名刺管理で見なおす働き方改革

オフラインで名刺管理する方法と共有せずに使えるアプリを紹介

投稿日:  最終更新日: 2019年11月07日
オフラインで名刺管理をしたい、または共有機能を使わずに個人的に名刺管理をしたいと考えている場合、どのような方法があるのか、どんな名刺管理アプリがあるのでしょうか。 この記事ではオフラインで名刺管理する方法や共有せずに使えるアプリを紹介するとともに、セキュリティを意識した名刺管理アプリの選び方について説明しています。

今回はオフラインで名刺管理をする方法や共有せずに使えるアプリを紹介するとともに、セキュリティ性や安全性を意識した名刺管理アプリの選び方についてご説明します。

オフラインで名刺管理する方法と共有せずに使えるアプリを紹介

みんなどうしてる?大量の名刺をオフラインで管理する方法

名刺を管理する方法として考えられるのが、名刺を紙ベースのまま保存するか、何らかの形でデータ化するかのどちらかです。データ化した場合でも、自宅や会社で自分のパソコンの中に保存するのみであれば、オフラインで管理していると言えます。もっと効率的に名刺管理をしたいということであれば、名刺管理アプリ・ソフトを利用して管理するという方法もあります。

まずはそれぞれの特徴についてチェックしてみましょう。

ファイリングやExcelで?オフラインでの名刺管理の方法

オフラインで名刺管理をする場合、何らかのアプリやソフト、サービスを利用しないのであれば、限りなくアナログな方法で管理する形になります。名刺専用のリフィルに入れてバインダーで閉じるファイリング、もしくは名刺の情報を一つ一つエクセルのワークシートに手入力、などが代表的です。人によっては、もらった名刺をそのまま束にして、その都度一枚一枚確認したり、うろ覚えで探したりしているというパターンもあります。

ファイリングやエクセルによる名刺管理は、めったに名刺交換をしないレベルなら手間も時間も負担にならない範囲です。しかし、ビジネスマンとして、または企業や組織で名刺管理する方法としては、決して効率的であるとは言えません。

名刺管理はソフトやアプリで簡単にできる

一部の名刺管理アプリ・ソフトはオフラインでも使用できます。名刺をスキャンして、手元のデバイス内で名刺情報を管理可能です。スキャンした名刺情報をデバイスに保存しておけば、電波が届かない場所でも閲覧できるため便利ですが、デバイスそのものが破損してしまうとデータが見られなくなってしまうため、定期的にバックアップなどを取っておく必要はあります。

データ化した名刺を賢く利用して生産性が向上

データ化された情報を整理、分類すれば、任意の文字列で検索可能になります。目視で名刺を探す、または手作業で名刺を分類・整理するアナログな方法と比べて圧倒的に利便性が高まります。

例えば、必要とする名刺を探す時も検索で絞り込むだけですし、ペルソナやターゲットとなる属性を絞り込んで、複数の名刺を一枚の顧客リストにまとめることも簡単です。さらには商品の購入、サービスの利用につながった顧客と潜在的な顧客を分類することにより、それぞれに違ったアプローチや営業展開をすることもできます。

オフラインで名刺管理できるおすすめのソフト・アプリ6選

オフラインで名刺管理をしたい方におすすめの名刺管理ソフト・アプリを厳選しました。それぞれの名刺管理アプリにどのような機能があるのか、オフラインでどこまで使えるのかをチェックしてみてください。

Eight

Eight:https://8card.net/

EightはSansan株式会社が提供する個人向けの名刺管理アプリです。ビジネスSNSとしての機能もあり、ご自身の名刺情報やプロフィールを設定することで、名刺交換した相手とSNS機能でつながることができます。Eightは、登録済みでテキストデータ化された名刺情報であれば、オフラインでもアクセス可能です。

Eightは利用しているユーザー数も多く、運営のSansan株式会社は法人向けのシェア率82%の「Sansan」名刺管理アプリも提供しており、信頼性の高いアプリと言えます。Eightは基本無料、機能を拡張したい場合は有料となりますので、まずはダウロードして試してみましょう

。Eightについて下記URLの記事で詳しく紹介しておりますので、ぜひともご覧ください。

CAMCARD

CAMCARD:https://www.camcard.jp/

CAMCARDは多言語対応の名刺管理アプリであり、国際的なビジネス展開をしている方におすすめです。CAMCARDはオフラインでも名刺のスキャンや登録が可能であり、出先で電波がない場所でも利用できます。あらかじめご自身の名刺情報を登録しておけば、QRコードでペーパーレスに名刺交換できるのも魅力の一つと言えるでしょう。その他にも地図情報や経路を表示してくれたり、相手とのやりとりの履歴、画像や文章によるメモを保存したりできるので、顧客についての情報を細かく整理したい方にも向いています。

CAMCARDも基本無料、ビジネスに特化した機能を使いたい場合は有料となりますので、まずは無料で利用して、追加でどんな機能があるのかチェックしてみましょう。

Wantedly People

Wantedly People:https://people.wantedly.com/

Wantedly PeopleはWantedlyが提供する名刺管理アプリであり、無料で利用可能、ビジネスSNSの機能もあります。Wantedlyを利用している企業やその企業に属する人におすすめです。Wantedly Peopleはテキストデータ化された名刺情報であれば、オフラインで閲覧できます。なお、Wantedlyと連携しSNS機能に自動同期されるため、もし純粋に名刺管理したい場合には不向きとも言えます。Wantedly Peopleは無料で利用することができます。

Evernote Scannable

Evernote Scannable:https://evernote.com/intl/jp/products/scannable

EvernoteScannableはEvernoteの提供するアプリで、スマホで文字認識やEvernoteとの同期が可能です。Evernoteのノートに名刺情報が残るためオフラインでも利用することができます。名刺以外にも紙ベースの書類、手紙、はがきなどをスキャンしておくことで、いつでも手元のスマホでさまざまな情報にアクセスできるという強みもあります。

紙ベースの書類をデータ化してペーパーレスによる効率化を目指している方や、普段からEvernoteを利用している方におすすめです。Evernote Scannableは無料で利用可能、Evernoteの機能を強化する場合のみ有料プランに移行する形となります。

メイシー

メイシー:https://maysee.jp/

メイシーは株式会社もぐらが提供する名刺管理アプリです。スキャンした情報はスマホに保存されるので、オフラインでも利用可能であり、手軽に名刺管理できるという魅力があります。オンラインでもオフラインでも利用可能であり、状況に応じて使い分けることができます。また、名刺情報に関連付けて地図や乗り換えの経路なども表示されるので、使いこなすことで業務効率化にもつながります。

メイシーは有料であり、導入するためには申し込みや資料請求、問い合わせする必要があります。ブラウザ上で無料お試しも可能ですので、どんな機能があるのか体験してみてください。

WorldCard Mobile

iPhone版:https://apps.apple.com/jp/app/worldcard-mobile-lite-名刺認識管理/id369323525

Android版:https://play.google.com/store/apps/details?id=com.penpower.bcr.worldcard.lite&hl=ja

WorldCard Mobileはスキャンした名刺情報をスマホに保存することができます。オフラインでも利用可能ですし、クラウド上にアップロードしてバックアップしておくことも可能です。GoogleやiCloudの連絡帳と同期できるので、交換した名刺をすぐに使い始められるという利点もあります。

無料でWorldCard Mobileを試したい場合はlite版をダウンロードして、どのような機能があるかチェックしてみてください。

 

無料と有料どちらがいいの?名刺管理アプリの違い

無料と有料どちらがいいの?名刺管理アプリの違い

名刺管理アプリを利用したことがない方あれば、無料と有料のどちらを選ぶべきか悩みます。また、一部機能や制限を解除するために有料などのパターンもあり、一定の費用を払うべき対価があるのかと考える場合もあるでしょう。

どう判断すべきかわからない方のために、無料と有料の名刺管理アプリのメリットやデメリットについてご説明します。

無料の名刺管理アプリのメリットは導入の手軽さ

無料の名刺管理アプリはスマホやタブレットでインストールして、カメラで撮影するだけで名刺情報をデータ化することが可能です。名刺管理の利便性を体感しやすく、OCRによる読み取りの精度にきっと驚くでしょう。主に個人向けの名刺管理アプリが無料であり、法人向けの名刺管理アプリは基本的に有料、一定期間無料というパターンが多いです。

無料の名刺管理アプリについて下記URLでも詳しく紹介していますので、ぜひ見てみてください。

無料の名刺管理アプリのデメリットはネット環境がないと使えないこと

無料の名刺管理アプリの種類によっては、ネット環境が必須であり、オフラインでは一部の名刺情報にアクセスできないものもあります。また、有料の名刺管理アプリでも電波がつながらないときや、機内モードにしたとき、単純にスマホの電波状況が悪いときなど名刺情報にアクセスできないこともあります。名刺管理アプリを利用するときは、取り込んだ名刺の情報がクラウド上にのみ保存されるのか、またはスマホやタブレット内に保存されるのかチェックしましょう。

どうしてもネット環境のないオフラインの状況で名刺情報を扱いたい場合は、有料の名刺管理アプリで取り込んだ名刺情報をCSVやエクセル形式でインポートすることで、オフラインでも取り込んだ名刺の情報を扱いやすくなります。

有料の名刺管理アプリのメリットは機能の充実度

無料と有料の名刺管理アプリでは、機能面の充実度に差があります。

無料の名刺アプリによっては、取り込める名刺の枚数に限りがあったり、データの共有がしにくかったりと、あくまでもデータ化が可能であり、さらにビジネスで生かすためには物足りないといったものも少なくありません。

有料アプリでは細部まで作り込まれていることが多く、ユーザーの声も反映されやすいので、実質的に使える機能が豊富です。無料の名刺管理アプリの場合はどんな機能が使えるのか、どんな制限があるのかチェックすることが大切です。また、有料の名刺管理アプリを選ぶ際もどのような機能があるのか、複数の名刺管理アプリを見比べて必要とする機能の有無をチェックしましょう。

有料の名刺管理アプリのデメリットは費用が掛かること

有料の名刺アプリは基本的にデメリットと言えるものはありませんが、あえて挙げるとすれば費用が発生することです。有料の名刺管理を選ぶときは月額単位の課金や支払いよりも、年単位で契約した方がお得なプランもあります。

有料の名刺管理アプリは大手企業だけでなく、公的機関や官公庁も利用しており、使い始めれば必須のツールとなることは間違いありません。長い目で見ると前もって年単位で契約する方が、結果的に費用を抑えることにつながります。

クラウド型名刺管理とは?オンラインへ移行する前の確認事項とおすすめアプリ

クラウド型名刺管理とはオフラインで個々に名刺情報を管理する方法ではなく、オンライン上のデータセンターで名刺情報を管理することを意味します。

例えば紙ベースのまま名刺情報をオフラインで管理した場合、物理的にファイリングされている場所に行かなければ名刺の情報を閲覧できないこともあるでしょう。または、エクセルに手入力で名刺の情報を管理したとしても、個々のパソコンに入ったままであれば、お互いの名刺情報を共有することは難しいです。クラウド型名刺管理であれば、名刺の情報が一元化され、名刺情報の共有やデータの管理がしやすくなります。

クラウド型名刺管理についての詳細を説明していますので、併せて確認してみてください。

クラウド型名刺管理を選ぶときの確認事項や選び方のコツは下記の5つとなります。

  1. データの保存先の違いで選ぶ
  2. オンラインデータで名刺を管理するメリットで選ぶ
  3. テキストデータ化の方法とデータに反映されるまでの時間で選ぶ
  4. スマホやPCなど自分が使いたいデバイスで選ぶ
  5. セキュリティ体制で選ぶ

それぞれの項目を簡単に説明します。

ーデータの保存先の違いで選ぶ

データの保存先として、スマホやタブレット、パソコンなどデバイスに保存するか、クラウド上に保存するかの違いがあります。クラウド型名刺管理アプリは、基本的にオンライン上のデータセンターに名刺の画像がアップロードされ、OCRやAIによって名刺情報がデータ化されます。

アプリによっては取り込んだ名刺の画像データがデバイスに残ることもありますので、どのように保存されるか必ずチェックしましょう。

-オンラインデータで名刺を管理するメリットで選ぶ

ブレットに特化していて、パソコンでは利用できないものも見受けられます。基本的にはマルチデバイスですが、自身が使いたいデバイスに合わせて選ぶことも大切です。

-セキュリティ体制で選ぶ

名刺は個人情報の塊ですから、やはりセキュリティを意識することはとても重要です。ほとんどの名刺管理アプリはセキュリティ対策が施されていますが、ホームページやアプリの説明だけでは判断しにくいこともあるでしょう。もし、セキュリティの観点で悩んだ場合は、名刺管理アプリのサービスのシェア率や、利用している企業などをチェックするのもおすすめです。

安全性で選ぶならSansanかEightがおすすめ

オフラインで名刺管理をしたいと考えている場合、セキュリティ面の不安を感じている方が少なくありません。要するに、クラウド上や他のサービス上に名刺の情報を預けるのが怖い、不安だということです。もちろん、名刺情報は会社や企業の情報資産であり機密情報と言っても過言ではありません。同時に個人情報の塊であることを考えれば、情報漏洩や流出のリスクを考えてしまうのはごく当たり前のことです。しかし、現実的には大手企業や公的機関、官公庁が利用しており、名刺情報の流出や漏洩などの事故は起きていません。

セキュリティに不安を感じることなく、安全性を保ちながら名刺管理を導入したいのであれば、SansanかEightの利用をおすすめします。

SansanとEightをおすすめする一番の理由は安全性

Sansanは法人向け名刺管理サービスとしてシェア率82%という驚異的な実績があり、業態や業種、会社の規模問わず、大手企業から中小企業、公的機関や官公庁が利用しています。

Eightは個人向けの名刺管理サービスで、Sansanと同じくSansan株式会社が運営しており、安全性が高く、セキュリティ面での不安が皆無であることは間違いありません。Sansan株式会社では社員全員が個人情報管理士の資格を有しているため、セキュリティに対する意識も高く、メガバンクにも採用されており、非常に信頼性があります。

無料だがデータをしっかり暗号化してくれる「Eight」

Eightを利用して取り込んだ名刺の情報は、セキュリティ審査期間が認定したデータセンターに保存されます。データをアップロードする際も暗号化通信によって暗号化されるので、盗み見られるようなことはありません。名刺情報を保存する場所や、通信する経路も安全、社員全員が個人情報保護士の資格を有しており、人的なミス・ヒューマンエラーによる情報漏洩や流失の心配がないので、不安を感じる要素がなく、信頼できる名刺管理アプリです。

また、EightのビジネスSNS機能を利用する場合でも、プロフィールの公開範囲や共有・非共有を細かく設定できるので、ご自身の個人情報についても守りやすくなっています。

高度なセキュリティを持つクラウド型法人向け有料アプリ「Sansan」

Sansan:https://jp.sansan.com/

Eightが個人向け名刺管理アプリだとすれば、Sansanは法人向け名刺管理アプリです。

法人となれば管理する名刺の情報も膨大な数になります。集約された名刺情報はそれだけで会社や企業としての情報資産であり、確実に、そして安全に守られるべきデータです。データセンターとの通信はSSL通信で暗号化され、災害や緊急時にデータが失われないようにデータベースも二重化にされリスクを低減しています。

また、アップロードした名刺の画像はデータ化した後、スキャンした端末から自動的に削除されるので、各々の端末に名刺情報が残ることもありません。外部のセキュリティ専門会社によって脆弱性診断を定期的に実施しており、アプリケーションやソフトウェア、ネットワーク面の安全性を常にチェックしています。

その他にも、オペレーターの安全管理、PMS(個人情報保護マネジメントシステム)の構築、プライバシーマークの取得、個人情報保護士資格の取得義務など、セキュリティ面の強化や安全性を保持するための施策は万全です。さらに具体的な機能やサービス、オプションについて知りたい場合や、とりあえずお試しで使ってみたい場合、まずはSansanに資料請求や問い合わせをしてみましょう。

Sansanの無料トライアルを利用して、名刺管理アプリの利便性や有用性、業務効率化や売上や実績の数字に良い影響を与える部分を体感してみてくださいね。

※各アプリは2019年8月時点のものであり、最新の情報についてはアプリ提供元のホームページ、またはダウンロードページにてご確認ください。

この記事の情報は2019年11月07日のものです

名刺管理の関連資料

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