フリーソフトで名刺管理する際のコツ3選 - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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フリーソフトで名刺管理する際のコツ3選

投稿日:2016年04月05日

コツその1―最初は複数ソフトを比較ー

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名刺管理は、フリーソフトで手軽に行える時代になっています。ただ、フリーソフトを使えば直ちに名刺管理がうまくいくとは限りません。

そこで、名刺管理をよりよい営業成績につなげるためのコツを身に着けましょう。

最初のコツは、導入時に複数のソフトを比較することです。無料ソフトであれば、いくつダウンロードしてもコストはかかりません。そのため、実際に名刺管理ソフトを使う社員を中心にお試し利用を行い、どのソフトの使い勝手が最良なのかを確認しましょう。

また、ソフトの比較時には、適宜アップデートがなされているかもチェックしましょう。不便な部分が改善されたり、新たな機能が追加されたりする頻度が高いソフトほど、長きにわたって使う中で、よりよい名刺管理ソフトになっていく可能性が高いのです。

コツその2ー登録スピードを上げようー

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名刺管理ソフトを利用して行く中で、利用効率を左右する要因の1つが、登録スピードです。名刺管理ソフトを導入すれば、名刺データをスキャンするなどしてデータ化しましょう。このデータ化作業は定期的に発生します。あまり名刺をためすぎると、整理が面倒になるので、こまめに行うほうが良いでしょう。

データ化作業に時間がかかっていると、貴重なデータ分析や営業活動の時間が減ってしまいます。必要な機能を絞ることができるソフトを使えば、より早くデータ登録という単純作業を行えるのではないでしょうか。

名刺をデータ化することで無駄なスペースを削減できることに加えて、登録スピードを上げて無駄な時間も削減してしまいましょう。

また、データ化作業を早くするために、社員間で効率の良い登録の仕方を共有するのもおすすめです。

最初はそれぞれがソフトの使い方に慣れていけばよいでしょう。次第に個々人が自分なりの工夫をして使い始める段階に、コツを共有していきましょう。

コツその3ー積極的にソフトを使ってみよう―

3番目のコツは、積極的にソフトを使用することです。

名刺管理ソフトを使っているのだから、当たり前ではないか、と思ってしまうかもしれません。しかし、無料の名刺管理ソフトを使うと、無料であるがゆえに利用に消極的になってしまうことがあるのです。

これは、フリーソフトを信頼していないからではありません。有料ソフトを使った場合は、どうしてもコストを回収したいという気持ちが働きます。その結果、少しでも名刺データが役立つかもしれないと考えれば、名刺管理ソフトを使う習慣がつきやすくなります。

一方フリーソフトだと、回収すべき明確なコストがありません。その分、名刺管理ソフトの利用頻度が下がりがちなので注意しましょう。

たとえ名刺管理ソフトの料金が無料であっても、登録作業に時間を割いている以上、時間的コストは発生しています。また、フリーソフトだからといって、営業に役立つ度合いが低いとも限りません。フリーソフトを積極利用し、営業に役立てましょう。

特に、新たなフリーソフトを使い始めたころは、それまでのエクセルシートなどのほうが使いやすいと感じることが多いです。誰しも最初は新しいソフトに何らかの使いにくさを感じるはずだからです。

ただ、慣れていないことを理由にフリーソフトを避けていると、慣れるのに時間がかかってしまいます。このフリーソフトを使う、と決めたなら、最初は使いづらさを感じても、勉強のつもりで積極的に利用していきましょう。

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