1分間で50枚！高速スキャンで即デジタル化、名刺管理ソフト『アルテマブルー(Ultima Blue)』

個人の名刺管理であれば、スマートフォンなどで充分に事足りるだろう。しかし会社などが全体で名刺管理を行うとなれば、話は別である。そこで、組織的・本格的に顧客運用を行いたい企業向けの名刺管理システムをご紹介しよう。

大量名刺もストレスのない高速読取りで処理できる

このシステム最大のメリットとなりそうなのは、何と言っても「高速読取り」だろう。

営業マンなど毎日のように多くの人と名刺交換する場合には、処理しなければいけない名刺の数も半端ではない。いちいち1枚ずつ読取りを行っていたのでは、日が暮れてしまう。その点、Ultima Blueは一度になんと30枚もの名刺を一気にセットすることができる。さらに読取り時間は、1分かからないという高速処理なのだ。

また名刺情報の管理は、単純に名刺に書かれた情報だけを記録しておけば良いというわけではない。名刺交換を行った日付などの付加情報を、このシステムはサーバーによって専門オペレータが登録してくれるのだ。もちろんデータは個人情報が分らないよう分類されるなど、セキュリティ面でも安心できる。

専用システムが、企業情報のプラットフォームになる

スキャンした名刺や登録データを閲覧するには、システムにログインする必要がある。ここで面白いのが、システム内で確認できる情報だ。

なんと登録した企業に関するニュースなども、システムが自動ピックアップしてサイト内から確認できるようになっている。つまりシステムへログインすることで、相手の企業に関する様々な情報を収集することができるのだ。打合せに出かける前など、チェックしておくと話も弾むだろう。

また社内の他部署のメンバーが登録した情報と連携することで、どの部署の誰が、どんな企業と繋がりを持っているかも分かる。例えば営業などで何も知らずにアプローチするより、繋がりのある上司・同僚などを経由して話を通した方が確率は上がるだろう。

細かな閲覧設定で、カテゴリ別にアクセス制限

Ultima Blueは、段階的に細かくアクセス設定を行うことができる。そのため、ユーザー毎に閲覧できる範囲を制限できるのだ。

部署毎で必要となるデータが違ったり、あるいは社内でも公にはできないプロジェクトが進行していたりといった場合でも、これならば必要な人にだけ必要な情報を公開できるだろう。

もちろん、管理者や上司のみ全体の情報閲覧ができるようにすることも可能だ。名刺登録の状況を追えば、社員の行動管理にも活用することができるだろう。新規のアポイントへ行ったのであれば、ほぼ必ず新しい名刺情報がその後に登録されるはずだからだ。また登録・更新頻度を確認すれば、どの程度の活動を各社員が行っているのかも把握できる。
アクセス制限を活用することで、Ultima Blueは活用シーンが広がりそうである。

まとめ

クラウド型システムの持つ最大のメリットは、スマートフォンやノートパソコンなどの端末機を紛失しても、データそのものは殆ど損失を受けないという点にある。
特に1人の人間が通常業務と並行して管理を行うと、どうしてもセキュリティ面など属人化してしまう。すると、セキュリティルールを厳重にせざるを得ないというのが実情なのだ。その点このUltima Blueは、情報管理がかなり高いレベルで行えそうである。もちろん管理者は必要だが、アクセス設定を行って各人が自分たちの範囲で管理を徹底すれば良い。

導入コストについても、1人当たり約130円／日とそこまで高額ではない。もし機能が物足りないようであれば、別途オプションで拡張機能を導入することもできる。無料試用が可能なので、社内のデータ管理が煩雑化しているなどの悩みがあれば、一度テスト導入してみると良いだろう。
▼名刺管理ソフト・アプリ比較表