名刺管理で見なおす働き方改革

名刺管理アプリ「Evernote(エバーノート)」の名刺スキャン機能の使い方を検証!

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日々、仕事で活用されているビジネスパーソンも多い「Evernote」今回は、名刺管理アプリとしての使い方を検証します。

「Evernote(エバーノート)」は、世界中のビジネスパーソンに愛用されるメモアプリですが、名刺スキャン機能を活用すれば名刺管理アプリとしても重宝します。「Evernote」の機能や、「Evernote」を用いた名刺管理方法などについて、これまでにもいくつかの記事で紹介してきました。

今回は名刺スキャン機能に焦点を当て、その使い方や、実際に使っての感想などを、キャプチャを交えてご紹介します。

「Evernote(エバーノート)」とは、そもそもどんなアプリ?

「Evernote(エバーノート)」は、米国カリフォルニア州に本拠を置くEvernote Corporation(エバーノート社)が、2008年6月から提供しているクラウドサービスです。ネット上で見つけたページや画像、動画、さらにはPCで作成した書類や手書きのメモまで、多種多様なデータを保存・管理するもので、「メモアプリ」あるいは「ノートアプリ」などと呼ばれています。必要な情報を手軽に保存でき、関係者とも容易に共有できる利便性が、多くのビジネスパーソンから支持され、累計ユーザー数が全世界で2億人を超えるほどの人気です。

「Evernote」は、公式サイトにユーザー登録するだけで誰もが手軽に利用できます。基本となる「Evernoteベーシック」は無料で利用できますが、「Evernoteプレミアム」(月額600円)や、組織での利用に適した「Evernote Business」(月額1,100円)など、有料プランも用意されています。上位プランほど豊富な機能を利用でき、データの保存容量も豊富になるので、まずは「Evernoteベーシック」で機能を確認した上で、使い方に応じてアップグレードを検討してはいかがでしょう。

「Evernote(エバーノート)」の名刺管理アプリとしての実力

「Evernote(エバーノート)」は、多種多様な情報を管理するメモアプリですが、管理できる情報には「名刺」も含まれており、名刺管理アプリとしても有能です。「Evernote」で名刺を管理するには、名刺をスマートフォンで撮影するか、スキャナでスキャンしたデータを転送します。その画像データからOCR機能で情報を読み取り、名刺情報を自動で整理してくれます。

実際に名刺から読み取れるのは、名前、企業名、住所、電話番号、所属の5項目ですが、世界最大のビジネスSNS「LinkedIn(リンクトイン)」と連携しており、名刺の人物が「LinkedIn」に登録していれば、プロフィール画像などのデータも自動的に反映されます。この名刺スキャン機能は、2013年から新たに搭載されたもので、残念ながら無料の「Evernoteベーシック」には含まれてなく、お試しとして最高5枚までしか利用できません。無料プランを利用中の方は、一度お試しを利用して利便性を実感できるようなら、有料プランへの移行を検討してはいかがでしょうか?

「Evernote(エバーノート)」の名刺スキャン機能を実際に使ってみた

「Evernote(エバーノート)」の名刺スキャン機能については、エバーノート社が配信している以下の動画で説明されています

動画で見る限りでは、かなり簡単そうですが、実際にその使い勝手をチェックしてみましょう。まず。スマホで「Evernote」のアプリを開くと、以下の画面が出てきます。

画像内の赤枠で囲んだカメラのアイコンをタップすると、「Evernote」のカメラ機能が起動し、以下のような画面になります。

メニューの右端、赤枠で囲んだ部分に「名刺」とあります。これをタップすると「名刺スキャン」モードとなり、以下のように画面が変化します。

この状態で、名刺を被写体にしてシャッターを押すと、以下のような画面になります。

個人情報に配慮して画像をぼかしていますが、一番上の白い部分が名刺の画像で、その下にOCRで読み取った名前や電話番号などが記載されます。

うまく読み取れなかった情報は、手入力で修正することができ、これを登録すると以下のように、新しいノートとして名刺データが保存されます。

新しく保存したノートは、もちろんタグづけや各ノートブックへの割り振りが可能です。

「Evernote(エバーノート)」の名刺スキャン機能を実際に使ってみた感想は?

「Evernote(エバーノート)」の名刺スキャン機能を実際に使ってみたところ、とにかく簡単なことに驚かされました。

スマホさえあれば写真を撮るだけでデータ化できるので、帰社するまでもなく、その場ですぐにデータとして管理できます。スキャンすると日付が自動入力されるので、商談メモと一緒に保存しておくにも便利です。

ただし、名刺のデザインなどにもよるでしょうが、読み取り精度にはやや不満が残りました。誤って読み取った際には手入力で修正できるものの、その手間を省くには、スキャナで読み取った方がよいかもしれません。なお、スマホで撮影した場合と、スキャナで読み取った場合とでは、保存されるノート形式が異なるので注意が必要です。

入力デバイス ノート形式
スマホカメラ(名刺スキャン機能) 連絡先ノート
外部スキャナ 通常ノート

読み取り精度に難があるとはいえ、時間のないビジネスパーソンにとって、「Evernote」の利便性は非常にありがたいもの。読み取ったデータだけでなく、撮影した画像も保存できますので、名前や連絡先はそちらで確認するという方法もありますので、一度、試してみてはいかがでしょう?

「Evernote(エバーノート)」の使い勝手を他の名刺管理アプリと比較

「Evernote(エバーノート)」は、名刺管理にも活用できるメモアプリですが、他の名刺管理アプリとはどのような違いがあるのでしょうか?代表的な名刺管理アプリ「Eight(エイト)」「Wantedly People(ウォンテッドリーピープル)」と比較してみましょう。

「Evernote(エバーノート)」と「Eight(エイト)」を比較

「Eight(エイト)」は、東京都渋谷区のSansan株式会社が提供する名刺管理アプリで、2019年時点でユーザー数は200万人を超える、国内トップシェアのサービスです。「Evernote」と同様、基本的には無料ですが、法人向けの有料版「Eightプレミアム」も提供されています。

「Eight」の大きな特徴は、スマホで撮影した名刺をAI技術とオペレータの手入力を組み合わせた、最高水準の技術で、素早く正確にデータ化することです。そのため、データ精度では「Eight」に軍配が上がるといえるでしょう。データ化のスピードは、データセンターの混雑状況によって変動するため、どちらのアプリの方が早くデータ化するか、ということは一概には言えません。

また、「Evernote」は本来がメモアプリのため、商談メモなど他のデータと連動できるというメリットがありますが、「Eight」にもSNS機能などビジネスに便利な機能が豊富に搭載されています。両者の機能をしっかりと把握した上で、ビジネススタイルにあったアプリを選ぶことが大切です。

「Eight(エイト)」の詳細はこちらの記事を参照ください。

無料で使える!名刺管理の価値を最大限引き出すアプリ「Eight」

Evernote(エバーノート)」と「Wantedly People(ウォンテッドリーピープル)」を比較

「Wantedly People(ウォンテッドリーピープル)」は、東京都港区のウォンテッドリー株式会社が提供する名刺管理アプリです。「Evernote」や「Eight」のように有料プランはなく、すべての機能が無料で利用できます。

名刺の読み取り方は、「Evernote」と同様にスマホで撮影した画像をOCRで読み取りますが、人工知能でデータを解析するため、非常に精度が高く、最大10枚まで同時にスキャンできるのが特徴です。

リアルタイム性と正確性を兼ね備えており、名刺を自動でデータ化するという面では最適なアプリといえますが、名刺管理に特化しているため、メモ機能やSNS機能は限定的です。名刺をビジネスに活かしたいのか、とにかく名刺管理を効率化したいのか、目的を明確にすることが最適なアプリ選びにつながるでしょう。

名刺管理アプリは他にもたくさん

名刺管理アプリは、「Evernote」や「Eight」「Wantedly People」だけでなく、世界中で多様なアプリが提供されています。

当サイトでは、現在、国内で利用できる主要な名刺管理アプリについて、個人向け、法人向けそれぞれで徹底比較しています。これから名刺管理アプリを導入したいという方、名刺管理アプリを見直したいという方は、ぜひ、参考にしてください。

個人向け名刺管理アプリの比較は以下記事を参照ください。

【徹底比較】名刺管理アプリまるわかりガイド(2019年最新版)

法人向け名刺管理アプリの比較は以下記事を参照ください。

【徹底比較】名刺管理まるわかりガイド(2019年最新版)

まとめ

名刺管理にも活用できる便利なメモアプリ「Evernote(エバーノート)」について、名刺スキャン機能の使い方を中心に紹介しました。「Evernote」については、他の記事でも紹介していますので、名刺管理アプリを導入しようと考えている方や、他の名刺管理アプリからの乗り換えを検討している方は、あわせてご一読の上、導入を検討してみてはいかがでしょう。

この記事の情報は2019年05月16日のものです

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