スモールビジネスにおすすめ!パソコンで使える名刺管理ソフト2選 - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!
名刺管理で見なおす働き方改革

スモールビジネスにおすすめ!パソコンで使える名刺管理ソフト2選

投稿日:2015年06月04日  最終更新日: 2017年09月21日
目次はじめにやさしく名刺ファイリングPROv.14.0スマート名刺管理最後に はじめに スマホを入り口とする名刺管理はとても身近で、気軽にスタートできるものが多いですよね。しかし、個人で名刺を管理するには便利ですが、ネッ…

はじめに

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スマホを入り口とする名刺管理はとても身近で、気軽にスタートできるものが多いですよね。しかし、個人で名刺を管理するには便利ですが、ネットワークを利用して、社内で使いたいというと、少し物足りないかもしれません。
もし、スモールビジネスにおいて各人の持つ名刺情報を営業全員で共有したい、でもそれほど大きな経費はかけられないという悩みを持っているなら、パソコン用に開発されたソフトを利用してみるのはいかがでしょう。そこで、名刺管理の代表的なソフトを紹介します。

やさしく名刺ファイリングPROv.14.0

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やさしく名刺ファイリング」は、名刺に記載されている氏名、社名、住所、メールアドレスをOCRでテキスト変換し、データベースとして名刺情報を管理できるソフトです。Windowsのファイル共有が可能なローカルエリアネットワークのみの対応ですが、社内ネットワークで名刺データベースの共有ができます。

パソコンをベースに開発されているので、インターフェイスも見やすく、操作性に富んでいます。名刺情報をグループに分けて管理できるので、年賀状やダイレクトメール作成も容易です。また、商談の情報を簡単に入力できる「履歴」機能も強化されているほか、一枚一枚の名刺ごとに日付、件名、キーワードなどをタイトル項目として登録することもできます。議事録、見積などの関連資料も添付できるので、簡易的な営業支援(SFA)ツールとしても利用できます。

また、NTT西日本のクラウドサービス「フレッツ・あずけ~る」と連携し、やさしく名刺ファイリングPROで読み取った名刺画像データを「フレッツ・あずけ~る」に登録し、スマホなどで、名刺データにアクセスすることも可能。社内のサーバにも負荷をかけることなく、画像データとしての名刺を保存できるので、外出先で急に連絡を取る必要が生じた時も、困らずに済みそうです。

スマート名刺管理

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ジャストシステムの「スマート名刺管理」には、専用スキャナが同梱されています。高い認識率も特徴の一つ。Googleコンタクトで名刺データを同期できるので、スマホからも閲覧ができます。

また、スマホで名刺を撮影してOCR処理することも可能。専用スキャナは小型軽量で1枚約0.3秒という高速で読み込んでくれるので、大量の名刺も短時間で取り込みできます。日本語、英語だけでなく中国語などの23カ国24言語に対応しています。同社開発のATOKの高度な日本語処理技術を活かしたふりがなエンジンKOTAが搭載されているので、社名や氏名のよみがなを高い精度で自動生成できる、まさにジャストシステムならではの特徴も利用できます。

もちろん名刺情報を複数のカテゴリー別に整理ができるので、検索も容易です。名刺データにメモを追加できるので、打ち合わせした日や場所、内容などの情報を名刺ごとに保存することもできます。

データのインポート・エクスポートも容易です。例えばOutlookなどからデータのインポートでき、これまで蓄積したデータを無駄にしません。また逆にOutlookなど多くの形式でエクスポートもできます。筆まめや筆ぐるめ、筆王などにも対応しているので、年賀状や挨拶文作成にも便利です。

また、「スマート名刺管理 for iPhone」に、株式会社デンソーの提供する無料アプリ「NaviCon」との連携機能が追加されたことで、名刺の住所をカーナビの目的地に設定できるようになりました。移動手段に車を利用するという営業には非常に便利な機能です(「スマート名刺管理 for iPhone」は、Windows版スマート名刺管理に同梱される制限解除キーにより、無制限に利用可能。アプリのダウンロードは無料)

最後に

スモールビジネスにとって、パソコン用ソフトは少ない投資で名刺をデータ化し活用できる便利なシステムです。
今回は2つの名刺管理ソフトを紹介しましたが、どちらもクラウドの利用が部分的な機能として付加されています。表計算やワープロのようにクローズして使用するソフトと異なり、名刺管理ソフトの場合、データを共有化し、さまざまな携帯端末からアクセスできることが求められています。すでに名刺管理は担当者だけで完結させるのではなく、共有化が常識の時代となっている証拠といえるのかもしれません。

 

他の名刺管理ソフトを詳細にまとめた資料があるので、自分に合ったソフトをお探しの方は下記からダウンロードしてみてほしい。

2015年版名刺管理ソフトの比較表はこちら(無料)

この記事の情報は2017年09月21日のものです

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