署単位が別々に業務を行うのではなく、組織全体で最適化されるようなマネジメントを目指します。また、業績向上のためのアイデアや意見、従業員のモチベーション向上のための提案改善を集める仕組みづくりを行います。

《必要な理由・期待できる効果》
例えば、営業部の業務が最適化できていたとしても、調達部や製造部の業務課題を要因とした納期遅れが発生すれば、業績は上がりません。各部署と連携し、他部署への影響も考えながら、会社全体で最適化するマネジメントが必要です。
また、顧客が抱える課題の解決や社内業務の改善を後押しする提案改善を出しやすい環境づくりをすることで、コスト削減やムダの排除、新たな事業創出が見込めます。この提案改善も、部署ごとのセクショナリズムに陥るのではなく、全体最適の視点が大切です。

《具体的な取り組み例》
・組織が目指すもの、全体最適への方針の明確化
・部署・職域を超えて相互の影響に目を向ける全体最適の意識づくり
・全体最適を意識してマネジメントする部署リーダーの育成、最適な配置
・提案しやすい仕組みづくり(提案を排除しない環境、提出しやすい方法)
・提案の習慣化(提案制度の導入、目的の明確化、周知)
・提案の公正な取り扱い、採用案の確実な実施

ITツールの活用

《取り組み内容》
インターネット上のサービスやモバイルデバイスなどのITツールを活用して、業務効率化やコミュニケーションの活発化、ワークスタイルの最適化を促進させます。

《必要な理由・期待できる効果》
従来、紙で管理していた業務や、顔をつきあわせて進めていた業務を、ITツールを使うことで効率化することができます。単に業務効率化が見込めるだけでなく、デジタルデータ化されることで、情報共有が容易になったり、コミュニケーションの活性化が期待できます。

また、場所や時間にとらわれないことで、個々人の事情や希望に合わせた多様なワークスタイルが実現します。ライフステージに合わせた働き方ができることで、離職防止や遠隔地の能力ある人材の確保、従業員のモチベーション向上などにもつながります。

世の中には多くのITツールが存在しますが、今回は3つのITツールをご紹介します。

クラウド名刺管理サービス『Sansan

社内連絡先データの一元管理によって、業務連絡の簡易化や同僚の強みの可視化といった、社内人脈の有効活用が可能になるサービスです。部門を超えたコミュニケーション、取引先の効率的な情報収集など、肩書きや部署にとらわれない相互的な連携で、自社のリソース・資産を最大限に活かして生産性を向上させます。クラウドサービスのため、スマートフォンアプリから場所を選ばず利用できます。

ビジネスチャットツール『Chat Work

離れた場所にいる相手とも、オンライン上で会議や仕事のやりとりが可能になるチャットツールです。社内・社外とのコミュニケーションを簡易化・促進します。1対1のやりとりはもちろん、プロジェクトメンバーや関係者を集めたグループを作成して運用することもできます。文字のやりとりだけでなく、ビデオ通話、ファイル共有・管理、タスク管理にも対応しています。

プロジェクト管理アプリケーション『asana

プロジェクトや担当業務のタスク管理ができるクラウドサービスです。タスクを可視化し、プロジェクトやチームメンバー間での進捗共有が簡素化されます。プロジェクトの進捗管理をはじめ、ガントチャートの作成、複数のプロジェクトを抱えるメンバー一人ひとりの仕事量の可視化、納期管理の効率化が可能です。

生産性の高い方法で活性化を

企業の組織活性化は、事業を持続、発展させるためには不可欠な視点です。活性化することによる恩恵は、業務効率化や業績向上、新規事業の創出、働きやすい職場づくりによる従業員満足度の向上など、さまざまです。組織の活性化が阻害されれば、変化する市場や社会に取り残されるだけでなく、社員のモチベーション低下や倫理観の欠如によって、企業の社会的信用の毀損など大きなリスクを招きかねません。

この機会に、ここでご紹介した組織活性化のポイントや取り組みを参考に、自社の組織の状態を分析してみてください。

この記事の情報は2020年02月06日のものです

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